Audiitor, kes kontrollib tõendatavust, esitab lihtsa küsimuse: kus on tõend, et see kohustus on täidetud, ja kes saab seda näidata. Ühe üksuse puhul on see tavaliselt veel ülevaatlik. Grupi puhul, kus on mitu tegevuskohta, tütarettevõtet või riigiorganisatsiooni, jäävad tõendid laiali süsteemide, kaustade ja inimeste vahel, kes üksteist ei tunne. See ei ole tingimata halva poliitika tunnus. See on sageli lihtsalt tunnus, et keegi ei ole kirja panud, kus tõend peaks olema, ja kes on vastutav selle eest, et see seal ka jääks.
Tõend ei ole poliitikadokument iseenesest. Audiitor küsib, mis tõendab, et poliitikat on ka rakendatud: otsus, kinnitus, aruanne, kõrvalekaldelogi, e-kiri, milles vastutav isik on midagi tuvastanud. Mis täpselt loeb, erineb kohustuse ja protsessi hetke kaupa. Lehel mis loeb tõendina kohustuse puhul on välja töötatud, millised tõendivormid millise kohustuse tüübiga kaasnevad, ja miks kavatsusavaldus rakendamise puudumisel enamasti ei ole piisav.
Mitme üksusega grupi puhul tekib killustumine mitmes prognoositavas kohas. Igal üksusel võib olla oma haldus, oma süsteemis, oma dokumentide nimetamisviisiga. Kohalik direktor võib olla teinud otsuse, mis ei ole kusagil kesksel kohal kirja pandud. Emaettevõte võib eeldada, et tütarettevõte on midagi korraldanud, ilma seda kunagi üle küsimata. Ja rahvuslik tegevuskoht võib kuuluda täiendavate reeglite alla, mida grupp tervikuna ei tunne, mille tõttu tõendit selle kohta üldse ei koguta. Mis ühes riigis on kohustuslik, ei pea seda olema mujal, ja vastupidi: näiteid selle kohta leiate lehtedelt millised riiklikud täiendused kehtivad Saksamaal ja millised riiklikud täiendused kehtivad Prantsusmaal. Kes vaatab ainult Euroopa reeglit, jätab kahe silma vahele osa, mis on kohalikult lisatud, ja seega ka tõendi, mis sellega kaasneb.
Tõend, kellele kedagi ei määrata omanikuks, jääb enamasti kirja panemata, või läheb kaduma, kui kellegi töökoht muutub. Leitavus ei alga seetõttu arhiivisüsteemist, vaid küsimusest, kes on iga kohustuse omanik: kes tagab, et tõend tekib, kes säilitab seda, ja kes saab selle näidata, kui seda küsitakse. Mitme üksusega grupi puhul on see harva üks funktsioon kogu organisatsiooni jaoks. Kuidas selline jaotus välja näha võib, ja miks üksainus koordinaator grupi tasandil enamasti ei piisa, on kirjas lehel kes on kohustuse omanik mitme üksusega grupis.
Audiitor, kes otsib tõendit, ei vaata ainult, kas kohustus on poliitikas kirja pandud, vaid ka, kas seda poliitikat on ka järgitud. Grupil võib olla suurepärane poliitikadokument tarnijate hindamise kohta, samal ajal kui praktikas on vaid osa üksustest seda poliitikat kunagi rakendanud. Erinevus nende kahe kihi vahel, ja kuidas te selle erinevuse nähtavaks teete, mitte peidetuks jätate, on välja töötatud lehel kuidas te tõendate, et poliitika on ka praktika mitme üksusega grupi puhul. Tõend, mis koosneb ainult poliitikatekstidest, ei ole audiitorile piisav, olenemata sellest, kui hoolikalt poliitika on kirjutatud.
Tõendi leitavaks tegemiseks mitme üksuse üleselt aitab kohustuse kaupa kirja panna: kes on omanik, milline tõend on oodatud, ja milline kontroll tõendab, et protsess on korratav ja ei sõltu ühest inimesest. Need kolm elementi koos moodustavad ülevaate, mida juhatus saab kasutada ilma, et peaks esmalt igalt üksuselt järele küsima. Mida selline maatriks endast kujutab, ja kuidas see üksuste vahel erineda võib, kaotamata seotust, on kirjas lehel mis on kontrollimaatriks mitme üksusega grupi puhul.
Compliance Check kaardistab, millised kohustused grupile kehtivad, kes on nende omanik, milline tõend sobib ja milline kontroll tõendab, et protsess toimib. See ei ole auditi asendus, ega garantii, et audiitor on olemasolevaga rahul. See on struktuur, mis tagab, et juhatus teab, kus tõend peaks olema, enne kui keegi seda küsib.
Tööriist on ehitamisel. Kes soovib seda kasutada niipea kui see on saadaval, saab registreeruda ootenimekirja.
Tõendi kirja panemine ja säilitamine on ka iseenesest töö: dokumentide kogumine, versioonide kontrollimine, ülevaadete ajakohastamine mitme üksuse üleselt. Osa sellest töö on piisavalt korratav, et toetada seda tehisintellektiga. FTE TO AI töövahend arvutab ülesande kaupa välja, milline osa tööst selleks kvalifitseerub, nii et selgub, kus kulub aega tõendi otsimisele, ja kus selle tegelikule hindamisele.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.