En virksomhed, der er aktiv i flere lande, går ofte ud fra, at én europæisk regel udmøntes ens overalt. Det er en af de mest underschatte antagelser i ESG-compliance. Europæiske direktiver omsættes land for land til national lovgivning, og ved denne omsætning opstår der forskelle: i tærskler, i frister, i hvem der præcis falder under den, og i hvilken myndighed der fører tilsyn. Det samme direktiv kan i det ene land udløse en forpligtelse, der i det andet land endnu ikke gælder, eller som først træder i kraft på et andet tidspunkt. Den, der ikke fastlægger virksomhedens landeliste præcist og aktuelt, risikerer, at den forpligtelsesliste, der er baseret på den, heller ikke er korrekt.
Det handler ikke kun om det land, hvor hovedkontoret ligger. Relevant er, hvor enheder er etableret, hvor aktiviteter faktisk finder sted, hvor datterselskaber eller filialer er registreret, og nogle gange også hvor omsætning realiseres. En koncern kan i det ene land kun have et salgskontor og i det andet land produktion, og denne forskel kan have konsekvenser for, hvilke nationale regler der gælder. Også joint ventures, minoritetsandele og nyligt erhvervede eller afhændede enheder hører med i dette overblik, for dagens landeliste er ikke automatisk landelisten fra et år tilbage.
Hvis virksomheden åbner en ny filial, gennemfører en overtagelse eller nedskalerer aktiviteter i et land, kan det samtidig ændre, hvilke nationale regelsæt der er relevante. En forpligtelse, der tidligere ikke gjaldt, kan pludselig gælde; en forpligtelse, der gjaldt, kan bortfalde. Det er ikke et spørgsmål om at fastlægge én gang og glemme det, men om et overblik, der bevæger sig i takt med virksomhedens struktur. Den, der ikke holder dette ved, opdager ofte først forandringen på det tidspunkt, hvor en forpligtelse allerede skulle have været efterlevet.
Landefaktoren virker sammen med, men ikke i stedet for, andre faktorer, der er med til at bestemme hvilke regler der gælder. Således bestemmer også Deres sektor delvist hvilke ESG-regler der finder anvendelse, spiller virksomhedens størrelse en rolle ved fastlæggelsen af tærskler og forpligtelser, og gør enhedens retsform en forskel for hvilke regler der finder anvendelse. Det land, hvor en enhed er etableret, bestemmer ofte hvilken national version af en europæisk regel der gælder for den enhed, mens sektor, størrelse og retsform bestemmer, om reglen gælder inden for det land. Denne side beskriver ikke hvilke tærskler eller frister der gælder i et specifikt land; den information ændrer sig fra land til land og fra tidspunkt til tidspunkt, og den aktuelle tekst herom findes i den nationale lovgivning og de tilhørende vejledninger, ikke her.
At udarbejde en landeliste er et første skridt. En ledelse, der skal kunne dokumentere, at den har kontrol, har brug for mere end et internt notat: den har brug for en fastlagt kilde, et tidspunkt for fastlæggelse, og en måde at vise, at listen er kontrolleret for aktualitet. Det berører spørgsmålet om hvad der tæller som bevis for en forpligtelse: en liste, der kun findes i hovedet på én medarbejder, er ikke bevis. En liste, der er fastlagt, med en ejer, der er ansvarlig for at holde den aktuel, og med en kontrol, der periodisk checker, om der har været ændringer, kommer tættere på noget, en revisor eller tilsynsmyndighed kan kontrollere.
Bevis om landelisten spredes let: etableringsstrukturen står i et juridisk register, de operationelle aktiviteter står i et andet system, og den seneste overtagelse kan måske kun findes i en e-mailkorrespondance fra juridisk afdeling. Det er præcis det mønster, hvor bevis spredes over afdelinger og systemer, med den konsekvens, at ingen på et givet tidspunkt længere har et fuldstændigt og aktuelt overblik. For en faktor, der er med til at bestemme hvilke regler der gælder, er det en risiko, der ikke begrænser sig til én forpligtelse, men slår igennem i hele den forpligtelsesliste, der er baseret på den.
Den Compliance Check, der er under udvikling for csrdcompliance.net, er tænkt til at samle disse faktorer, herunder landelisten, i et overblik over forpligtelser med for hver forpligtelse en ejer, beviset og en kontrol. Sådan kan en bestyrelse, CFO, General Counsel eller intern revisor, der ikke er sikker på, hvad virksomheden falder under, se hvor landefaktoren har indflydelse, og hvor det bør fastlægges. Værktøjet er under opbygning; den, der ønsker at bruge det, når det bliver tilgængeligt, kan tilmelde sig ventelisten.
At fastlægge landelisten, og enhver anden forpligtelse, der følger af den, er arbejde, der for en del består af at indsamle, kontrollere og holde aktuelle data, der allerede findes et sted i organisationen. Det er arbejde, hvoraf en del muligvis kan overtages af AI, og en del ikke kan. Arbejdsscanningen fra FTE TO AI beregner for hver opgave, hvor stor en del af dette arbejde der lægger sig til det, så det bliver tydeligt, hvor mennesker stadig er nødvendige, og hvor støtte er mulig.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.