Yritys, joka on toiminnassa useissa maissa, olettaa usein, että yksi eurooppalainen sääntö vaikuttaa kaikkialla samalla tavalla. Se on yksi ESG-vaatimustenmukaisuuden aliarvioiduimmista olettamuksista. Eurooppalaiset direktiivit muunnetaan maakohtaisesti kansalliseksi lainsäädännöksi, ja tässä muuntamisessa syntyy eroja: kynnysarvoissa, määräajoissa, siinä ketä sääntö tarkalleen koskee ja missä instanssissa valvonta tapahtuu. Sama direktiivi voi yhdessä maassa aiheuttaa velvoitteen, joka toisessa maassa ei vielä ole voimassa, tai tulla voimaan eri ajankohtana. Se, joka ei kirjaa yrityksen maalistaa täsmällisesti ja ajantasaisesti, ottaa riskin, että sen perusteella laadittu velvoitelista on myös virheellinen.
Kyse ei ole vain siitä maasta, jossa pääkonttori sijaitsee. Merkityksellistä on, missä yksiköt sijaitsevat, missä toiminta tosiasiallisesti tapahtuu, missä tytäryhtiöt tai toimipaikat on rekisteröity, ja joissakin tapauksissa myös missä liikevaihto syntyy. Konsernilla voi olla yhdessä maassa vain myyntitoimisto ja toisessa maassa tuotantoa, ja tämä ero voi vaikuttaa siihen, mitkä kansalliset säännöt soveltuvat. Myös yhteisyritykset, vähemmistöomistukset sekä hiljattain hankitut tai luovutetut yksiköt kuuluvat tähän katsaukseen, koska tämän hetken maalista ei automaattisesti ole sama kuin vuosi sitten voimassa ollut maalista.
Jos yritys avaa uuden toimipaikan, tekee yritysoston, tai supistaa toimintaansa jossakin maassa, voi tämä muuttaa myös sitä, mitkä kansalliset säännöt ovat relevantteja. Velvoite, joka ei aiemmin ollut voimassa, voi äkkiä tulla voimaan; velvoite, joka oli voimassa, voi lakata olemasta. Kyse ei ole kertaluonteisesta kirjaamisesta ja unohtamisesta, vaan katsauksesta, joka mukautuu yrityksen rakenteen mukana. Se, joka ei pidä tätä ajan tasalla, huomaa muutoksen usein vasta siinä vaiheessa, kun velvoite olisi jo pitänyt täyttää.
Maatekijä toimii yhdessä muiden tekijöiden kanssa, jotka osaltaan määrittävät mitkä säännöt ovat voimassa, ei niiden sijaan. Näin ollen myös toimialanne on osaltaan ratkaiseva sen suhteen, mitkä ESG-säännöt soveltuvat, yrityksen koko vaikuttaa kynnysarvojen ja velvoitteiden määrittämiseen, ja yksikön oikeudellinen muoto vaikuttaa siihen, mitkä säännöt soveltuvat. Maa, jossa yksikkö sijaitsee, määrittää usein, mikä kansallinen versio eurooppalaisesta säännöstä koskee kyseistä yksikköä, kun toimiala, koko ja oikeudellinen muoto määrittävät, sovelletaanko sääntöä kyseisessä maassa. Tämä sivu ei kuvaa, mitä kynnysarvoja tai määräaikoja sovelletaan tietyssä maassa; tämä tieto muuttuu maittain ja ajankohdittain, ja sen ajantasainen sisältö löytyy kansallisesta lainsäädännöstä ja siihen liittyvistä selvennyksistä, ei tästä.
Maalistan laatiminen on ensimmäinen vaihe. Hallitus, jonka on osoitettava olevansa hallinnassa, tarvitsee enemmän kuin sisäisen muistion: se tarvitsee kirjatun lähteen, vahvistamisen ajankohdan, ja tavan osoittaa, että lista on tarkistettu ajantasaisuuden varmistamiseksi. Tämä liittyy kysymykseen mikä lasketaan todisteeksi velvoitteen täyttämisestä: lista, joka on olemassa vain yhden työntekijän päässä, ei ole todiste. Lista, joka on kirjattu, jolla on omistaja, joka vastaa sen ajan tasalla pitämisestä, ja josta on kontrolli, joka tarkistaa säännöllisesti onko muutoksia tapahtunut, on lähempänä sitä, mitä tilintarkastaja tai valvova viranomainen voi tarkastaa.
Maalistaa koskeva todistusaineisto hajoaa helposti: toimipaikkarakenne on kirjattuna oikeudellisessa rekisterissä, operatiivinen toiminta on eri järjestelmässä, ja viimeisin yritysosto löytyy mahdollisesti vain lakiosaston sähköpostikirjeenvaihdosta. Tämä on juuri sitä kaavaa, jossa todisteet hajaantuvat osastojen ja järjestelmien välille, minkä seurauksena kenelläkään ei jossakin vaiheessa ole enää täydellistä ja ajantasaista katsausta. Tekijän osalta, joka on osaltaan ratkaiseva sen suhteen mitkä säännöt ovat voimassa, tämä on riski, joka ei rajoitu vain yhteen velvoitteeseen, vaan vaikuttaa koko sen perusteella laadittuun velvoitelistaan.
Compliance Check, jota kehitetään csrdcompliance.net-sivustolle, on tarkoitettu kokoamaan yhteen näitä tekijöitä, mukaan lukien maalista, velvoitekatsaukseen, jossa jokaisella velvoitteella on omistaja, todiste ja kontrolli. Näin hallituksen jäsen, talousjohtaja, lakiasiainjohtaja tai sisäinen tarkastaja, joka ei ole varma, mitä yritys koskee, näkee missä maatekijä vaikuttaa ja missä se tulisi kirjata. Työkalu on kehitteillä; se, joka haluaa hyödyntää sitä sen valmistuessa, voi ilmoittautua jonotuslistalle.
Maalistan, ja kaikkien siitä seuraavien velvoitteiden, kirjaaminen on työtä, joka osittain koostuu jo organisaation sisällä olemassa olevien tietojen kokoamisesta, tarkistamisesta ja ajan tasalla pitämisestä. Tämä on työtä, josta osa on mahdollisesti tekoälyn hoidettavissa, ja osa ei. FTE TO AI:n työskannaus laskee tehtäväkohtaisesti, mikä osa tästä työstä soveltuu siihen, jotta käy selväksi missä ihmisiä tarvitaan edelleen ja missä tuki on mahdollista.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.