Pareiga, kuri yra užrašyta popieriuje, dar nėra pareiga, kuri buvo įvykdyta. Tarp „mes turime politiką“ ir „mes parodome, kad kontroliuojame situaciją“ yra sluoksnis, kuris dažnai praleidžiamas: įrodymas. Ir ne kiekvienas dokumentas, kuris kažkur guli, laikomas įrodymu.
Politikos dokumentas apibūdina ketinimą. Jame nurodyta, ką organizacija norėtų daryti, o ne tai, kas iš tikrųjų įvyko. Auditorius ar priežiūros institucija klausia ne apie politiką, o apie jos rezultatą: ar rizikos vertinimas iš tikrųjų buvo atliktas, ar patvirtinimas buvo užfiksuotas, ar nukrypimas buvo pranešamas tuo momentu, kai jis atsirado. Kaip tas žingsnis nuo politikos prie praktikos tampa įrodomas, priklauso nuo pareigos tipo ir nuo to, kaip yra sudarytas procesas; kaip parodyti, kad politika taip pat yra praktika plačiau aptaria šį skirtumą.
Įrodymas yra pėdsakas, kuris fiksuoja veiksmą, sprendimą ar patikrą tuo momentu, kai jis įvyko, su data, vardu ir rezultatu. Elektroninis laiškas, kuriame pranešta apie riziką. Protokolo eilutė, kurioje valdyba priėmė sprendimą. Žurnalo failas, rodantis, kad patikra iš tikrųjų buvo atlikta, o ne tik kad ji buvo planuota. Pasirašytas tiekėjo pareiškimas. Bendras bruožas: vėliau galima atkurti, kas, ką ir kada padarė, be to, kad kam nors tektų viską iš naujo pasakoti.
Ar kažkas laikomas įrodymu, labai priklauso nuo pareigos, su kuria tai susijusi. Ataskaitų teikimo pareiga reikalauja kitokio pėdsako nei rūpestingumo pareiga, o rūpestingumo pareiga vėl reikalauja kažko kitokio nei pranešimo pareiga. Nėra fiksuoto sąrašo, kuris kiekvienai pareigai duotų tą pačią atsakymą; kas laikoma įrodymu, kyla iš pačios pareigos prigimties ir iš to, kas dėl to yra užfiksuota priežiūros institucijos.
Praktikoje įrodymai retai atsiranda vienoje vietoje. Rizikos vertinimas yra skaičiuoklėje pirmojoje linijoje. Patvirtinimas yra susirašinėjime el. paštu su vadovu. Galutinė patikra yra trečiosios šalies sistemoje. Kai pareigą reikia įrodyti, kažkam reikia šiuos tris pėdsakus surinkti iš naujo — ir tai ne visada pavyksta. Kuo organizacija tampa didesnė, kuo daugiau skyrių ji turi ar kuo daugiau su išorės šalimis dirba, tuo didesnė tikimybė, kad įrodymas guli vietoje, kurios niekas jau nebeprisimena. kur įrodymai tampa pasklidę aprašo dažniausiai pasitaikančius modelius: perdavimus tarp skyrių, sistemų pasikeitimus ir procesus, kurie patikėti išorės šaliai.
Įrodymas, kurio negali surasti kitas asmuo nei jo sukūrėjas, neveikia kaip įrodymas. Auditorius, naujas atitikties pareigūnas ar priežiūros institucija turi galėti sekti pėdsaką be to, kad prie jo sėdėtų pirminis autorius ir aiškintų. Tai kelia reikalavimus tam, kur įrodymas laikomas ir kaip jis yra pažymėtas: susietas su pareiga, su kuria jis susijęs, su data ir atsakingu asmeniu, vietoje, kuri nepriklauso nuo vieno žmogaus, kuris atsitiktinai dar dirba organizacijoje. kaip saugoti įrodymus, kad auditorius juos surastų plačiau aptaria šią sąrangą.
Kiekvienas įrodymo elementas priklauso pareigai, o kiekviena pareiga priklauso asmeniui, kuris galėtų paaiškinti, kodėl įrodymas yra pakankamas. Be šio ryšio susidaro dokumentų archyvas, apie kurį niekas jau nebežino, kokią pareigą jie turėjo įrodyti ar kas buvo atsakingas už jų kokybę. kas yra pareigos savininkas aprašo, kodėl šis priskyrimas nėra formalumas, o yra grandis, kuri padaro įrodymą naudingą tuo momentu, kai jo paklausiama.
Keturi elementai — pareiga, savininkas, įrodymas, kontrolė — turi būti susiję vienoje bendroje apžvalgoje, o ne pasklidę po skyrius ir sistemas. Ta apžvalga turi pavadinimą: kontrolės matrica (control matrix). Kas tiksliai yra šioje matricoje ir kaip ji sudaroma, aprašyta kas yra kontrolės matrica. Grupėje su keliais subjektais ar padaliniais skirtingose šalyse šis klausimas tampa sudėtingesnis, nes įrodymas viename lygmenyje automatiškai nėra galiojantis kitame lygmenyje; kas laikoma įrodymu esant pareigai grupėje su keliais subjektais konkrečiai aptaria šią situaciją.
Šiame puslapyje aprašoma, kas yra įrodymas ir kur kyla problemų, o ne tai, kokio konkrečiai įrodymo pakanka jūsų organizacijai. Tai priklauso nuo pareigos, sektoriaus ir šalies, kurioje yra įsteigtas subjektas — ir nuo to, kaip nacionaliniai teisės aktų leidėjai įgyvendino Europos taisyklę. csrdcompliance.net nurodo šį skirtumą, bet nepakeičia teisinės konsultacijos ir nesuteikia garantijos dėl rezultato priežiūros institucijoje.
Įrodymų nustatymas ir sutvarkymas reikalauja darbo: pėdsakų rinkimo, susiejimo su pareiga, žymėjimo, kad kitas asmuo juos surastų. Dalis šio darbo yra pasikartojantis ir vyksta pagal fiksuotą modelį, todėl jis tinka (dalinei) automatizacijai. FTE TO AI darbo skanavimas kiekvienai užduočiai apskaičiuoja, kokią jos dalį galėtų atlikti AI, kad būtų aišku, kur žmonės vis dar reikalingi vertinimui, ir kur įrodymų rinkimas ir tvarkymas gali būti paremtas. csrdcompliance.net Atitikties patikra (Compliance Check) yra kuriama; norintys apie tai gauti informaciją gali užsiregistruoti laukimo sąraše.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.