Egy több entitásból álló csoportnak ritkán van egyetlen helye, ahol a megfelelés bizonyítéka összefut. Az egyik leányvállalat a szabályzatot egy lokális minőségrendszerben tartja nyilván, a másik egy megosztott meghajtón, a harmadiknál csak egyetlen alkalmazott fejében él, aki évek óta ugyanazt a jelentést készíti. Amíg senki nem kérdez rá, ez működik. Amint egy auditor, felügyeleti szerv vagy a saját vezetőség szeretné látni, miből áll egy kötelezettség, és hogyan tartják be azt, kiderül, hogy a bizonyíték szétaprózódott, elavult, vagy csak szóban adható tovább.
Egy szabályzati dokumentum nem bizonyítéka a megfelelésnek. Az egy szándék. A bizonyíték az, ami igazolja, hogy ezt a szándékot is végrehajtották: egy aláírt eljárás, egy elvégzett ellenőrzésekről szóló naplózás, egy e-mail, amelyben egy eltérést jelentettek és nyomon követtek, egy jelentés, amely megfelel az alapul szolgáló adatoknak. Egy több entitásból álló csoportnál a kérdés nem csak az, hogy mi számít bizonyítéknak, hanem az is, hogy hol kellene lennie, és ki felelős érte. E válasz hiányában a véletlen dönti el, ki találja meg a bizonyítékot, és ez nem alapja annak, hogy a vezetőség kijelenthesse, a szervezet ellenőrzött állapotban van.
A bizonyíték azok mentén a vonalak mentén szóródik szét, amelyek mentén egy csoport maga is fel van osztva: entitásonként, országonként, funkciónként. Egy anyavállalat megállapíthat egy csoportszintű szabályzatot, míg minden leányvállalat a saját módján hajtja végre és dokumentálja azt, vagy egyáltalán nem dokumentálja, mert lokálisan senki nem tudja, hogy ez kötelező. Erre rakódik rá a nemzeti szint. Ugyanaz az európai kötelezettség országonként eltérően lehet átültetve, saját határidőkkel, saját illetékes hatóságokkal vagy saját kiegészítő követelményekkel. Amit egy országban elegendő bizonyítéknak tekintenek, az egy másikban nem az. Aki csak a csoportszintű szabályra néz, elmulasztja, hogy milyen nemzeti kiegészítő szabályok érvényesek Németországban más kérdés, mint milyen nemzeti kiegészítő szabályok érvényesek Franciaországban, és hogy a bizonyítékot ezért országonként másképpen kell felépíteni és megőrizni.
Funkcionálisan is szétszóródik a bizonyíték. A jogi osztály szerződéseket őriz, a pénzügy jelentéseket, a HR képzési nyilvántartásokat, és a három közül senkinek nincs teljes áttekintése. Egy fúziónál, felvásárlásnál vagy átszervezésnél ez a probléma tovább nő: a bizonyíték, amely egy entitásnál volt, nem költözik automatikusan tovább, amikor a felelősség áthelyeződik.
Az a kérdés, hogy kinek kell tudnia megtalálni a bizonyítékot, összefügg azzal a kérdéssel, hogy ki a tulajdonosa egy kötelezettségnek. Egy több entitásból álló csoportnál ez a tulajdonos nem automatikusan az a személy, aki a témához legközelebb áll; lehet az anyavállalat, egy lokális igazgató, vagy egy csoportszinten kijelölt funkció. Anélkül, hogy rögzítve lenne a válasz arra, ki a tulajdonosa egy kötelezettségnek egy több entitásból álló csoportnál, olyan helyzet áll elő, amelyben mindenki azt feltételezi, hogy valaki más kezeli a bizonyítékot, mindaddig, amíg azt kérik, és senki nem tudja előállítani.
Egy bizonyítékot kérő auditor nem veszi figyelembe a csoport belső szervezeti felépítését. A kötelezettséghez tartozó bizonyítékot kéri, nem azt, amelyik éppen az osztálynál van tárolva, ahol véletlenül keletkezett. Ez azt jelenti, hogy a bizonyíték megőrzésének módja nem lehet függő attól, hol keletkezett véletlenül. Hogyan működik ez a gyakorlatban, és milyen döntések tartoznak ehhez, azt leírja hogyan őrizze meg a bizonyítékot úgy, hogy egy auditor megtalálja azt egy több entitásból álló csoportnál.
A szétaprózódás egy második formája akkor keletkezik, amikor a szabályzat és a gyakorlat eltér egymástól anélkül, hogy azt bárki észrevenné. Egy csoportszintű szabályzati dokumentumot az egyik entitás teljes mértékben alkalmazhat, míg a másiknál az csak papíron létezik. Ez a különbség csak akkor válik láthatóvá, ha van egy szisztematikus módja annak megállapítására, hogy amiben megegyeztek, azt is végrehajtották. Ennek bizonyítása egy külön lépés, elválasztva magától a szabályzat meghatározásától, és ismertetve van a hogyan bizonyítja, hogy a szabályzat is gyakorlat egy több entitásból álló csoportnál oldalon.
Annak elkerülésére, hogy minden entitás kifejlessze saját verzióját a bizonyítéknak és a felelősségnek, gyakran egy áttekintéssel dolgoznak, amelyben a kötelezettségek, tulajdonosok és bizonyítékok egymás mellett szerepelnek. Ezt az áttekintést a gyakorlatban control matrixnak nevezik, és annak felépítése határozza meg, hogy egy csoport később bizonyítani tudja-e, mit tettek, vagy csak elmondani tudja, mit szándékoztak tenni. Egy ilyen mátrix alapelvei, és hogy miért vesz fel más formát egy több entitásból álló csoportnál, mint egyetlen vállalatnál, le van írva a mi az a control matrix egy több entitásból álló csoportnál oldalon.
A Compliance Check összehozza ezeket az elemeket: mely kötelezettségek érvényesek, ki a tulajdonos, mi számít bizonyítéknak, és milyen control tartozik hozzá. Nem a szabályozás helyettesítéseként, hanem olyan rétegként, amely láthatóvá teszi, hogy egy vezetőség be tudja-e bizonyítani, hogy ellenőrzött állapotban van, akkor is, ha a bizonyíték több entitás és ország között szóródik szét.
A szétszórt bizonyíték összegyűjtése nagyrészt felismerhető, ismételhető munka: megállapítani, hol található egy dokumentum, ellenőrizni, hogy aktuális-e, összekapcsolni a megfelelő kötelezettséggel és tulajdonossal. Ez pontosan az a fajta feladat, amelyről az FTE TO AI munkaszkennere kiszámítja, mekkora rész vehető át AI által, hogy világossá váljon, mennyi marad kézi munka a bizonyíték összegyűjtéséből és rendezéséből, és mennyi automatizálva szolgáltatható.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.