Obbligu rari jiġi ssodisfat minn taqsima waħda biss. Il-politika tinkiteb mill-affarijiet legali, tiġi implimentata min-negozju, tiġi kkontrollata mill-finanzi u xi drabi tiġi vvalutata mill-ġdid minn parti esterna. Kull wieħed minn dawn il-passi jħalli traċċa warajh: dokument, email, approvazzjoni, reġistru. Dik it-traċċa hija l-prova. Il-problema ma toriġinax minħabba li ma hemmx prova, iżda minħabba li ħadd ma jaf eżattament fejn tinsab.
Il-maġġoranza tal-organizzazzjonijiet jaħdmu b'taħlita ta' sistemi li ma nbnewx għal dan il-għan: intranet għall-politika, sistema tal-HR għat-taħriġ, sistema tax-xiri għad-dikjarazzjonijiet tal-fornituri, mailbox għall-korrispondenza ma' regolatur. Kull sistema tħares parti tagħha stess mill-istorja. L-ebda waħda minn dawn is-sistemi ma turi l-kwadru sħiħ. Min irid juri li obbligu ġie ssodisfat, għalhekk l-ewwel irid isib f'liema sistema tinsab il-prova relevanti, u mbagħad jekk dik il-prova għadhiex attwali.
F'entità waħda dan diġà huwa sfida. F'grupp b'diversi entitajiet, friegħi jew pajjiżi, il-problema tikber magħha. Obbligu li huwa allokat fuq livell ta' grupp, ħafna drabi jrid jintwera lokalment, u bil-kontra. X'ifisser dan konkretament għal x'jgħodd bħala prova għal obbligu fi grupp b'diversi entitajiet, jiddependi minn kif il-grupp huwa strutturat u liema entità tissottometti liema rapport. L-istess kwistjoni dwar it-tixrid innifsu tirriprova fi fejn il-provi jispiċċaw imxerrdin fi grupp b'diversi entitajiet, fejn l-istruttura tal-grupp innifisha ssir fattur.
Prova li teżisti iżda ma tinstabx, fi żmien kontroll tiffunzjona bħala prova li ma teżistix. Awditur, regolatur jew il-bord innifsu jridu jkunu jistgħu jivverifikaw min kien responsabbli għal xiex u fejn tinsab il-ġustifikazzjoni. Dan jitlob post fiss għal kull obbligu, mhux tfittxija fost it-taqsimiet fil-mument li tiġi mistoqsija l-mistoqsija. Kif din il-possibiltà ta' sejba tiġi organizzata fil-prattika, hija deskritta f'kif iżżomm il-provi b'tali mod li awditur isibhom.
L-għażla ta' sid għal kull obbligu ma ssolvix awtomatikament il-problema tal-provi mxerrdin, iżda tagħmilha viżibbli. Sid li jaf li huwa responsabbli, jibda jfittex il-prova li tappartjeni għall-kompitu tiegħu, u ħafna drabi jiskopri li din hija mxerrda fuq diversi sistemi jew kollegi. Dak huwa l-mument fejn it-tixrid isir problema li tista' tiġi solvuta minflok problema li tibqa' ma tiġix innutata. X'tinkludi eżattament is-sjieda u għaliex hija separata minn min iwettaq il-kompitu, huwa spjegat f'min huwa s-sid ta' obbligu.
Punt ieħor fejn il-provi jinqasmu: l-eżistenza ta' politika ma tgħid xejn dwar l-implimentazzjoni tagħha. Dokument li jiddeskrivi kif proċess suppost jimxi, mhuwiex prova li l-proċess fil-fatt jimxi hekk. Dan jitlob tip ieħor ta' prova, jiġifieri implimentazzjoni li tista' tintwera: reġistri, kampjuni, rapporti ta' devjazzjoni. Id-differenza bejn dawn iż-żewġ saffi ta' prova, u kif tqabbilhom ma' xulxin, hija spjegata fuq kif turi li l-politika hija wkoll prattika.
Biex il-provi mxerrdin isiru maniġġabbli, hija meħtieġa ħarsa ġenerali fissa: għal kull obbligu s-sid, il-prova u l-kontroll li juri li l-proċess jaħdem. Mingħajr din l-istruttura, il-provi jibqgħu mxerrdin sakemm xi ħadd jeħtieġhom, u mbagħad ħafna drabi jkun tard wisq biex jinġabru b'mod komplut. Kif tali ħarsa ġenerali hija strutturata u x'iżid magħha kontroll, huwa deskritt fuq x'inhi control matrix.
Il-mistoqsija jekk organizzazzjoni hija f'kontroll jew le, ma tiġix imwieġba b'dikjarazzjoni iżda b'prova li tista' tinstab fil-mument it-tajjeb. Sakemm dik il-prova tibqa' mxerrda fuq taqsimiet u sistemi li kull waħda żżomm il-parti tagħha stess, dik il-mistoqsija ma tistax tiġi mwieġba biċ-ċertezza. Il-fatt li tiġbor flimkien is-sid, il-prova u l-kontroll għal kull obbligu huwa l-pass li jagħmel dan possibbli.
Il-ġbir u ż-żamma attwali ta' din il-prova huwa fih innifsu wkoll xogħol, mxerred fuq ħafna kompiti żgħar: it-talba għal dokumenti, il-verifika ta' verżjonijiet, l-aġġornament ta' ħarsiet ġenerali. Il-werkscan ta' FTE TO AI jikkalkula għal kull kompitu liema parti minnu tista' tittieħed mill-AI, sabiex isir ċar liema parti minn dan ix-xogħol tista' tinnegozja l-awtomazzjoni u liema parti tibqa' teħtieġ evalwazzjoni umana.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.