Kontsernipoliitika ei ole tõend. See on kavatsus, mis on kehtestatud peakontori poolt ja mis parimal juhul on ka edastatud igale üksusele. Kas see on tegelikult toimunud ja kas poliitikat ka tegelikult rakendatakse, on hoopis teine küsimus kui see, kas poliitika olemas on. Juhatus, mis soovib tõendada, et ta on olukorra üle kontrolli all, peab suutma selle vahe ületada: näidata ei ainult seda, mis on otsustatud, vaid ka seda, mis praktikas toimub igas üksuses, mis jääb kohaldamisala piiresse.
Mitmest üksusest koosnevas kontsernis on poliitika tavaliselt kirjutatud tsentraalselt ja rakendatud detsentraalselt. See tähendab, et poliitika teksti ja tegeliku praktika vaheline vahe on suurem kui üksiku ettevõtte puhul. Tütarettevõte teises riigis, teise keelega, teise juhtkonnaga ja mõnikord teise raamatupidamistraditsiooniga, rakendab poliitikat nii, kuidas ta seda mõistab. See ei ole automaatselt vale, kuid see on midagi, mis tuleb eraldi kindlaks tehtvada. Juhatus, mis eeldab, et kontsernipoliitikat rakendatakse kõikjal identsel viisil, teeb eelduse, mida harva kontrollitakse enne, kui audiitor või järelevalveasutus seda küsib.
Poliitika on dokument. Tõend on midagi teist: tegevus, heakskiit, tuvastatud ja järgnevalt käsitletud kõrvalekalle, kontroll, mis on tegelikult teostatud ajal, mida on võimalik tuvastada. Mis loetakse tõendiks kohustuse puhul sõltub kohustuse laadist, kuid tuum on ikka sama: peab olema tõendatav, et midagi on toimunud, mitte ainult see, et see oleks pidanud toimuma. Mitme üksusega kontsernis muutub see vahetegemine teravamaks, kuna poliitika kirjutatakse ühes kohas ja tõend tuleb koguda hoopis mujalt.
Kõige sagedasem probleem ei ole see, et tõendit ei ole olemas, vaid see, et tõend on olemas, kuid hajutatud erinevate üksuste, süsteemide ja vastutajate vahel, ilma et kellelgi kontserni tasandil oleks ülevaadet. Kohalik kontroller on pidanud arvutustabelit, tütarettevõtte vastavusametnik on säilitanud e-kirju, väline audiitor on lõpetanud töökava, mida ei ole kuskil kesksel viisil salvestatud. Kus tõend läheb hajali on täpselt see muster: mitte tõendi puudumine, vaid puudumine kohast, kus tõend kokku tuleb. Mida suurem ja rahvusvahelisem kontsern, seda tugevam see muster on, lihtsalt seetõttu, et on rohkem kohti, kuhu midagi salvestada, ja rohkem inimesi, kes arvavad, et keegi teine peab sellest arvestust.
Selleks, et korraldada tõendatavust mitme üksuse ulatuses, on vajalik struktuur, mis fikseerib iga kohustuse kohta, kes mille eest vastutab, ka juhul, kui see üksuste vahel erineb. Mis on kontrollimaatriks kontsernis, kus on mitu üksust selgitab, milline selline maatriks välja näeb: iga kohustuse kohta omanik, sellega seotud tõend ja kontroll, mis näitab, et tõend on üle kontrollitud. Üksiku ettevõtte puhul on see maatriks ülevaatlik. Kontserni puhul korrutub igat rida üksuste arvuga, millele kohustus kehtib, ja see arv ei ole kaugeltki kõigile kontserni sees ühtemoodi selge.
Tõendatavus on tõendatavus alles siis, kui kontsernist väljapoole jääv isik saab seda jälgida. See võib olla väline audiitor, järelevalveasutus või uus juhatuse liige, kes peab eelmise olukorra üle võtma. Kuidas hoida tõendit nii, et audiitor selle leiab käsitleb just seda leitavust: mitte ainult seda, kas tõend on olemas, vaid ka seda, kas see on salvestatud viisil, mis on mõistetav isikule, kes ei tunne kontserni sisemist struktuuri. Mitme üksuse puhul on see lisakihiks keerukusele, kuna leitavus ei pea toimima ainult ühe üksuse sees, vaid ka üksuste vahel, nii et kontserni tasand saab näidata sidusat pilti, mitte üksikute toimikute kogumit.
Kontserni lisaraskus on see, et sama Euroopa kohustus võib riigi kaupa erinevalt välja kukkuda. Tütarettevõte Saksamaal võib kuuluda teistsuguse riikliku rakenduse alla kui tütarettevõte Prantsusmaal, ehkki aluseks olev Euroopa reegel on identne. Millised riiklikud lisanõuded kehtivad Saksamaal ja millised riiklikud lisanõuded kehtivad Prantsusmaal näitavad, kus see erinevus konkreetseks muutub. Kontsernipoliitika, mis on kirjutatud üksnes Euroopa teksti põhjal, ei kata seetõttu automaatselt seda, mida iga üksus peab kohalikult tõendama. Just siin jäävad paljud kontsernid üllatunuks: mitte peareegli, vaid selle alla jääva riikliku lisanõude tõttu.
Omanike, tõendite ja kontrollide kaardistamine mitme üksuse ulatuses on töö, mis suures osas koosneb sellise informatsiooni kogumisest, korrastamisest ja korduvast ajakohastamisest, mis juba kuskil olemas on. See on täpselt seesugune ülesanne, mille puhul FTE TO AI töökirjelduse skaneering uurib, milline osa on ülevõetav AI poolt, ülesande kaupa, ilma et see eeldaks midagi teie organisatsiooni tulemuse kohta.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.