Monen yksikön ryhmällä on harvoin yksi paikka, jossa vaatimustenmukaisuuden näyttö kokoontuu yhteen. Yksi tytäryhtiö ylläpitää käytäntöjä paikallisessa laatujärjestelmässä, toinen jaetulla asemalla, kolmas yhden työntekijän päässä, joka on laatinut samaa raportointia vuosia. Kunhan kukaan ei kysy siitä, tämä toimii. Sillä hetkellä, kun auditoija, valvova viranomainen tai oma hallitus haluaa nähdä, mistä velvoite koostuu ja miten sitä noudatetaan, käy ilmi, että näyttö on pirstoutunut, vanhentunut tai välitettävissä vain suullisesti.
Käytäntöasiakirja ei ole näyttöä vaatimustenmukaisuudesta. Se on aikomus. Näyttö on se, mikä osoittaa, että aikomus on myös toteutettu: allekirjoitettu menettely, suoritettujen tarkastusten loki, sähköposti, jossa poikkeama on ilmoitettu ja seurattu, raportointi, joka täsmää taustalla olevaan dataan. Monen yksikön ryhmässä kysymys ei ole vain siitä, mikä on näyttöä, vaan myös siitä, missä sen kuuluisi sijaita ja kuka siitä on vastuussa. Ilman tätä vastausta sattuma määrää, kuka löytää näytön, eikä se ole perusta, jonka pohjalta hallitus voi todeta, että organisaatio on hallinnassa.
Näyttö hajautuu niitä linjoja pitkin, joita pitkin ryhmä itse on jakautunut: yksikön mukaan, maan mukaan, toiminnon mukaan. Emoyhtiö voi vahvistaa ryhmänlaajuisen käytännön, kun kukin tytäryhtiö toteuttaa ja dokumentoi sen omalla tavallaan, tai ei dokumentoi sitä ollenkaan, koska kukaan paikallisesti ei tiedä, että se on pakollista. Tämän päälle tulee kansallinen kerros. Sama eurooppalainen velvoite voidaan panna täytäntöön eri tavoin eri maissa, omilla määräajoillaan, omilla toimivaltaisilla viranomaisillaan tai omilla lisävaatimuksillaan. Se, mikä yhdessä maassa lasketaan riittäväksi näytöksi, ei kelpaa toisessa. Se, joka katsoo vain ryhmänlaajuista sääntöä, ei huomaa, että mitkä kansalliset lisävaatimukset koskevat Saksaa on eri kysymys kuin mitkä kansalliset lisävaatimukset koskevat Ranskaa, ja että näyttö on siksi rakennettava ja säilytettävä myös eri tavoin maakohtaisesti.
Myös toiminnallisesti näyttö hajautuu. Lakiasiat säilyttää sopimukset, talous säilyttää raportoinnin, HR säilyttää koulutusrekisterit, ja kenelläkään kolmesta ei ole täydellistä yleiskuvaa. Fuusiossa, yritysostossa tai uudelleenjärjestelyssä tämä ongelma kasvaa: näyttö, joka oli yhdessä yksikössä, ei automaattisesti siirry mukana, kun vastuu siirtyy.
Kysymys siitä, kenen on pystyttävä löytämään näyttö, liittyy kysymykseen siitä, kuka omistaa velvoitteen. Monen yksikön ryhmässä tämä omistaja ei automaattisesti ole aiheeseen lähinnä oleva henkilö; se voi olla emoyhtiö, paikallinen johtaja tai ryhmänlaajuisesti nimetty toiminto. Ilman kirjattua vastausta kysymykseen kuka omistaa velvoitteen monen yksikön ryhmässä syntyy tilanne, jossa kaikki olettavat, että joku muu hallinnoi näyttöä, kunnes sitä pyydetään ja kukaan ei pysty tuottamaan sitä.
Auditoija, joka pyytää näyttöä, ei huomioi ryhmän sisäistä organisaatiorakennetta. Hän pyytää näyttöä velvoitteesta, ei osastolta, jonne se on sattumalta tallennettu. Tämä tarkoittaa, että tavan, jolla näyttöä säilytetään, on oltava riippumaton siitä, missä se on sattumalta syntynyt. Miten tämä toimii käytännössä ja mitä valintoja siihen liittyy, on kuvattu artikkelissa miten säilytät näytön niin, että auditoija löytää sen monen yksikön ryhmässä.
Toinen pirstoutumisen muoto syntyy, kun käytäntö ja arki eriytyvät toisistaan kenenkään huomaamatta. Ryhmänlaajuinen käytäntöasiakirja voidaan yhdessä yksikössä toteuttaa täysimääräisesti ja toisessa se voi olla olemassa vain paperilla. Tämä ero näkyy vasta, kun on olemassa systemaattinen tapa todeta, että sovittu on myös toteutettu. Tämän osoittaminen on erillinen vaihe, riippumaton itse käytännön vahvistamisesta, ja se on selitetty artikkelissa miten osoitat, että käytäntö on myös arkea monen yksikön ryhmässä.
Jotta kukin yksikkö ei kehittäisi omaa versiotaan näytöstä ja vastuusta, käytetään usein yleiskuvaa, jossa velvoitteet, omistajat ja näyttö on koottu yhteen. Tätä yleiskuvaa kutsutaan käytännössä control matrixiksi, ja sen rakenne määrittää, pystyykö ryhmä myöhemmin osoittamaan, mitä on tehty, vai pystyykö se vain kertomaan jälkikäteen, mitä oli tarkoitus tehdä. Tällaisen matriisin lähtökohdat, ja miksi se saa monen yksikön ryhmässä erilaisen muodon kuin yksittäisessä yrityksessä, on kuvattu sivulla mikä on control matrix monen yksikön ryhmässä.
Compliance Check kokoaa nämä osat yhteen: mitkä velvoitteet ovat voimassa, kuka on omistaja, mikä lasketaan näytöksi ja mikä control siihen liittyy. Ei sääntelyn itsensä korvaajana, vaan kerroksena, joka tekee näkyväksi, pystyykö hallitus osoittamaan olevansa hallinnassa, myös kun näyttö on hajautunut useisiin yksiköihin ja maihin.
Hajautuneen näytön kokoaminen on suurelta osin tunnistettavaa, toistettavaa työtä: sen selvittämistä, missä asiakirja sijaitsee, sen tarkistamista, että se on ajan tasalla, sen liittämistä oikeaan velvoitteeseen ja omistajaan. Tämä on juuri se tehtävätyyppi, josta FTE TO AI:n työscan laskee, mikä osa on siirrettävissä AI:lle, jotta selviää, kuinka suuri osa näytön keräämisestä ja järjestämisestä pysyy manuaalisena työnä ja kuinka suuri osa siitä voidaan toimittaa automatisoituna.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.