Grupės politika nėra įrodymas. Tai ketinimas, nustatytas iš pagrindinės būstinės, kuris geriausiu atveju taip pat perduotas kiekvienai įmonei. Ar tai iš tikrųjų įvyko ir ar politika iš tikrųjų taikoma, yra kitas klausimas nei tas, ar politika egzistuoja. Valdyba, kuri nori įrodyti, kad ji viską kontroliuoja, turi sugebėti sujungti šį skirtumą: parodyti ne tik tai, kas buvo nuspręsta, bet ir tai, kas iš tikrųjų vyksta kiekvienoje įmonėje, kuriai taikoma ta aprėptis.
Grupėje su keliomis įmonėmis politika paprastai rašoma centralizuotai, o įgyvendinama decentralizuotai. Tai reiškia, kad atstumas tarp politikos teksto ir praktikos darbo vietoje yra didesnis nei vienoje įmonėje. Dukterinė įmonė kitoje šalyje, su kita kalba, kita vadovų komanda ir kartais kita apskaitos tradicija, taiko politiką taip, kaip ji tą politiką supranta. Tai nebūtinai yra klaida, tačiau tai reikia nustatyti atskirai. Valdyba, kuri daro prielaidą, kad grupės politika visur taikoma vienodai, daro prielaidą, kuri retai tikrinama, kol to nepaprašo auditorius ar priežiūros institucija.
Politika yra dokumentas. Įrodymas yra kas kita: veikla, patvirtinimas, nustatytas ir sutvarkytas nukrypimas, patikra, kuri iš tikrųjų atlikta momentu, kurį galima atsekti. Kas laikoma įrodymu vykdant pareigą priklauso nuo tos pareigos pobūdžio, tačiau esmė visada ta pati: turi būti įrodoma, kad kažkas iš tikrųjų įvyko, o ne tik tai, kad tai turėjo įvykti. Grupėje su keliomis įmonėmis šis skirtumas tampa ryškesnis, nes politika rašoma vienoje vietoje, o įrodymus reikia surinkti visiškai kitoje vietoje.
Dažniausiai pasitaikanti problema yra ne ta, kad įrodymų nėra, o ta, kad įrodymai egzistuoja, tačiau yra išsklaidyti tarp skirtingų įmonių, sistemų ir atsakingų asmenų, ir niekas grupės lygmeniu neturi bendro vaizdo. Vietinis kontrolierius vedė skaičiuoklę, dukterinės įmonės atitikties pareigūnas išsaugojo el. laiškus, išorės auditorius užbaigė darbo programą, kuri niekur centralizuotai nesaugoma. Kur įrodymai išsklaidomi yra būtent šis modelis: ne įrodymų nebuvimas, o vietos, kur įrodymai susijungtų, nebuvimas. Kuo grupė didesnė ir tarptautiškesnė, tuo šis modelis ryškesnis, tiesiog todėl, kad yra daugiau vietų, kur kažką galima užfiksuoti, ir daugiau žmonių, kurie mano, kad tai daro kažkas kitas.
Siekiant organizuoti įrodomumą keliose įmonėse, būtina struktūra, kuri kiekvienai pareigai nustato, kas už ką atsakingas, net jei tai skiriasi pagal įmonę. Kas yra kontrolės matrica grupėje su keliomis įmonėmis paaiškina, kaip tokia matrica atrodo: kiekvienai pareigai – savininkas, su ta pareiga susijęs įrodymas ir kontrolė, kuri parodo, kad įrodymas buvo patikrintas. Vienoje įmonėje tokia matrica yra aiški ir apžvelgiama. Grupėje kiekviena eilutė dauginasi iš įmonių, kurioms ta pareiga taikoma, skaičiaus, ir tas skaičius retai yra vienodai aiškus visiems grupės viduje.
Įrodomumas yra įrodomumas tik tada, kai kažkas iš išorės gali tai patikrinti. Tai gali būti išorės auditorius, priežiūros institucija arba naujas valdybos narys, kuris turi perimti ankstesnę situaciją. Kaip saugoti įrodymus, kad auditorius juos rastų yra apie tą randamumą: ne tik ar įrodymas egzistuoja, bet ar jis saugomas taip, kad būtų suprantamas žmogui, kuris nepažįsta grupės vidinės struktūros. Kai yra kelios įmonės, tai yra papildomas sudėtingumo lygis, nes randamumas turi veikti ne tik vienos įmonės viduje, bet ir tarp įmonių, kad grupės lygmuo galėtų parodyti nuoseklų vaizdą, o ne atskirų bylų rinkinį.
Papildoma komplikacija grupei yra tai, kad ta pati Europos pareiga skirtingose šalyse gali susiklostyti skirtingai. Dukterinei įmonei Vokietijoje gali būti taikomas kitas nacionalinis įgyvendinimas nei dukterinei įmonei Prancūzijoje, net jei pagrindinė Europos taisyklė yra identiška. Kokios nacionalinės antraštės taikomos Vokietijoje ir kokios nacionalinės antraštės taikomos Prancūzijoje parodo, kur šis skirtumas tampa konkretus. Todėl grupės politika, parašyta remiantis vien Europos tekstu, automatiškai nepadengia to, ką kiekviena įmonė turi įrodyti vietiniu lygmeniu. Būtent čia daug grupių ir nustebinama: ne pagrindine taisykle, o nacionaline antrašte, kuri yra po jos.
Savininkų, įrodymų ir kontrolių žemėlapio sudarymas keliose įmonėse yra darbas, kurį didžia dalimi sudaro informacijos, kuri jau kažkur egzistuoja, rinkimas, tvarkymas ir pakartotinis atnaujinimas. Tai tiksliai tas užduočių tipas, kurio dalį galima perleisti AI, tiria FTE TO AI darbo skenavimas, pagal kiekvieną užduotį, nedarant jokių prielaidų apie rezultatą jūsų organizacijai.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.