Skupina s více entitami má málokdy jedno místo, kde se sbíhají důkazy o dodržování předpisů. Jedna dceřiná společnost vede evidenci zásad v lokálním systému kvality, druhá na sdíleném disku, třetí v hlavě jednoho zaměstnance, který už léta sestavuje stejný report. Dokud se nikdo nezeptá, funguje to. V okamžiku, kdy auditor, orgán dohledu nebo samotné vedení chce vidět, z čeho se povinnost skládá a jak se dodržuje, se ukáže, že důkazy jsou rozdrobené, zastaralé nebo přenositelné jen ústně.
Dokument se zásadami není důkazem dodržování předpisů. Je to záměr. Důkaz je to, co dokazuje, že tento záměr byl také naplněn: podepsaný postup, deník provedených kontrol, e-mail, ve kterém byla odchylka nahlášena a vyřešena, report, který navazuje na podkladová data. U skupiny s více entitami nejde jen o otázku, co je důkazem, ale i o to, kde má být uložen a kdo za něj odpovídá. Bez odpovědi na tuto otázku rozhoduje náhoda, kdo důkaz umí najít, a to není základ, na kterém by vedení mohlo prohlásit, že má organizaci pod kontrolou.
Důkazy se rozptylují podél linií, podél kterých je rozdělena samotná skupina: podle entity, podle země, podle funkce. Matka může stanovit celoskupinovou politiku, zatímco každá dceřiná společnost ji provádí a dokumentuje svým vlastním způsobem, nebo ji nedokumentuje vůbec, protože nikdo na lokální úrovni neví, že je povinná. K tomu se přidává národní vrstva. Stejná evropská povinnost může být v jednotlivých zemích naplněna odlišně, s vlastními lhůtami, vlastními příslušnými orgány nebo vlastními doplňujícími požadavky. Co v jedné zemi platí jako dostatečný důkaz, neplatí v druhé. Kdo se dívá jen na celoskupinové pravidlo, přehlédne, že jaké národní nadstavby platí v Německu je jiná otázka než jaké národní nadstavby platí ve Francii, a že důkazy tedy musí být budovány a uchovávány odlišně podle jednotlivých zemí.
I funkčně se důkazy rozptylují. Právní oddělení uchovává smlouvy, finance uchovávají reporty, HR uchovává evidenci školení, a nikdo ze tří nemá úplný přehled. Při fúzi, akvizici nebo reorganizaci se tento problém zvětšuje: důkaz, který ležel u jedné entity, se automaticky nepřesune, když se odpovědnost přesune.
Otázka, kdo musí umět najít důkaz, souvisí s otázkou, kdo je vlastníkem povinnosti. U skupiny s více entitami není tímto vlastníkem automaticky osoba, která je tématu nejblíže; může to být matka, lokální ředitel, nebo funkce určená na úrovni celé skupiny. Bez zaznamenané odpovědi na otázku kdo je vlastníkem povinnosti u skupiny s více entitami vzniká situace, kdy si každý myslí, že důkaz správuje někdo jiný, až do okamžiku, kdy je o něj požádáno a nikdo ho nedokáže předložit.
Auditor, který si vyžádá důkaz, nebere ohled na vnitřní organizační strukturu skupiny. Žádá důkaz k povinnosti, ne k oddělení, kde je náhodou uložen. To znamená, že způsob, jakým se důkaz uchovává, musí být oddělen od místa, kde náhodou vznikl. Jak to v praxi funguje a jaké volby k tomu patří, je popsáno v jak uchováváte důkazy tak, aby je auditor našel u skupiny s více entitami.
Druhá forma rozdrobenosti vzniká, když se politika a praxe rozejdou, aniž by si to kdokoli všiml. Celoskupinový dokument se zásadami může být v jedné entitě plně uplatňován a v druhé existovat jen na papíře. Tento rozdíl je vidět jen tehdy, existuje-li systematický způsob, jak zjistit, že to, co bylo dohodnuto, bylo také provedeno. Toto prokazování je samostatný krok, oddělený od stanovení samotné politiky, a je vysvětleno v jak prokážete, že politika je i praxí u skupiny s více entitami.
Aby se zabránilo tomu, že si každá entita vytvoří vlastní verzi důkazů a odpovědnosti, pracuje se často s přehledem, ve kterém jsou povinnosti, vlastníci a důkazy uvedeny společně. Tento přehled se v praxi nazývá control matrix a jeho stavba rozhoduje o tom, zda skupina později dokáže prokázat, co bylo skutečně provedeno, nebo jen převyprávět, co bylo zamýšleno. Zásady takové matice, a proč u skupiny s více entitami nabývá jiné podoby než u jediného podniku, jsou popsány na stránce co je control matrix u skupiny s více entitami.
Compliance Check spojuje tyto součásti dohromady: jaké povinnosti platí, kdo je vlastníkem, co se počítá jako důkaz a jaká control k tomu patří. Nikoli jako náhrada samotné regulace, ale jako vrstva, která ukazuje, zda vedení dokáže prokázat, že má situaci pod kontrolou, i když jsou důkazy rozptýleny mezi více entitami a zeměmi.
Shromažďování rozptýlených důkazů je z velké části rozpoznatelná, opakovatelná práce: zjistit, kde se dokument nachází, ověřit, zda je aktuální, spojit ho se správnou povinností a vlastníkem. To je přesně ten typ úkolu, u kterého pracovní skenování FTE TO AI vypočítá, jakou část lze přenést na AI, aby bylo jasné, kolik ze sbírání a uspořádávání důkazů zůstává manuální práce a kolik z toho lze dodávat automatizovaně.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.