Uzņēmums, kas darbojas vairākās valstīs, bieži pieņem, ka viens Eiropas noteikums visur izpaužas vienādi. Tas ir viens no vairāk novērtētajiem pieņēmumiem ESG atbilstībā. Eiropas direktīvas katrā valstī tiek transponētas nacionālajā tiesību aktā, un šīs transponēšanas gaitā rodas atšķirības: robežvērtībās, termiņos, tajā, kas precīzi ietilpst piemērošanas jomā, un kura iestāde uzrauga izpildi. Viena un tā pati direktīva vienā valstī var radīt pienākumu, kas citā valstī vēl nav piemērojams, vai stājas spēkā citā brīdī. Kas neievieš precīzu un aktuālu uzņēmuma valstu sarakstu, riskē, ka uz tā pamata izveidotais pienākumu saraksts arī nebūs korekts.
Runā ir ne tikai par valsti, kurā atrodas galvenā mītne. Būtiska ir informācija par tām valstīm, kurās ir reģistrētas juridiskās vienības, kurās faktiski notiek darbība, kurās ir reģistrētas meitasuzņēmumi vai filiāles, un dažreiz arī tur, kur tiek gūti ieņēmumi. Grupai vienā valstī var būt tikai pārdošanas birojs, bet citā – ražošana, un šai atšķirībai var būt sekas attiecībā uz to, kādi nacionālie noteikumi ir piemērojami. Šajā pārskatā jāietver arī kopuzņēmumi, mazākuma dalības un nesen iegādātas vai atsavinātas vienības, jo šodienas valstu saraksts nav automātiski tāds pats, kāds bija pirms gada.
Ja uzņēmums atver jaunu filiāli, veic pārņemšanu vai samazina darbību kādā valstī, iespējams, tas mainīs to, kādi nacionālie noteikumi ir aktuāli. Pienākums, kas iepriekš nebija piemērojams, var pēkšņi kļūt piemērojams; pienākums, kas bija spēkā, var atkrist. Tas nav vienreizējas fiksēšanas un aizmiršanas jautājums, bet gan pārskata, kas mainās līdz ar uzņēmuma struktūru. Kas to neseko, izmaiņas bieži atklāj tikai brīdī, kad pienākums jau būtu bijis izpildāms.
Valstu faktors darbojas kopā ar, nevis vietā, citiem faktoriem, kas līdzās nosaka, kādi noteikumi ir piemērojami. Tā arī jūsu nozare līdzās nosaka, kādi ESG noteikumi ir piemērojami, uzņēmuma apjomam ir loma robežvērtību un pienākumu noteikšanā, un juridiskās vienības forma rada atšķirību tajā, kādi noteikumi ir piemērojami. Valsts, kurā vienība ir reģistrēta, bieži nosaka, kura nacionālā Eiropas noteikuma versija ir piemērojama šai vienībai, kamēr nozare, apjoms un juridiskā forma nosaka, vai noteikums šajā valstī ir piemērojams. Šī lapa neapraksta, kādas robežvērtības vai termiņi ir spēkā konkrētā valstī; šī informācija mainās pēc valsts un pēc laika, un tās aktuālais teksts atrodams nacionālajos tiesību aktos un ar tiem saistītajos paskaidrojumos, ne šeit.
Valstu saraksta izveide ir pirmais solis. Valdei, kurai jāpierāda, ka tā pārvalda situāciju, ir nepieciešams vairāk nekā iekšējs memorands: nepieciešams fiksēts avots, noteikšanas brīdis un veids, kā parādīt, ka sarakstam ir pārbaudīta aktualitāte. Tas skar jautājumu par to, kas ir uzskatāms par pierādījumu attiecībā uz pienākumu: sarakstam, kas eksistē vienīgi viena darbinieka galvā, nav pierādījuma vērtības. Saraksts, kas ir fiksēts, kam ir īpašnieks, kurš ir atbildīgs par tā aktualitātes uzturēšanu, un kam ir kontrole, kas periodiski pārbauda, vai ir bijušas izmaiņas, ir tuvāk kaut kam, ko var pārbaudīt revidents vai uzraudzības iestāde.
Pierādījumi par valstu sarakstu viegli izkliedējas: filiāļu struktūra ir juridiskajā reģistrā, operatīvās darbības ir citā sistēmā, un pēdējā pārņemšana iespējams atrodama tikai juridiskā departamenta e-pastu sarakstē. Tas ir tieši tas modelis, kurā pierādījumi izkliedējas pa departamentiem un sistēmām, kā rezultātā kādā brīdī nevienam vairāk nav pilnīga un aktuāla pārskata. Faktoram, kas līdzās nosaka, kādi noteikumi ir piemērojami, tas ir risks, kas neaprobežojas ar vienu pienākumu, bet izplatās visā uz tā pamata veidotajā pienākumu sarakstā.
Compliance Check, kas tiek izstrādāts csrdcompliance.net, ir izveidots, lai apkopotu šos faktorus, tostarp valstu sarakstu, vienā pienākumu pārskatā ar katram pienākumam noteiktu īpašnieku, pierādījumu un kontroli. Tā valdes loceklis, CFO, General Counsel vai iekšējais revidents, kurš nav pārliecināts, kādām prasībām uzņēmums pakļauts, var redzēt, kur valstu faktoram ir ietekme un kur tas būtu jāfiksē. Rīks ir izstrādes procesā; kas to vēlas izmantot, tiklīdz tas būs pieejams, var pierakstīties gaidīšanas sarakstā.
Valstu saraksta fiksēšana, kā arī katra cita no tā izrietoša pienākuma fiksēšana, ir darbs, kas daļēji sastāv no datu, kas kaut kur organizācijā jau eksistē, apkopošanas, pārbaudes un aktualitātes uzturēšanas. Tas ir darbs, kura daļu iespējams pārņemt AI, un daļu ne. FTE TO AI darba skenēšana katrai uzdevumam aprēķina, kāda daļa no šī darba ir šim piemērota, lai kļūtu skaidrs, kur cilvēki vēl ir nepieciešami un kur ir iespējams atbalsts.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.