O companie activă în mai multe țări presupune adesea că o regulă europeană produce același efect pretutindeni. Aceasta este una dintre cele mai subestimate presupuneri în conformitatea ESG. Directivele europene sunt transpuse pe fiecare țară în legislație națională, iar în această transpunere apar diferențe: în praguri, în termene, în cine este exact vizat și în care instituție exercită supravegherea. Aceeași directivă poate genera într-o țară o obligație care în alta încă nu se aplică, sau care intră în vigoare la un moment diferit. Cine nu stabilește lista de țări a companiei cu precizie și actualizat riscă ca lista de obligații bazată pe aceasta să fie, la rândul ei, incorectă.
Nu este vorba doar despre țara în care se află sediul principal. Este relevant unde sunt înființate entitățile, unde au loc efectiv activitățile, unde sunt înregistrate filialele sau sucursalele, și, uneori, unde este realizată cifra de afaceri. Un grup poate avea într-o țară doar un birou de vânzări, iar în alta producție, și această distincție poate avea consecințe asupra căror reguli naționale se aplică. De asemenea, joint venture-urile, participațiile minoritare și entitățile recent dobândite sau cedate trebuie incluse în această imagine de ansamblu, întrucât lista de țări de astăzi nu este automat aceeași cu cea de acum un an.
Dacă compania deschide o sucursală nouă, face o achiziție sau reduce activitățile într-o țară, este posibil ca odată cu aceasta să se schimbe și ce prevederi naționale sunt relevante. O obligație care anterior nu se aplica poate deveni deodată aplicabilă; o obligație care se aplica poate deveni caducă. Nu este vorba despre o stabilire unică și apoi uitată, ci despre o imagine de ansamblu care evoluează odată cu structura companiei. Cine nu ține evidența acestui lucru descoperă adesea schimbarea abia în momentul în care o obligație ar fi trebuit deja respectată.
Factorul țării funcționează împreună cu, dar nu în locul, altor factori care determină, printre altele, ce reguli se aplică. Astfel, și sectorul dumneavoastră determină, printre altele, ce reguli ESG se aplică, dimensiunea companiei joacă un rol în stabilirea pragurilor și obligațiilor, iar forma juridică a entității face diferența în privința regulilor aplicabile. Țara în care este înființată o entitate determină adesea care versiune națională a unei reguli europene se aplică acelei entități, în timp ce sectorul, dimensiunea și forma juridică determină dacă regula se aplică în cadrul acelei țări. Această pagină nu descrie ce praguri sau termene se aplică într-o anumită țară; această informație variază de la o țară la alta și de la un moment la altul, iar textul actual al acesteia se găsește în legislația națională și în explicațiile aferente, nu aici.
Întocmirea unei liste de țări este un prim pas. Un consiliu de administrație care trebuie să demonstreze că deține controlul are nevoie de mai mult decât o notă internă: are nevoie de o sursă documentată, un moment de stabilire și o modalitate de a arăta că lista a fost verificată pentru actualitate. Aceasta se leagă de întrebarea ce contează drept dovadă pentru o obligație: o listă care există doar în mintea unui angajat nu este o dovadă. O listă care este documentată, cu un responsabil care răspunde de actualizarea ei, și cu un control care verifică periodic dacă au avut loc modificări, se apropie mai mult de ceva ce un auditor sau un organism de supraveghere poate verifica.
Dovezile privind lista de țări se dispersează cu ușurință: structura de sucursale se află într-un registru juridic, activitățile operaționale se află într-un alt sistem, iar cea mai recentă achiziție poate fi găsită doar într-un schimb de e-mailuri al departamentului juridic. Acesta este exact modelul în care dovezile se dispersează pe departamente și sisteme, cu consecința că, la un moment dat, nimeni mai deține o imagine de ansamblu completă și actualizată. Pentru un factor care determină, printre altele, ce reguli se aplică, acesta este un risc care nu se limitează la o singură obligație, ci se propagă în întreaga listă de obligații bazată pe acesta.
Compliance Check, aflat în dezvoltare pentru csrdcompliance.net, este conceput pentru a reuni acești factori, inclusiv lista de țări, într-o imagine de ansamblu a obligațiilor, cu, pentru fiecare obligație, un responsabil, dovada și un control. Astfel, un administrator, CFO, General Counsel sau auditor intern care nu este sigur sub ce cade compania poate vedea unde factorul țării are influență și unde ar trebui documentat acest lucru. Instrumentul este în curs de dezvoltare; cine dorește să îl folosească de imediat ce va fi disponibil se poate înscrie pe lista de așteptare.
Stabilirea listei de țări, și a oricărei alte obligații care rezultă din aceasta, este o activitate care constă în parte în colectarea, verificarea și actualizarea unor date care deja există undeva în organizație. Este o activitate din care o parte poate fi eventual preluată de AI, iar o parte nu. Scanul de activități al FTE TO AI calculează pentru fiecare sarcină ce parte din această activitate se pretează la acest lucru, astfel încât să devină clar unde este nevoie în continuare de oameni și unde este posibil suportul.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.