Egy auditor, aki az igazolhatóságot ellenőrzi, egyszerű kérdést tesz fel: hol található a bizonyíték arra, hogy ezt a kötelezettséget teljesítették, és ki tudja ezt bemutatni. Egy entitás esetén ez még gyakran átlátható. Egy több telephellyel, leányvállalattal vagy országos szervezettel rendelkező csoportnál a bizonyíték szétszóródik rendszerek, mappák és emberek között, akik nem ismerik egymást. Ez nem feltétlenül rossz szabályzat jele. Gyakran csak azt jelzi, hogy senki nem rögzítette, hol kell a bizonyítéknak lennie, és ki felelős azért, hogy az ott is maradjon.
A bizonyíték nem a szabályzat dokumentuma maga. Egy auditor azt kéri, amiből kiderül, hogy a szabályzatot is alkalmazták: egy döntést, egy jóváhagyást, egy jelentést, egy eltérési naplót, egy e-mailt, amelyben egy felelős valamit megállapított. Az, hogy pontosan mi számít, kötelezettségenként és a folyamat pillanatától függően eltér. A mi számít bizonyítéknak egy kötelezettségnél oldalon részletesen kifejtve szerepel, hogy milyen bizonyítékformák tartoznak melyik típusú kötelezettséghez, és miért nem felel meg általában egy alkalmazás nélküli szándéknyilatkozat.
Egy több entitásból álló csoportnál a szétszóródás néhány kiszámítható helyen jelentkezik. Minden entitás vezethet saját nyilvántartást, saját rendszerben, saját dokumentum-elnevezéssel. Egy helyi vezető hozhatott olyan döntést, amelyet sehol nem rögzítettek központilag. Egy anyavállalat feltételezheti, hogy egy leányvállalat elrendezett valamit, anélkül, hogy ezt bármikor leellenőrizte volna. És egy nemzeti telephely olyan kiegészítő szabályok alá tartozhat, amelyeket a csoport egésze nem ismer, ezért az erre vonatkozó bizonyítékot egyáltalán nem gyűjtik. Amit az egyik országban előírnak, azt máshol nem feltétlenül kell, és ez fordítva is igaz: erre példák találhatók a milyen nemzeti kiegészítések vonatkoznak Németországban és milyen nemzeti kiegészítések vonatkoznak Franciaországban oldalakon. Aki csak az európai szabályra néz, elmulasztja azt a részt, amelyet lokálisan hozzáadtak, és így az ehhez tartozó bizonyítékot is.
A bizonyíték, amelyet senkihez nem rendelnek hozzá, általában nem lesz karbantartva, vagy elveszik, amint valaki funkciót vált. A megtalálhatóság ezért nem egy archívumrendszernél kezdődik, hanem annál a kérdésnél, ki a tulajdonosa minden kötelezettségnek: ki gondoskodik arról, hogy a bizonyíték létrejöjjön, ki tárolja azt, és ki tudja bemutatni, ha erre kérik. Egy több entitásból álló csoportnál ez ritkán egyetlen funkció az egész szervezet számára. Hogyan nézhet ki ez a felosztás, és miért nem elegendő általában egyetlen csoportszintű koordinátor, azt a ki a tulajdonosa egy kötelezettségnek egy több entitásból álló csoportnál oldal fejti ki.
Egy auditor, aki bizonyítékot keres, nem csak azt nézi, hogy egy kötelezettséget leírtak-e a szabályzatban, hanem hogy azt a szabályzatot is követték-e. Egy csoportnak lehet kiváló szabályzati dokumentuma a beszállítói értékelésről, míg a gyakorlatban csak az entitások egy része alkalmazta valaha azt a szabályzatot. A két szint közötti különbséget, és hogy hogyan teszi ezt láthatóvá, helyette elrejtve hagyva, a hogyan igazolja, hogy a szabályzat is gyakorlat egy több entitásból álló csoportnál oldal fejti ki részletesen. A bizonyíték, amely csak szabályzati szövegekből áll, egy auditor számára nem elégséges, függetlenül attól, mennyire alaposan írták meg a szabályzatot.
Ahhoz, hogy a bizonyíték megtalálható legyen több entitáson átívelően, segít, ha kötelezettségenként rögzítik: ki a tulajdonos, milyen bizonyítékot várnak, és melyik kontroll igazolja, hogy a folyamat megismételhető és nem egyetlen személytől függ. Ezek a három elem együtt olyan áttekintést alkotnak, amelyet egy vezetőség konzultálhat anélkül, hogy előbb minden entitásnál külön kellene érdeklődnie. Mit takar egy ilyen mátrix, és hogyan térhet el entitásonként anélkül, hogy elveszítené az összhangot, azt a mi az a kontrollmátrix egy több entitásból álló csoportnál oldal fejti ki.
A Compliance Check feltérképezi, mely kötelezettségek vonatkoznak a csoportra, ki a tulajdonosuk, milyen bizonyíték illik hozzájuk, és melyik kontroll igazolja, hogy a folyamat áll. Ez nem helyettesíti az auditot, és nem garantálja, hogy egy auditor elégedett lesz azzal, amit talál. Ez egy struktúra, amely biztosítja, hogy egy vezetőség tudja, hol kellene lennie a bizonyítéknak, még mielőtt valaki rákérdez.
Az eszköz jelenleg épül. Aki ezt szeretné használni, amint elérhető lesz, feliratkozhat a várólistára.
A bizonyíték rögzítése és karbantartása maga is munka: dokumentumok összegyűjtése, verziók ellenőrzése, áttekintések naprakészen tartása több entitáson át. Ennek a munkának egy része eléggé megismételhető ahhoz, hogy AI-val támogatható legyen. Az FTE TO AI munkaszkennere feladatonként kiszámítja, mely rész jön szóba erre, így egyértelművé válik, hol megy el az idő bizonyíték keresésére, és hol a tényleges értékelésére.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.