Velvoitetta noudatetaan harvoin yhden osaston toimesta. Politiikan kirjoittaa lakiasiainosasto, sen toteuttaa liiketoiminta, sitä valvoo talousosasto ja joskus sen arvioi uudelleen ulkopuolinen taho. Kukin näistä vaiheista jättää jälkeensä jäljen: asiakirjan, sähköpostin, hyväksynnän, lokin. Tämä jälki on todiste. Ongelma ei johdu siitä, että todistetta ei olisi, vaan siitä, että kukaan ei tiedä tarkalleen, missä se on.
Useimmat organisaatiot työskentelevät yhdistelmällä järjestelmiä, joita ei ole rakennettu tätä tarkoitusta varten: intranet politiikkaa varten, HR-järjestelmä koulutuksia varten, hankintajärjestelmä toimittajien vakuutuksia varten, sähköpostilaatikko kirjeenvaihtoa varten valvovan viranomaisen kanssa. Kukin järjestelmä säilyttää oman osansa tarinasta. Mikään näistä järjestelmistä ei näytä kokonaisuutta. Sen, jonka on osoitettava, että velvoite on täytetty, on siis ensin selvitettävä, missä järjestelmässä relevantti todiste sijaitsee, ja sen jälkeen, onko todiste vielä ajan tasalla.
Jo yksittäisen yksikön kohdalla tämä on haaste. Konsernissa, jossa on useita yksiköitä, toimipaikkoja tai maita, ongelma kasvaa mukana. Konsernitasolla vahvistettu velvoite on usein osoitettava paikallisesti, ja päinvastoin. Se, mitä tämä käytännössä tarkoittaa mikä lasketaan todisteeksi velvoitteesta konsernissa, jossa on useita yksiköitä, riippuu siitä, miten konserni on rakennettu ja mikä yksikkö toimittaa mitä raportointia. Sama kysymys itse hajaantumisesta toistuu kohdassa missä todisteet hajaantuvat konsernissa, jossa on useita yksiköitä, jossa konsernin rakenne itsessään muodostuu tekijäksi.
Todiste, joka on olemassa mutta jota ei löydy, toimii tarkastuksessa kuin todistetta ei olisi olemassa. Tilintarkastajan, valvovan viranomaisen tai hallituksen itsensä on pystyttävä selvittämään, kuka mistä vastasi ja missä perustelut sijaitsevat. Tämä edellyttää kiinteää paikkaa jokaiselle velvoitteelle, ei etsintää osastoilta sillä hetkellä, kun kysymys esitetään. Se, miten tämä löydettävyys järjestetään käytännössä, on kuvattu kohdassa miten säilytät todisteet niin, että tilintarkastaja löytää ne.
Omistajan nimeäminen jokaiselle velvoitteelle ei automaattisesti ratkaise hajautuneen todisteen ongelmaa, mutta tekee sen näkyväksi. Omistaja, joka tietää olevansa vastuussa, alkaa etsiä tehtäväänsä liittyvää todistetta ja huomaa usein, että se on hajaantunut useisiin järjestelmiin tai kollegoihin. Tämä on hetki, jolloin hajaantuminen muuttuu ongelmaksi, joka voidaan ratkaista, sen sijaan että se jäisi huomaamatta. Se, mitä omistajuus tarkalleen tarkoittaa ja miksi se on erillinen kysymys siitä, kuka tehtävän suorittaa, käsitellään kohdassa kuka on velvoitteen omistaja.
Toinen kohta, jossa todiste hajoaa: politiikan olemassaolo ei kerro mitään sen toteutuksesta. Asiakirja, joka kuvaa, miten prosessin pitäisi kulkea, ei ole todiste siitä, että prosessi todella kulkee niin. Se vaatii toisenlaisen todisteen, nimittäin osoitettavan toteutuksen: lokit, otannat, poikkeamaraportit. Näiden kahden todistekerroksen ero, ja se, miten ne asetetaan rinnakkain, on selitetty kohdassa miten osoitat, että politiikka on myös käytäntöä.
Hajaantuneen todisteen hallitsemiseksi tarvitaan kiinteä yleiskatsaus: kunkin velvoitteen omistaja, todiste ja kontrolli, joka osoittaa, että prosessi toimii. Ilman tätä rakennetta todiste jää hajaantuneena siihen asti, kunnes joku tarvitsee sitä, ja siinä vaiheessa on usein liian myöhäistä kerätä se täydellisenä kokoon. Se, miten tällainen yleiskatsaus rakennetaan ja mitä kontrolli siihen lisää, on kuvattu kohdassa mikä on kontrollimatriisi.
Kysymykseen siitä, onko organisaatio hallinnassa, ei vastata julistuksella vaan todisteella, joka on löydettävissä oikealla hetkellä. Niin kauan kuin tämä todiste on hajaantunut osastoihin ja järjestelmiin, joista kukin säilyttää oman osansa, tähän kysymykseen ei voida vastata varmuudella. Omistajan, todisteen ja kontrollin yhdistäminen jokaisen velvoitteen kohdalla on askel, joka tekee tästä mahdollista.
Tämän todisteen keräämien ja ajan tasalla pitäminen on itsessään myös työtä, hajaantuneena moniin pieniin tehtäviin: asiakirjojen pyytäminen, versioiden tarkistaminen, yleiskatsausten päivittäminen. FTE TO AI:n työskannaus laskee tehtäväkohtaisesti, kuinka suuri osa siitä voidaan siirtää AI:lle, jotta selviää, minkä osan tästä työstä automaatio pystyy hoitamaan ja mikä osa vaatii edelleen inhimillistä arviointia.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.