Obveznost se redko izpolnjuje na eni sami službi. Politiko piše pravna služba, izvaja jo poslovna stran, nadzoruje finance, in včasih jo ponovno presoja zunanja stranka. Vsak od teh korakov pusti sled: dokument, e-poštno sporočilo, potrditev, dnevnik. Ta sled je dokaz. Težava ne nastane, ker dokaza ni, temveč ker nihče natančno ne ve, kje se nahaja.
Večina organizacij dela s kombinacijo sistemov, ki niso bili zgrajeni za ta namen: intranet za politike, HR-sistem za usposabljanja, nabavni sistem za izjave dobaviteljev, poštni predal za korespondenco z nadzornim organom. Vsak sistem hrani svoj del zgodbe. Nobeden od teh sistemov ne prikazuje celote. Kdor mora dokazati, da je bila obveznost izpolnjena, mora torej najprej ugotoviti, v katerem sistemu se nahaja relevanten dokaz, in nato, ali je ta dokaz še vedno aktualen.
Pri eni sami entiteti je to že izziv. Pri skupini z več entitetami, lokacijami ali državami težava narašča z njo. Obveznost, ki je dodeljena na ravni skupine, je pogosto treba dokazati lokalno, in obratno. Kaj to konkretno pomeni za kaj šteje kot dokaz pri obveznosti znotraj skupine z več entitetami, je odvisno od tega, kako je skupina strukturirana in katera entiteta vloži katero poročilo. Isto vprašanje o razpršenosti se ponovi v kje dokazi postanejo razpršeni pri skupini z več entitetami, kjer sama struktura skupine postane dejavnik.
Dokaz, ki obstaja, a ga ni mogoče najti, deluje pri nadzoru kot dokaz, ki ne obstaja. Revizor, nadzorni organ ali sam upravni odbor mora biti sposoben ugotoviti, kdo je bil za kaj odgovoren in kje se nahaja utemeljitev. To zahteva fiksno mesto po posamezni obveznosti, ne pa iskanja po oddelkih v trenutku, ko je vprašanje postavljeno. Kako se ta najdljivost v praksi vzpostavi, je opisano v kako shranjujete dokaz, da ga revizor najde.
Imenovanje lastnika za posamezno obveznost težave razpršenega dokaza ne reši samodejno, vendar jo naredi vidno. Lastnik, ki ve, da je odgovoren, začne iskati dokaz, ki spada k njegovi nalogi, in pogosto odkrije, da je razpršen med več sistemi ali sodelavci. To je trenutek, ko razpršenost postane težava, ki jo je mogoče rešiti, namesto težave, ki ostane neopažena. Kaj lastništvo natančno pomeni in zakaj je ločeno od tega, kdo nalogo izvaja, je obravnavano v kdo je lastnik obveznosti.
Še ena točka, kjer se dokaz razdeli: obstoj politike ne pove nič o njeni izvedbi. Dokument, ki opisuje, kako naj bi proces potekal, ni dokaz, da proces res tako poteka. To zahteva drugačno vrsto dokaza, in sicer dokazljivo izvedbo: dnevnike, vzorčne preglede, poročila o odstopanjih. Razlika med tema dvema plastema dokaza in kako ju postavite drug ob drugega, je pojasnjena na kako dokažete, da je politika tudi praksa.
Za obvladljivost razpršenega dokaza je potreben fiksen pregled: za vsako obveznost lastnik, dokaz in kontrola, ki dokazuje, da proces deluje. Brez te strukture dokaz ostaja razpršen, dokler ga nekdo ne potrebuje, in takrat je pogosto že prepozno, da bi ga še popolno zbrali. Kako je tak pregled zgrajen in kaj kontrola v njem doda, je opisano na kaj je matrika kontrol.
Vprašanje, ali je organizacija pod nadzorom, se ne odgovori z izjavo, temveč z dokazom, ki je najden v pravem trenutku. Dokler je ta dokaz razpršen po oddelkih in sistemih, ki vsak hrani svoj del, na to vprašanje ni mogoče odgovoriti z gotovostjo. Združevanje lastnika, dokaza in kontrole za vsako obveznost je korak, ki to omogoči.
Zbiranje in vzdrževanje aktualnosti tega dokaza je samo po sebi tudi delo, razpršeno po mnogih majhnih nalogah: pridobivanje dokumentov, preverjanje različic, posodabljanje pregledov. Delovni scan podjetja FTE TO AI za vsako nalogo izračuna, kateri del tega je mogoče prevzeti z AI, tako da postane jasno, kateri del tega dela zmore avtomatizacija in kateri del še naprej zahteva človeško presojo.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.