Grupė su keliomis įmonėmis susiduria su problema, kurios nepažįsta viena atskira įmonė: ta pati pareiga gali galioti keliose vietose vienu metu, kiekvienoje šalyje su nedideliais skirtumais, o įrodymas, kad ji vykdoma, dažnai atsiranda vietiniu lygmeniu. Kontrolės matrica yra būdas tai susisteminti: struktūra, kurioje kiekvienai pareigai nurodoma, kuri įmonė yra paveikta, kas yra savininkas, kokio įrodymo reikia ir kuri kontrolė patvirtina, kad procesas iš tikrųjų veikia. Ne ataskaita, o įrodomumo sluoksnis virš pagrindinio reguliavimo.
Sąrašas su pareigomis veikia vienai įmonei. Grupei su patronuojančia bendrove, dukterinėmis įmonėmis ir galbūt jungtinėmis veiklomis skirtingose šalyse sąrašas nebeveikia, nes ta pati Europos taisyklė kiekvienoje šalyje pasireiškia skirtingai. Tai, kas vienoje šalyje patenka žemiau tam tikros ribos, kitoje šalyje gali gauti kitokią kvalifikaciją, su kitokia ataskaitų teikimo pareiga ar kitokiu priežiūros režimu. Matrica užfiksuoja šią kombinaciją: pareiga × įmonė × šalis, kiekvienoje ląstelėje nurodant, kas yra savininkas ir kas laikoma įrodymu. Be šios struktūros kyla rizika, kad pareiga grupės lygmeniu bus laikoma įvykdyta, tuo tarpu dukterinė įmonė turi vietinį papildomą reikalavimą, kuris nebuvo įtrauktas.
Ląstelė matricoje, kurioje tik parašyta „įvykdyta“, nėra įrodymas. Įrodomumui reikalingi keturi elementai kiekvienai pareigai: savininkas, į kurį galima kreiptis, įrodymo dokumentas, patvirtinantis, kad pareiga įvykdyta, kontrolė, aprašanti, kaip tas procesas kartojamas, ir data, kada tai buvo paskutinį kartą nustatyta. Kas tiksliai skaičiuojama kaip įrodymo dokumentas, skiriasi pagal pareigos tipą; patvirtintas dokumentas, registruotas susitarimas ar aiškiai vykdomas procesas – visi trys gali atitikti reikalavimus, priklausomai nuo to, ko reikalauja taisyklė. Apžvalga apie kas skaičiuojama kaip įrodymas esant pareigai padeda išsiaiškinti šiuos keturis elementus prieš pildant matricą.
Grupėje su keliomis įmonėmis įrodymas retai atsiranda vienoje vietoje. Ataskaita rengiama grupės lygmeniu, tačiau pagrindiniai duomenys gaunami iš vietinių sistemų, patvirtinimas vyksta per vietinį direktorių, o dokumentas, kurį norėtų pamatyti auditorius, kartais yra pas dukterinę įmonę, kuri kasdien nedirba su grupės ataskaita. Šis išskaidymas nėra organizacijos trūkumas, tai yra pasekmė to, kaip veikia grupės: sprendimai priimami vietiniu lygmeniu, o atskaitomybė reikalaujama centralizuotai. Matrica, kuri to aiškiai neseka, praranda esmę. Paaiškinimas apie kur įrodymas tampa išskaidytas parodo, kokie išskaidymo tipai pasitaiko dažniausiai ir kodėl tai nėra automatiškai problema, kol įrodymas išlieka randamas.
Kontrolės matrica yra naudinga tik tada, kai žmogus, kuris kasdien su ja nedirba — naujas CFO, išorės auditorius, priežiūros institucija — gali per pagrįstą laiką rasti įrodymą. Tam reikia pastovios vietos, pastovaus pavadinimų suteikimo ir pastovios nuorodos iš matricos į pagrindinį dokumentą, o ne rinkinio el. laiškų ir atskirų failų, esančių skirtingose serverio vietose kiekvienoje šalyje. Paaiškinimas apie kaip saugoti įrodymus, kad auditorius juos rastų nagrinėja, ko tam reikia, nenurodant konkrečios programinės įrangos sistemos. Kas tiksliai reiškia savininkiškumas — kas gali pažymėti kurią pareigą kaip įvykdytą ir į ką kreipiamasi, jei kas nors nepavyksta — susijęs su klausimu kas yra pareigos savininkas, ir šis klausimas grupėje su keliomis įmonėmis tampa sudėtingesnis nei vienoje atskiroje įmonėje, nes savininkiškumas grupės lygmeniu ir įmonės lygmeniu gali skirtis.
Bendra tema grupei su keliomis įmonėmis yra tai, kad Europos taisyklė retai pasireiškia visur vienodai. Dukterinė įmonė Vokietijoje gali susidurti su kitokia riba, kitokia priežiūros institucija ar kitokiu terminu nei dukterinė įmonė Prancūzijoje, nors abi patenka pagal tą pačią Europos direktyvą. Tai nereiškia, kad matrica turi būti kuriama iš naujo kiekvienai šaliai, tačiau reiškia, kad kiekvienoje ląstelėje turi būti aiškiai nurodyta, kuri nacionalinė interpretacija taikoma. Apžvalga apie kokie nacionaliniai papildomi reikalavimai galioja Vokietijoje ir apie kokie nacionaliniai papildomi reikalavimai galioja Prancūzijoje parodo, kur šie skirtumai dažniausiai atsiranda, kad matrica nebūtų tyliai grindžiama vienu režimu visai grupei.
Matrica, kuri fiksuoja savininkiškumą, įrodymus ir kontrolę kiekvienai įmonei, vienu metu atskleidžia ir tai, kiek darbo iš tikrųjų reikia jos priežiūrai: kas renka įrodymus, kas juos tikrina, kas atnaujina matricą pasikeitus reguliavimui. Tai klausimas, kuris siekia toliau nei vien atitiktis. FTE TO AI darbo skenavimas apskaičiuoja pagal užduotį, kokią dalį šio darbo galima perduoti dirbtiniam intelektui, kad būtų aišku, kur žmonės vis dar reikalingi vertinimui ir savininkiškumui, ir kur įrodymų rinkimas ir tvarkymas yra kartojamas procesas, kurį galima automatizuoti.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.