Egy kötelezettséget ritkán tart be egyetlen osztály. A szabályzatot a jogi osztály írja, a business hajtja végre, a finance ellenőrzi, és néhányszor egy külső fél ismét felméri. Ezen lépések mindegyike nyomot hagy: egy dokumentumot, egy e-mailt, egy jóváhagyást, egy naplóbejegyzést. Ez a nyom a bizonyíték. A probléma nem abból ered, hogy nincs bizonyíték, hanem abból, hogy senki nem tudja pontosan, hol található.
A legtöbb szervezet rendszerek kombinációjával dolgozik, amelyeket nem erre a célra építettek: egy intranet a szabályzatokhoz, egy HR-rendszer a képzésekhez, egy beszerzési rendszer a beszállítói nyilatkozatokhoz, egy postafiók a felügyeleti szervvel folytatott levelezéshez. Minden rendszer a saját részét őrzi a történetnek. Ezen rendszerek közül semelyik sem mutatja meg az egészet. Aki bizonyítani akarja, hogy egy kötelezettséget betartottak, először ki kell derítenie, melyik rendszerben található a releváns bizonyíték, majd hogy az még mindig aktuális-e.
Egyetlen entitás esetén ez már kihívás. Egy több entitásból, telephelyből vagy országból álló csoport esetén a probléma ezzel arányosan nő. Egy csoportszinten megállapított kötelezettséget gyakran lokálisan kell bizonyítani, és fordítva is. Hogy ez konkrétan mit jelent a mi számít bizonyítéknak egy több entitásból álló csoport kötelezettségénél kérdésben, attól függ, hogyan van felépítve a csoport, és melyik entitás melyik jelentést nyújtja be. Ugyanez a szétszóródásra vonatkozó kérdés visszatér a hol szóródik szét a bizonyíték egy több entitásból álló csoportnál témában, ahol a csoport felépítése maga is tényezővé válik.
A bizonyíték, amely létezik, de nem található meg, egy ellenőrzés során ugyanúgy funkcionál, mint a nem létező bizonyíték. Egy auditornak, egy felügyeleti szervnek vagy magának a vezetésnek is meg kell tudnia állapítani, ki volt miért felelős, és hol található az alátámasztás. Ez egy állandó helyet igényel minden kötelezettséghez, nem pedig egy keresést az osztályok között a kérdés felmerülésének pillanatában. Hogy ez a megtalálhatóság a gyakorlatban hogyan van kialakítva, azt a hogyan tárolja a bizonyítékot úgy, hogy egy auditor megtalálja írja le.
Egy tulajdonos kijelölése minden kötelezettséghez nem oldja meg automatikusan a szétszórt bizonyíték problémáját, de láthatóvá teszi azt. Egy tulajdonos, aki tudja, hogy felelős, elkezdi keresni a feladatához tartozó bizonyítékot, és ekkor gyakran felfedezi, hogy az több rendszer vagy kolléga között van szétszórva. Ez az a pillanat, amikor a szétszóródás olyan problémává válik, amely megoldható, ahelyett hogy észrevétlen probléma maradna. Hogy pontosan mit jelent a tulajdonosi felelősség, és miért független attól, ki végzi el a feladatot, azt a ki a tulajdonosa egy kötelezettségnek című rész tárgyalja.
Egy másik ponton, ahol a bizonyíték szétesik: a szabályzat létezése semmit nem mond a végrehajtásáról. Egy dokumentum, amely leírja, hogyan kellene egy folyamatnak lezajlania, nem bizonyítja, hogy a folyamat valóban így zajlik. Ez egy másik típusú bizonyítékot igényel, nevezetesen a végrehajtás igazolható voltát: naplókat, mintavételes ellenőrzéseket, eltérési jelentéseket. A bizonyíték e két rétege közötti különbség, és hogy hogyan teszi azokat egymás mellé, a hogyan bizonyítja, hogy a szabályzat is gyakorlat oldalon van kifejtve.
Ahhoz, hogy a szétszórt bizonyíték kezelhetővé váljon, egy állandó áttekintésre van szükség: minden kötelezettséghez a tulajdonos, a bizonyíték és a control, amely bizonyítja, hogy a folyamat működik. Ilyen struktúra nélkül a bizonyíték szétszórva marad, amíg valakinek szüksége nem lesz rá, és akkor gyakran már túl késő ahhoz, hogy teljesen összegyűjtsék. Hogy egy ilyen áttekintés hogyan épül fel, és mit tesz hozzá egy control ehhez, azt a mi az a control matrix oldal írja le.
Az a kérdés, hogy egy szervezet in control van-e, nem egy nyilatkozattal, hanem a megfelelő pillanatban megtalálható bizonyítékkal válaszolható meg. Amíg ez a bizonyíték szétszórva van osztályok és rendszerek között, amelyek mindegyike a saját részét őrzi, ez a kérdés bizonyossággal nem válaszolható meg. A tulajdonos, a bizonyíték és a control összegyűjtése minden kötelezettséghez az a lépés, amely ezt lehetővé teszi.
Az ilyen bizonyíték összegyűjtése és aktuálisan tartása maga is munka, sok kis feladatra szétosztva: dokumentumok bekérése, verziók ellenőrzése, áttekintések frissítése. A FTE TO AI werkscanja minden feladatnál kiszámítja, mekkora része vehető át AI által, így nyilvánvalóvá válik, mely rész bírja el az automatizálást, és mely rész igényel továbbra is emberi felügyeletet.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.