Груповата политика не е доказателство. Тя е намерение, установено от централата, което, в най-добрия случай, е предадено и на всяко дружество. Дали това е станало и дали политиката действително се прилага, е друг въпрос от това дали политиката съществува. Управителен орган, който иска да докаже, че държи ситуацията под контрол, трябва да съумее да преодолее тази разлика: не само да покаже какво е решено, но и какво се случва на практика във всяко дружество, попадащо в обхвата.
При група с множество дружества политиката обикновено се пише централизирано и се изпълнява децентрализирано. Това означава, че разстоянието между текста на политиката и практиката на терена е по-голямо, отколкото при едно самостоятелно предприятие. Дъщерно дружество в друга държава, с друг език, друг управленски екип и понякога друга счетоводна традиция, прилага политиката така, както тя я разбира. Това не е автоматично грешно, но е нещо, което трябва да се установи отделно. Управителен орган, който приема, че груповата политика се прилага навсякъде еднакво, прави предположение, което рядко се проверява, докато одитор или регулаторен орган не го поиска.
Политиката е документ. Доказателството е нещо друго: дейност, одобрение, отклонение, което е забелязано и по което е предприето действие, проверка, която действително е извършена в момент, който може да се възстанови. Какво се счита за доказателство при задължение зависи от естеството на съответното задължение, но същността винаги е една и съща: трябва да е доказуемо, че нещо се е случило, не само че е трябвало да се случи. При група с множество дружества това разграничение става по-остро, защото политиката се пише на едно място, а доказателството трябва да се събира на съвсем друго място.
Най-често срещаният проблем не е липсата на доказателство, а фактът, че то съществува, разпръснато между различни дружества, системи и отговорници, без някой на групово ниво да има общ преглед. Местен контролер е поддържал таблица, служител по съответствие в дъщерно дружество е запазвал имейли, външен одитор е приключил работна програма, която никъде не е централно съхранена. Къде доказателството се разпилява описва точно този модел: не отсъствието на доказателство, а отсъствието на място, където доказателството се събира заедно. Колкото по-голяма и международна е групата, толкова по-силно се проявява този модел, просто защото има повече места, където нещо може да бъде записано, и повече хора, които мислят, че някой друг го поддържа.
За да се организира доказуемостта в множество дружества, е необходима структура, която за всяко задължение определя кой за какво носи отговорност, дори когато това се различава по дружества. Какво представлява матрицата за контроли при група с множество дружества обяснява как изглежда такава матрица: за всяко задължение - собственик, доказателството, свързано с това задължение, и контролът, който показва, че доказателството е проверено. При едно самостоятелно предприятие тази матрица е ясна и обозрима. При група всеки ред се умножава по броя дружества, за които задължението се прилага, а този брой рядко е еднакво ясен за всички в рамките на групата.
Доказуемостта е доказуемост само когато някой извън групата може да я проследи. Това може да бъде външен одитор, регулаторен орган или нов член на управителния орган, който трябва да поеме предишната ситуация. Как да съхранявате доказателства, така че одитор да ги намери разглежда именно тази намираемост: не само дали доказателството съществува, а дали е съхранено по начин, разбираем за човек, който не познава вътрешната структура на групата. При множество дружества това представлява допълнителен слой сложност, защото намираемостта трябва да работи не само в рамките на едно дружество, но и между дружествата, така че груповото ниво да може да покаже свързана картина, а не съвкупност от отделни досиета.
Допълнително усложнение при група е, че едно и също европейско задължение може да се проявява различно по държави. Дъщерно дружество в Германия може да попада под друго национално прилагане, отколкото дъщерно дружество във Франция, дори когато основното европейско правило е идентично. Кои национални допълнения важат в Германия и кои национални допълнения важат във Франция показват къде тази разлика се конкретизира. Групова политика, написана единствено на база европейския текст, следователно не покрива автоматично всичко, което всяко дружество трябва да докаже на местно ниво. Точно тук много групи биват изненадани: не от основното правило, а от националното допълнение, което стои отдолу.
Картографирането на собственици, доказателства и контроли в множество дружества е работа, която в голяма степен се състои от събиране, организиране и многократно поддържане на информация, която вече съществува някъде. Точно това е типът задача, за която работният анализ на FTE TO AI изследва каква част може да бъде поета от AI, за всяка задача поотделно, без да прави предположения за резултата за вашата организация.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.