Pareiga, kuri egzistuoja popieriuje, bet neturi savininko, auditoriui neegzistuoja. Tai yra esmė to, kur daugelis organizacijų užstringa. Nustatyta ataskaitų teikimo pareiga, parašyta politika, tačiau klausimas, kas kasdien užtikrina, kad politika būtų vykdoma, ir kas gali įrodyti, kad tai vyksta, lieka be atsakymo. Be vardo, priskirto pareigai, nėra kontrolės, o be kontrolės nėra įrodomos atitikties.
Pareigos savininkas yra daugiau nei vardas organizacinėje schemoje. Tai reiškia, kad vienas asmuo arba viena funkcija yra atsakinga už tris dalykus: kad pareiga būtų įvykdyta, kad tai patvirtinantys įrodymai būtų užfiksuoti, ir kad šie įrodymai būtų surandami tuo momentu, kai kas nors jų paklausia. Savininkas, kuris tik žino, kad užduotis yra jo, bet negali parodyti, kas dėl to buvo užfiksuota, praktikoje nėra savininkas, o tik vardas sąraše.
Šis skirtumas yra tiksliai ta vieta, kur daugelis vidaus kontrolės sistemų nepasiteisina. Politika nustatoma valdybos lygmenyje, vykdymas vyksta padalinio lygmenyje, o šių dviejų dalykų sujungimas retai kada išreiškiamas aiškiai. Kaip tokį sujungimą galima padaryti ir kodėl politika ir praktika be šio sujungimo nutolsta viena nuo kitos, aprašyta kaip įrodyti, kad politika yra ir praktika.
Vienos organizacijos atveju pareigos savininkas dažniausiai vis dar randamas: yra vienas juridinis subjektas, viena valdyba, viena buhalterinių knygų sistema. Grupės su keliais subjektais atveju tai pasikeičia. Pareiga, kuri taikoma grupės lygmeniu, turi būti kažkur organizacijoje įvykdyta, ir tai galima daryti grupės lygmeniu, veiklos įmonės lygmeniu, arba paskirstyta keliems subjektams, kurių kiekvienas pateikia dalį informacijos.
Klausimas, kas yra savininkas, tuomet tampa struktūros klausimu: kuris subjektas konsoliduoja duomenis, kuris subjektas pateikia pagrindinius duomenis, ir kas yra atsakingas, jei viena iš šių grandinių trūksta. Šis klausimas grupės struktūrose kyla tiek dažnai ir tiek konkrečiai, kad jam skirtas atskiras aiškinimas: kas yra pareigos savininkas grupėje su keliais subjektais nagrinėja, kaip ta atsakomybė pasiskirsto ir kur šis pasiskirstymas nepavyksta.
Savininkystė ir įrodymai turėtų priklausyti kartu, tačiau praktikoje jie atsiskiria. Savininkas paskiriamas remiantis organizacine schema, tuo tarpu vykdymo įrodymai užfiksuojami kitur: el. laiške, skaičiuoklėje vietiniame diske, sistemoje, kuri naudojama tik vienoje veiklos įmonėje. Tas, kas turi atsiskaityti grupės lygmeniu, tuomet pirmiausia turi išsiaiškinti, kur yra įrodymai, kol galės parodyti, kad pareiga buvo įvykdyta.
Ši problema nėra atsitiktinė, ji yra struktūrinė kiekvienoje organizacijoje, kurią sudaro keli padaliniai. Tiksliai apie tai kalba kur įrodymai išsibarsto grupėje su keliais subjektais: kurios vietos organizacijoje sukuria įrodymus, kurių niekas centralizuotai nerenka, ir kodėl tai pastebima tik tuomet, kai auditorius to paklausia.
Ne kiekvienas pateiktas dokumentas auditoriui skaičiuojamas kaip įrodymas. Politikos dokumentas parodo, kad yra ketinimas, bet ne tai, kad tas ketinimas buvo įvykdytas. Valdybos posėdžio protokolas parodo, kad tema buvo aptarta, bet ne tai, kad sprendimas buvo įgyvendintas. Įrodymas turi turėti tiesioginę sąsają su pareiga, kurią jis turi pagrįsti: kas ką padarė, kada, ir kaip tai buvo užfiksuota.
Grupėje su keliais subjektais šis klausimas tampa sudėtingesnis, kadangi įrodymai gali kilti skirtingais lygmenimis, ir ne visi lygmenys turi vienodą įrodomąją galią. Kas konkrečiai toje situacijoje skaičiuojama kaip įrodymas, ir kodėl vieno subjekto įrodymas nėra automatiškai įrodymas visos grupės pareigai, išsamiai aptariama kas skaičiuojama kaip įrodymas dėl pareigos grupėje su keliais subjektais.
Savininkų sąrašas yra pradžios taškas, o ne sistema. Norint įrodomai turėti kontrolę, kiekviena pareiga turi būti susieta su savininku, su įrodymais, kuriuos šis savininkas pateikia, ir su kontrole, kuri nustato, ar tie įrodymai yra išsamūs ir aktualūs. Šis susiejimas dažnai užfiksuojamas kontrolės matricoje – apžvalgoje, kuri kiekvienai pareigai parodo, kas yra atsakingas ir kaip tai kontroliuojama. Kas tiksliai yra kontrolės matrica ir kodėl savininkų sąrašas be šios matricos audito metu nepasiteisina, aptariama kas yra kontrolės matrica.
Lygiai taip pat svarbus klausimas, kur šie įrodymai laikomi ir ar auditorius galės juos surasti be organizacijos pagalbos. Sistema, kuri priklauso nuo vieno darbuotojo žinių, nėra sistema, o rizika. Kaip įrodymus laikyti taip, kad jie liktų surandami, net kai grupę sudaro keli subjektai, aprašyta kaip laikyti įrodymus, kad auditorius juos rastų grupėje su keliais subjektais.
Savininkystės priskyrimas ir įrodymų sistemos sukūrimas yra darbas: apžvalgų sudarymas, dokumentacijos rinkimas, sekimas, kas ką pateikė. Dalis šio darbo yra pasikartojanti ir seka nustatytu modeliu, todėl ji tinkama palaikymui su AI. FTE TO AI darbo skenavimas apskaičiuoja pagal užduotį, kokią dalį šio darbo galima perimti, kad būtų matoma, kur žmonės tebėra reikalingi vertinimui, ir kur sistemos gali perimti įrodymų rinkimą ir tvarkymą.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.