Μια πολιτική ομίλου δεν αποτελεί απόδειξη. Είναι μια πρόθεση που έχει καθοριστεί από την έδρα και που, στις καλύτερες περιπτώσεις, έχει επίσης μεταφερθεί σε κάθε οντότητα. Το αν αυτό έχει συμβεί, και αν η πολιτική εφαρμόζεται πράγματι στην πράξη, είναι διαφορετικό ερώτημα από το αν η πολιτική υπάρχει. Ένα διοικητικό συμβούλιο που θέλει να αποδείξει ότι έχει τον έλεγχο, πρέπει να μπορεί να γεφυρώσει αυτή τη διαφορά: να δείξει όχι μόνο τι έχει αποφασιστεί, αλλά και τι συμβαίνει στην πράξη σε κάθε οντότητα που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής.
Σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες, η πολιτική συνήθως συντάσσεται κεντρικά και εφαρμόζεται αποκεντρωμένα. Αυτό σημαίνει ότι η απόσταση μεταξύ του κειμένου της πολιτικής και της πράξης στο πεδίο είναι μεγαλύτερη απ' ό,τι σε μία μόνο επιχείρηση. Μια θυγατρική σε άλλη χώρα, με άλλη γλώσσα, άλλη ομάδα διοίκησης και ενίοτε άλλη λογιστική παράδοση, εφαρμόζει την πολιτική όπως την κατανοεί η ίδια. Αυτό δεν είναι αυτόματα λάθος, αλλά είναι κάτι που πρέπει να διαπιστωθεί ξεχωριστά. Ένα διοικητικό συμβούλιο που υποθέτει ότι η πολιτική του ομίλου εφαρμόζεται πανομοιότυπα παντού, κάνει μια υπόθεση που σπάνια ελέγχεται μέχρι να τη ζητήσει ένας ελεγκτής ή μια εποπτική αρχή.
Η πολιτική είναι ένα έγγραφο. Η απόδειξη είναι κάτι διαφορετικό: μια δραστηριότητα, μια έγκριση, μια απόκλιση που έχει εντοπιστεί και παρακολουθηθεί, ένας έλεγχος που έχει όντως εκτελεστεί σε μια στιγμή που μπορεί να ανιχνευθεί. Τι μετράει ως απόδειξη σε μια υποχρέωση εξαρτάται από τη φύση αυτής της υποχρέωσης, αλλά ο πυρήνας είναι πάντα ο ίδιος: πρέπει να μπορεί να αποδειχθεί ότι κάτι έγινε, όχι μόνο ότι έπρεπε να γίνει. Σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες, αυτή η διάκριση γίνεται πιο έντονη, επειδή η πολιτική γράφεται σε ένα σημείο και η απόδειξη πρέπει να συγκεντρωθεί από ένα εντελώς διαφορετικό σημείο.
Το πιο συχνό πρόβλημα δεν είναι η απουσία απόδειξης, αλλά το ότι η απόδειξη υπάρχει, διασκορπισμένη σε διαφορετικές οντότητες, συστήματα και υπευθύνους, χωρίς κανείς σε επίπεδο ομίλου να έχει επισκόπηση. Ένας τοπικός controller έχει κρατήσει ένα υπολογιστικό φύλλο, ένας compliance officer μιας θυγατρικής έχει διατηρήσει email, ένας εξωτερικός ελεγκτής έχει ολοκληρώσει ένα πρόγραμμα εργασίας που δεν είναι αποθηκευμένο κεντρικά πουθενά. Πού διασκορπίζεται η απόδειξη είναι ακριβώς αυτό το μοτίβο: όχι η απουσία απόδειξης, αλλά η απουσία ενός σημείου όπου η απόδειξη συγκεντρώνεται. Όσο μεγαλύτερος και πιο διεθνής είναι ένας όμιλος, τόσο πιο έντονο γίνεται αυτό το μοτίβο, απλά επειδή υπάρχουν περισσότερα σημεία όπου κάτι μπορεί να καταγραφεί και περισσότεροι άνθρωποι που πιστεύουν ότι κάποιος άλλος το τηρεί.
