Kohustus, mis eksisteerib paberil, kuid millel ei ole omanikku, ei eksisteeri audiitori jaoks. See on tuum, kus paljud organisatsioonid takerduvad. On tuvastatud aruandluskohustus, on kirjutatud poliitika, kuid küsimus, kes igapäevaselt hoolitseb selle eest, et poliitikat rakendatakse, ja kes saab tõendada, et see toimub, jääb vastuseta. Ilma nimeta kohustuse juures ei ole kontrolli, ja ilma kontrollita ei ole tõendatavat vastavust.
Kohustuse omanikuvastutus on rohkem kui nimi organisatsiooniskeemis. See tähendab, et üks isik või üks funktsioon vastutab kolme asja eest: et kohustus täidetakse, et selle täitmise tõendid dokumenteeritakse, ja et need tõendid on leitavad hetkel, kui keegi nende järele küsib. Omanik, kes teab vaid, et ülesanne kuulub tema alla, kuid ei suuda näidata, mis on sellest dokumenteeritud, on praktikas mitte omanik, vaid nimi nimekirjas.
See vahetegemine on täpselt see, kus paljud sisemised kontrollisüsteemid alt veavad. Poliitika kehtestatakse juhatuse tasandil, rakendamine toimub osakonna tasandil, ja neid ühendav seos jääb harva selgesõnaliselt sõnastatuks. Kuidas seda seost luua saab, ja miks poliitika ja praktika sellise seose puudumisel lahknevad, on kirjeldatud lehel kuidas tõendada, et poliitika on ka praktika.
Üksiku organisatsiooni puhul on kohustuse omanik enamasti veel leitav: on üks juriidiline üksus, üks juhatus, üks raamatupidamine. Mitme üksusega grupi puhul see muutub. Kohustus, mis kehtib grupi tasandil, tuleb organisatsioonis kusagil täita, ja see võib olla grupi tasandil, tütarettevõtte tasandil, või jaotatuna mitme üksuse vahel, kes igaüks tarnib osa teabest.
Küsimus, kes on omanik, muutub siis küsimuseks struktuurist: milline üksus konsolideerib andmed, milline üksus tarnib alusandmed, ja kes on vastutav, kui üks neist lülidest puudub. See küsimus tõusetub grupistruktuuride puhul nii sageli ja nii spetsiifiliselt, et sellele on olemas eraldi käsitlus: kes on kohustuse omanik mitme üksusega grupis käsitleb, kuidas see vastutus jaotub ja kus jaotus valesti läheb.
Omanikuvastutus ja tõendid käivad käsikäes, kuid praktikas lähevad need lahku. Omanik määratakse organisatsiooniskeema põhjal, samal ajal kui täitmise tõendid dokumenteeritakse mujal: e-kirjas, kohalikul kettal olevas tabelis, süsteemis, mida kasutab ainult üks tütarettevõte. Kes peab grupi tasandil aru andma, peab siis esmalt välja selgitama, kus tõendid asuvad, enne kui saab näidata, et kohustus on täidetud.
See probleem ei ole juhuslik, see on struktuurne igas organisatsioonis, mis koosneb mitmest osast. Just siin läheb edasi kus tõendid hajali lähevad mitme üksusega grupis: millised organisatsiooni kohad tekitavad tõendeid, ilma et keegi neid tõendeid keskselt koguks, ja miks see paistab silma vaid hetkel, kui audiitor nende järele küsib.
Mitte igasugune esitatud dokument ei loetud audiitori jaoks tõendiks. Poliitikadokument tõendab, et kavatsus on olemas, mitte, et see kavatsus on täidetud. Juhatuse koosoleku protokoll tõendab, et teemat on arutatud, mitte, et otsust on järgitud. Tõendil peab olema otsene seos kohustusega, mida see peab põhjendama: kes tegi mida, millal, ja kuidas see dokumenteeriti.
Mitme üksusega grupi puhul muutub see küsimus keerulisemaks, kuna tõendid võivad tekkida erinevatel tasanditel ja mitte igal tasandil on ühesugune tähenduslikkus. Mis konkreetselt sellises olukorras tõendiks loetakse, ja miks ühe üksuse tõend ei ole automaatselt grupi kohustuse tõend, on välja töötatud lehel mis loetakse tõendiks kohustuse puhul mitme üksusega grupis.
Omanike nimekiri on lähtepunkt, mitte süsteem. Tõendatava kontrolli tagamiseks peab iga kohustus olema seotud omanikuga, tõendiga, mille see omanik esitab, ja kontrolliga, mis tuvastab, kas see tõend on täielik ja ajakohane. Seda seost dokumenteeritakse sageli kontrollimaatriksis, ülevaates, mis näitab kohustuste kaupa, kes on vastutav ja kuidas seda kontrollitakse. Mida kontrollimaatriks täpselt tähendab, ja miks omanike nimekiri ilma selle maatriksita auditis vastu ei peab, käsitletakse lehel mis on kontrollimaatriks.
Sama tähtis on küsimus, kus see tõend säilitatakse, ja kas audiitor saab selle organisatsiooni abita üles leida. Süsteem, mis sõltub ühe töötaja teadmistest, ei ole süsteem, vaid risk. Kuidas tõendeid säilitada nii, et need jäävad leitavaks, ka kui grupp koosneb mitmest üksusest, on kirjeldatud lehel kuidas säilitada tõendeid, et audiitor need mitme üksusega grupis leiaks.
Omanikuvastutuse määramine ja tõendite korraldamine on töö: ülevaadete koostamine, dokumentatsiooni kogumine, ülevaate hoidmine sellest, kes mida on esitanud. Osa sellest töösfäärist on korduv ja järgib kindlat mustrit, mis muudab selle sobivaks AI toetuseks. FTE TO AI töövoo skaneering arvutab ülesande kaupa välja, kui suur osa sellest tööst on üle võetav, nii et muutub nähtavaks, kus inimesi on veel hindamiseks vaja, ja kus süsteemid saavad tõendite kogumise ja korrastamise üle võtta.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.