Poduzeće koje je aktivno u više zemalja često pretpostavlja da jedno europsko pravilo posvuda ima isti učinak. To je jedna od najpodcijenjenijih pretpostavki u ESG-usklađenosti. Europske direktive se po zemljama pretvaraju u nacionalno zakonodavstvo, a pri toj pretvorbi nastaju razlike: u pragovima, u rokovima, u tome tko točno spada u obuhvat i koje tijelo provodi nadzor. Ista direktiva može u jednoj zemlji stvoriti obvezu koja u drugoj zemlji još ne vrijedi, ili stupa na snagu u drugom trenutku. Ako se popis zemalja poduzeća ne utvrdi precizno i ažurno, postoji rizik da popis obveza koji se na njemu temelji također nije točan.
Ne radi se samo o zemlji u kojoj se nalazi sjedište. Relevantno je gdje su entiteti osnovani, gdje se aktivnosti stvarno odvijaju, gdje su registrirane podružnice ili poslovnice, a ponekad i gdje se ostvaruje prihod. Grupa može u jednoj zemlji imati samo prodajni ured, a u drugoj zemlji proizvodnju, i ta razlika može imati posljedice za to koja nacionalna pravila vrijede. I zajednička ulaganja, minority udjeli te nedavno stečeni ili otuđeni entiteti pripadaju u taj pregled, jer današnji popis zemalja nije automatski isti kao popis zemalja od godinu dana prije.
Ako poduzeće otvori novu poslovnicu, provede preuzimanje ili smanji aktivnosti u nekoj zemlji, time se možda mijenja i to koji su nacionalni okviri relevantni. Obveza koja prije nije vrijedila može odjednom vrijediti; obveza koja je vrijedila može odpasti. To nije stvar jednokratnog utvrđivanja i zaboravljanja, već pregleda koji se mijenja zajedno sa strukturom poduzeća. Onaj koji to ne održava, promjenu često otkrije tek u trenutku kada bi obveza već trebala biti ispunjena.
Faktor zemlje djeluje zajedno s, ali ne umjesto, drugih faktora koji sudjeluju u određivanju toga koja pravila vrijede. Tako i vaš sektor sudjeluje u određivanju toga koja ESG-pravila vrijede, veličina poduzeća ima ulogu u utvrđivanju pragova i obveza, a i pravni oblik entiteta stvara razliku u tome koja pravila vrijede. Zemlja u kojoj je entitet osnovan često određuje koja nacionalna verzija europskog pravila vrijedi za taj entitet, dok sektor, veličina i pravni oblik određuju vrijedi li pravilo unutar te zemlje. Ova stranica ne opisuje koji pragovi ili rokovi vrijede u određenoj zemlji; ta informacija se razlikuje po zemlji i po trenutku, a njezin aktualni tekst nalazi se u nacionalnom zakonodavstvu i pripadajućim tumačenjima, ne ovdje.
Izrada popisa zemalja prvi je korak. Uprava koja treba dokazati da ima kontrolu, potrebno joj je više od interne bilješke: potreban joj je utvrđen izvor, trenutak utvrđivanja te način da pokaže da je popis provjeren na ažurnost. To se dotiče pitanja što se smatra dokazom kod neke obveze: popis koji postoji samo u glavi jednog zaposlenika nije dokaz. Popis koji je utvrđen, s vlasnikom koji je odgovoran za njegovo održavanje ažurnim, i s kontrolom koja periodično provjerava jesu li nastale izmjene, bliže je nečemu što revizor ili nadzorno tijelo mogu provjeriti.
Dokazi o popisu zemalja lako se raspršuju: struktura poslovnica nalazi se u pravnom registru, operativne aktivnosti nalaze se u drugom sustavu, a najnovije preuzimanje možda se može pronaći samo u razmjeni e-pošte pravnog odjela. To je upravo obrazac u kojem se dokazi raspršuju po odjelima i sustavima, s posljedicom da u nekom trenutku nitko više nema potpun i ažuran pregled. Za faktor koji sudjeluje u određivanju toga koja pravila vrijede, to je rizik koji se ne ograničava na jednu obvezu, već se prenosi na cijeli popis obveza koji se na njemu temelji.
Compliance Check koji se razvija za csrdcompliance.net namijenjen je tome da ove faktore, uključujući popis zemalja, objedini u pregled obveza s vlasnikom, dokazom i kontrolom za svaku obvezu. Tako član uprave, CFO, General Counsel ili interni revizor koji nije siguran u koji obuhvat poduzeće spada, može vidjeti gdje faktor zemlje ima utjecaj i gdje bi to trebalo biti utvrđeno. Alat je u izradi; onaj koji ga želi koristiti čim postane dostupan, može se prijaviti na listu čekanja.
Utvrđivanje popisa zemalja, i svake druge obveze koja iz njega slijedi, posao je koji se djelomično sastoji od prikupljanja, provjere i održavanja ažurnosti podataka koji već postoje negdje u organizaciji. To je posao od kojeg je dio moguće prepustiti AI-u, a dio nije. Radni skener FTE TO AI izračunava po zadatku koji dio tog posla je za to prikladan, tako da postane jasno gdje su ljudi i dalje potrebni, a gdje je moguća podrška.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.