Για να οργανωθεί η αποδεικτική δυνατότητα σε πολλές οντότητες, απαιτείται μια δομή που καταγράφει ανά υποχρέωση ποιος είναι υπεύθυνος για τι, ακόμη και αν αυτό διαφέρει ανά οντότητα. Τι είναι ένα control matrix σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες εξηγεί πώς φαίνεται μια τέτοια μήτρα: ανά υποχρέωση έναν ιδιοκτήτη, την απόδειξη που συνδέεται με αυτή την υποχρέωση και τον έλεγχο που αποδεικνύει ότι η απόδειξη έχει ελεγχθεί. Σε μία μόνο επιχείρηση, αυτή η μήτρα είναι εύκολα κατανοητή. Σε έναν όμιλο, κάθε γραμμή πολλαπλασιάζεται με τον αριθμό των οντοτήτων στις οποίες εφαρμόζεται η υποχρέωση, και αυτός ο αριθμός σπάνια είναι εξίσου σαφής για όλους εντός του ομίλου.
Η αποδεικτική δυνατότητα είναι αποδεικτική δυνατότητα μόνο όταν κάποιος εκτός του ομίλου μπορεί να την παρακολουθήσει. Αυτός μπορεί να είναι ένας εξωτερικός ελεγκτής, μια εποπτική αρχή, ή ένα νέο μέλος του διοικητικού συμβουλίου που πρέπει να παραλάβει την προηγούμενη κατάσταση. Πώς αποθηκεύετε την απόδειξη ώστε να τη βρίσκει ένας ελεγκτής αφορά αυτή την ανευρεσιμότητα: όχι μόνο αν η απόδειξη υπάρχει, αλλά αν είναι αποθηκευμένη με τρόπο κατανοητό για κάποιον που δεν γνωρίζει την εσωτερική δομή του ομίλου. Σε πολλές οντότητες, αυτό αποτελεί ένα επιπλέον επίπεδο πολυπλοκότητας, επειδή η ανευρεσιμότητα δεν πρέπει να λειτουργεί μόνο εντός μίας οντότητας, αλλά και μεταξύ οντοτήτων, έτσι ώστε το επίπεδο του ομίλου να μπορεί να παρουσιάσει μια συνεκτική εικόνα αντί για μια συλλογή διάσπαρτων φακέλων.
Μια επιπλέον πολυπλοκότητα σε έναν όμιλο είναι ότι η ίδια ευρωπαϊκή υποχρέωση μπορεί να διαμορφωθεί διαφορετικά ανά χώρα. Μια θυγατρική στη Γερμανία μπορεί να υπόκειται σε διαφορετική εθνική εφαρμογή απ' ό,τι μια θυγατρική στη Γαλλία, ακόμη και αν ο υποκείμενος ευρωπαϊκός κανόνας είναι πανομοιότυπος. Ποιες εθνικές πρόσθετες απαιτήσεις ισχύουν στη Γερμανία και ποιες εθνικές πρόσθετες απαιτήσεις ισχύουν στη Γαλλία δείχνουν πού αυτή η διαφορά γίνεται συγκεκριμένη. Μια πολιτική ομίλου που έχει γραφτεί μόνο με βάση το ευρωπαϊκό κείμενο, δεν καλύπτει επομένως αυτόματα αυτό που κάθε οντότητα πρέπει να αποδείξει τοπικά. Ακριβώς εκεί εκπλήσσονται πολλοί όμιλοι: όχι από τον κύριο κανόνα, αλλά από την εθνική πρόσθετη απαίτηση που βρίσκεται από κάτω.
Η χαρτογράφηση ιδιοκτητών, αποδείξεων και ελέγχων σε πολλές οντότητες είναι εργασία που αποτελείται σε μεγάλο βαθμό από τη συγκέντρωση, την οργάνωση και την επανειλημμένη ενημέρωση πληροφοριών που ήδη υπάρχουν κάπου. Αυτό είναι ακριβώς το είδος εργασίας για το οποίο η werkscan της FTE TO AI εξετάζει ποιο μέρος μπορεί να αναληφθεί από AI, ανά εργασία, χωρίς να υποθέτει τίποτα σχετικά με το αποτέλεσμα για τον οργανισμό σας.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.