Задължение рядко се изпълнява от един отдел. Политика се пише от правния отдел, изпълнява се от бизнеса, проверява се от финансите и понякога отново се оценява от външна страна. Всяка от тези стъпки оставя следа: документ, имейл, одобрение, дневник. Тази следа е доказателството. Проблемът не възниква, защото доказателство липсва, а защото никой не знае точно къде се намира.
Повечето организации работят с комбинация от системи, които не са изградени за тази цел: интранет за политики, HR система за обучения, система за поръчки за декларации на доставчици, пощенска кутия за кореспонденция с надзорен орган. Всяка система пази своята част от историята. Никоя от тези системи не показва цялостната картина. Който трябва да докаже, че задължение е изпълнено, трябва първо да установи в която система се намира съответното доказателство, а след това дали то все още е актуално.
При отделно юридическо лице това вече е предизвикателство. При група с няколко юридически лица, локации или държави проблемът нараства заедно с нея. Задължение, което е възложено на ниво група, често трябва да се докаже локално, и обратно. Какво означава това конкретно за какво се брои за доказателство при задължение в група с няколко юридически лица, зависи от начина, по който е структурирана групата и коя единица подава какъв отчет. Същият въпрос за самото разпръскване се разглежда в къде доказателствата се разпръсват при група с няколко юридически лица, където структурата на групата сама става фактор.
Доказателство, което съществува, но не може да бъде намерено, при проверка функционира като доказателство, което не съществува. Одитор, надзорен орган или самото управление трябва да могат да установят кой за какво е бил отговорен и къде се намира обосновката. Това изисква постоянно място за всяко задължение, а не търсене из отделите в момента, в който въпросът бъде зададен. Как тази намираемост се организира на практика, е описано в как да съхранявате доказателства така, че одиторът да ги намери.
Определянето на собственик за всяко задължение не решава автоматично проблема с разпръснатото доказателство, но го прави видим. Собственик, който знае, че носи отговорност, започва да търси доказателството, свързано с неговата задача, и често открива, че то е разпръснато в няколко системи или между колеги. Това е моментът, в който разпръскването се превръща в проблем, който може да бъде решен, вместо проблем, който остава незабелязан. Какво точно означава собствеността и защо тя е отделна от това кой изпълнява задачата, е разгледано в кой е собственик на задължение.
Още една точка, в която доказателството се разпада: съществуването на политика не казва нищо за нейното изпълнение. Документ, който описва как трябва да протича процес, не е доказателство, че процесът наистина протича така. Това изисква друг вид доказателство, а именно доказуемо изпълнение: дневници, извадкови проверки, отчети за отклонения. Разликата между тези два пласта доказателство и как да ги съпоставите, е обяснена на как да докажете, че политиката е и практика.
За да се направи разпръснатото доказателство управляемо, е необходим постоянен преглед: за всяко задължение — собственика, доказателството и контролът, който показва, че процесът работи. Без тази структура доказателството остава разпръснато, докато някой не се нуждае от него, а тогава често е твърде късно да се събере пълно. Как се изгражда такъв преглед и какво добавя контролът към него, е описано на какво е control matrix.
Въпросът дали организация е в контрол, не се отговаря с декларация, а с доказателство, което може да бъде намерено в правилния момент. Докато това доказателство остава разпръснато между отдели и системи, всяка от които пази своя част, този въпрос не може да бъде отговорен със сигурност. Обединяването на собственик, доказателство и контрол за всяко задължение е стъпката, която прави това възможно.
Самото събиране и поддържане на актуалност на това доказателство също е работа, разпръсната в множество малки задачи: изискване на документи, проверка на версии, актуализиране на прегледи. Работният скенер на FTE TO AI изчислява за всяка задача каква част от нея може да бъде поета от AI, така че да стане ясно каква част от тази работа може да поеме автоматизацията и каква част продължава да изисква човешка преценка.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.