Skupina z več entitetami redko ima eno mesto, kjer se dokazi o skladnosti zbirajo na enem mestu. Ena hčerinska družba vodi politiko v lokalnem sistemu kakovosti, druga na skupnem disku, tretja v glavi enega samega zaposlenega, ki že leta pripravlja isto poročilo. Dokler nihče ne vpraša, to deluje. V trenutku, ko revizor, nadzorni organ ali lastna uprava želi videti, iz česa je sestavljena obveznost in kako se izpolnjuje, se izkaže, da so dokazi razdrobljeni, zastareli ali prenosljivi samo ustno.
Dokument politike ni dokaz o skladnosti. Je namera. Dokaz je tisto, kar izkazuje, da je bila ta namera tudi izvedena: podpisan postopek, dnevnik opravljenih preverjanj, e-poštno sporočilo, v katerem je bilo odstopanje prijavljeno in obravnavano, poročilo, ki se ujema z osnovnimi podatki. Pri skupini z več entitetami vprašanje ni le, kaj je dokaz, temveč tudi, kje bi moral biti shranjen in kdo je zanj odgovoren. Brez tega odgovora naključje določa, kdo lahko dokaz najde, in to ni podlaga, na kateri bi uprava lahko izjavila, da ima organizacija nadzor.
Dokazi se razpršijo vzdolž linij, po katerih je razdeljena skupina sama: po entitetah, po državah, po funkcijah. Matična družba lahko sprejme politiko na ravni celotne skupine, medtem ko jo vsaka hčerinska družba izvaja in dokumentira na svoj način, ali pa je sploh ne dokumentira, ker lokalno nihče ne ve, da je to obvezno. K temu se prišteje še nacionalna raven. Ista evropska obveznost je lahko v posamezni državi urejena drugače, z lastnimi roki, lastnimi pristojnimi organi ali lastnimi dodatnimi zahtevami. Kar v eni državi šteje za zadosten dokaz, v drugi ne šteje. Kdor gleda le pravilo na ravni skupine, spregleda, da je katere nacionalne zahteve veljajo v Nemčiji drugo vprašanje kot katere nacionalne zahteve veljajo v Franciji, in da je zato treba dokaze tudi po državah zbirati in shranjevati različno.
Tudi funkcionalno se dokazi razpršijo. Pravna služba hrani pogodbe, finance hranijo poročila, kadrovska služba hrani zapise o usposabljanjih, in nihče od teh treh nima celotnega pregleda. Pri združitvi, prevzemu ali reorganizaciji ta težava naraste: dokazi, ki so bili pri eni entiteti, se ne preselijo samodejno, ko se odgovornost premakne.
Vprašanje, kdo mora znati najti dokaz, je povezano z vprašanjem, kdo je lastnik obveznosti. Pri skupini z več entitetami ta lastnik ni samodejno oseba, ki je najbližje temi; lahko je matična družba, lokalni direktor ali funkcija, ki je določena na ravni celotne skupine. Brez zapisanega odgovora na vprašanje kdo je lastnik obveznosti pri skupini z več entitetami nastane situacija, v kateri vsi domnevajo, da dokaze upravlja nekdo drug, vse do trenutka, ko se zanje vpraša in jih nihče ne more predložiti.
Revizor, ki zahteva dokaze, ne upošteva notranje organizacijske strukture skupine. Zahteva dokaz glede na obveznost, ne glede na oddelek, kjer je bil naključno shranjen. To pomeni, da mora biti način hranjenja dokazov ločen od tega, kje je dokaz naključno nastal. Kako to deluje v praksi in katere odločitve to zahteva, je opisano v kako hranite dokaze, da jih revizor najde pri skupini z več entitetami.
Druga oblika razdrobljenosti nastane, kadar se politika in praksa razidejo, ne da bi to kdo opazil. Dokument politike na ravni skupine se lahko v eni entiteti izvaja v celoti, v drugi pa obstaja le na papirju. Ta razlika je vidna šele, ko obstaja sistematičen način za ugotavljanje, da je bilo tisto, kar je bilo dogovorjeno, tudi izvedeno. To izkazovanje je poseben korak, ločen od določanja politike same, in je pojasnjeno v kako izkažete, da je politika tudi praksa pri skupini z več entitetami.
Za preprečitev, da bi vsaka entiteta razvila svojo lastno različico dokazov in odgovornosti, se pogosto uporablja preglednica, v kateri so obveznosti, lastniki in dokazi zbrani skupaj. Ta preglednica se v praksi imenuje control matrix, in njena zasnova določa, ali lahko skupina pozneje izkaže, kaj je bilo storjeno, ali lahko le prepove, kaj je bilo namenjeno. Izhodišča takšne matrike in razlog, zakaj ta pri skupini z več entitetami dobi drugačno obliko kot pri posameznem podjetju, so opisana na kaj je control matrix pri skupini z več entitetami.
Compliance Check združuje te sestavne dele: katere obveznosti veljajo, kdo je lastnik, kaj šteje kot dokaz in kateri control k temu spada. Ne kot nadomestilo za samo zakonodajo, temveč kot plast, ki pokaže, ali lahko uprava izkaže, da ima nadzor, tudi kadar so dokazi razpršeni po več entitetah in državah.
Zbiranje razpršenih dokazov je večinoma prepoznavno, ponovljivo delo: ugotavljanje, kje se dokument nahaja, preverjanje, ali je aktualen, povezovanje z ustrezno obveznostjo in lastnikom. To je prav vrsta naloge, za katero werkscan podjetja FTE TO AI izračuna, kolikšen delež lahko prevzame AI, tako da postane jasno, koliko zbiranja in urejanja dokazov ostaja ročno delo in koliko od tega je mogoče avtomatizirano dobaviti.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.