Un obbligo viene raramente rispettato da un solo reparto. Le politiche vengono scritte dall'ufficio legale, eseguite dal business, controllate dalla funzione finance e talvolta valutate nuovamente da una parte esterna. Ognuno di questi passaggi lascia una traccia: un documento, un'e-mail, un'approvazione, un registro. Quella traccia è la prova. Il problema non nasce dal fatto che non ci sia prova, ma dal fatto che nessuno sa esattamente dove si trovi.
La maggior parte delle organizzazioni lavora con una combinazione di sistemi che non sono stati costruiti per questo scopo: un intranet per le politiche, un sistema HR per le formazioni, un sistema di acquisti per le dichiarazioni dei fornitori, una casella di posta per la corrispondenza con un'autorità di controllo. Ogni sistema conserva la propria parte della storia. Nessuno di questi sistemi mostra il quadro completo. Chi deve dimostrare che un obbligo è stato rispettato, deve quindi prima scoprire in quale sistema si trova la prova rilevante, e poi se quella prova è ancora attuale.
Per una singola entità questo è già una sfida. Per un gruppo con più entità, sedi o paesi, il problema cresce di conseguenza. Un obbligo affidato a livello di gruppo deve spesso essere dimostrato localmente, e viceversa. Cosa significhi concretamente per cosa conta come prova per un obbligo all'interno di un gruppo con più entità, dipende da come è strutturato il gruppo e da quale entità presenta quale rendicontazione. La stessa domanda sulla dispersione in sé ritorna in dove le prove si disperdono in un gruppo con più entità, dove la struttura del gruppo stesso diventa un fattore.
Una prova che esiste ma non è reperibile, funziona in caso di controllo come una prova che non esiste. Un revisore, un'autorità di controllo o il consiglio di amministrazione stesso devono poter verificare chi era responsabile di cosa e dove si trova la documentazione a supporto. Ciò richiede un luogo fisso per ogni obbligo, non una ricerca tra i reparti nel momento in cui viene posta la domanda. Come si organizza in pratica questa reperibilità è descritto in come conservare le prove affinché un revisore le trovi.
Designare un titolare per ogni obbligo non risolve automaticamente il problema delle prove disperse, ma lo rende visibile. Un titolare che sa di essere responsabile, si mette a cercare le prove relative al suo compito, e spesso scopre che sono disperse su più sistemi o colleghi. Questo è il momento in cui la dispersione diventa un problema che può essere risolto invece di un problema che rimane inosservato. Cosa comporti esattamente la titolarità e perché sia indipendente da chi esegue il compito, viene trattato in chi è titolare di un obbligo.
Un altro punto su cui le prove si dividono: l'esistenza di una politica non dice nulla sulla sua attuazione. Un documento che descrive come dovrebbe svolgersi un processo non è la prova che il processo si svolga effettivamente così. Questo richiede un altro tipo di prova, cioè l'attuazione dimostrabile: registri, campionamenti, rapporti sulle deviazioni. La differenza tra questi due livelli di prova, e come metterli a confronto, è illustrata in come dimostrare che la politica è anche pratica.
Per rendere gestibili le prove disperse, è necessario un quadro fisso: per ogni obbligo, il titolare, la prova e il control che dimostra che il processo funziona. Senza questa struttura, le prove rimangono disperse finché qualcuno non ne ha bisogno, e a quel punto è spesso troppo tardi per raccoglierle in modo completo. Come si costruisce un simile quadro e cosa aggiunge un control, è descritto su cos'è una control matrix.
La domanda se un'organizzazione sia in control non trova risposta con una dichiarazione, ma con prove reperibili al momento giusto. Finché queste prove restano disperse tra reparti e sistemi che conservano ciascuno la propria parte, a questa domanda non si può rispondere con certezza. Riunire titolare, prova e control per ogni obbligo è il passo che lo rende possibile.
Raccogliere e mantenere aggiornate queste prove è a sua volta un lavoro, disperso in molti piccoli compiti: richiedere documenti, controllare versioni, aggiornare quadri d'insieme. La werkscan di FTE TO AI calcola per ogni compito quale parte di esso può essere rilevata dall'AI, in modo che risulti chiaro quale parte di questo lavoro l'automazione può gestire e quale parte continua a richiedere una valutazione umana.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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