Üheettevõttelise struktuuri korral on küsimus, kes mille eest vastutab, tavaliselt kiiresti vastatav. Mitmest üksusest koosneva kontserni puhul — emaettevõte, tütarettevõtted, võib-olla ühisettevõte või üksus mõnes teises riigis — kaob see iseenesestmõistetavus. Kohustus võib olla kehtestatud kontserni tasandil, kuid täitmine lasub tütarettevõttel, kellele see kohustus pole kunagi selgesõnaliselt pandud. Või vastupidi: iga üksus arvab, et selle korraldab keegi teine.
Organisatsiooniskeem näitab, kes kellele aru annab. See ei näita, kes vastutab andmete esitamise eest, kes peab poliitika kohalikuks praktikaks tõlkima ja kes suudab tõendada, et see on tehtud. Need kolm ülesannet võivad langeda kolmele erinevale isikule või osakonnale, isegi ühe üksuse sees. Mitme üksuse puhul see probleem korrutub: samasugune kohustus võib riigis A lasuda finantsjuhil ja riigis B tegevusjuhil, kusjuures kontserni tasandil ei ole seda erinevust kusagil kirja pandud.
Sellele lisandub see, et mõned kohustused ei kehti ühtselt. Mida kontsern peab tõendama Euroopa õigusnormi alusel, kujuneb riigist riiki erinevaks, kui liikmesriigi õigusakt seda normi karmistab või teisiti sisustab. Kes soovib teada, millised on Saksamaal kehtivad täiendavad siseriiklikud nõuded või millised on Prantsusmaal kehtivad täiendavad siseriiklikud nõuded, näeb, et omanikuõigus ei ole ainult organisatoorne küsimus, vaid ka õiguslik: kohustus ise võib üksuste vahel erineda.
Omanikuõigus on tõendatav ainult siis, kui see on dokumenteeritud, mitte kui see on eeldatud. See tähendab: konkreetsele kohustusele on seotud nimi või ametikoht, on kirjeldus, mida see isik või osakond peab esitama, ja on jälg, mis näitab, et see on tegelikult toimunud. Sellise jälje puudumisel ei saa küsimusele „kes on siin omanik" kontrolli käigus vastata dokumendiga, vaid ainult eeldusega, mida keegi ei saa kontrollida.
Mis tegelikult loetakse tõendiks — poliitikadokument, kinnitus, andmestik, aruanne — on lahti kirjutatud lehel, mis kirjeldab, mis loetakse tõendiks kohustuse täitmisel. Mitmest üksusest koosneva kontserni puhul lisandub veel üks nõue: tõend peab olema jälgitav konkreetsele üksusele, kus kohustus tegelikult kehtib, mitte üksnes kontsernile tervikuna.
Üheettevõttelise organisatsiooni puhul asub tõend tavaliselt piiratud arvul kohtades. Kontserni puhul hajub see eraldi raamatupidamiste, eraldi IT-süsteemide, kohalike nõustajate ja üksteisega mitte suhtlevate meeskondade vahel. Teises riigis asuv tütarettevõte võib hoida tõendeid keeles ja süsteemis, millele emaettevõte juurde ei pääse. Kes peab kontserni tasandil tõendama, et kohustus on täidetud, peab teadma mitte ainult seda, et tõend olemas on, vaid ka täpselt, kus see asub ja kellel on sellele juurdepääs.
See killustatus on üks enim alahinnatud riske mitmest üksusest koosnevate kontsernide puhul ja on täpsemalt lahti kirjutatud lehel kus tõend hajub. Ilma tõendite asukoha kesksest ülevaatest on tõenäoline, et kohustus on paberil omistatud, kuid praktikas ei ole seda võimalik vajaduse tekkimisel põhjendada.
Kontsern võib kesksel tasandil kehtestada selge poliitika ja see võib siiski jääda kajastumata iga üksuse praktikas. Tütarettevõte võib poliitikat mitte tunda, tõlgendada seda valesti või järgida kohalikel põhjustel teistsugust töökorraldust. Erinevus kehtestatud poliitika ja kohaldatud poliitika vahel on täpselt see punkt, kus omanikuõigus muutub nähtavaks: kes vastutab selle lõhe tuvastamise eest ja kes peab suutma tõendada, et seda lõhet ei ole olemas või see on kaetud.
Kuidas see tõendatavus toimib kontserni struktuuri sees, on kirjeldatud lehel, mis selgitab, kuidas te tõendate, et poliitika on ka praktika mitmest üksusest koosnevas kontsernis. Vastus sõltub suuresti sellest, kuidas kontsern on korraldatud ja millised kohustused millisel tasandil kehtivad.
Üks viis omanikuõiguse, tõendite ja kontrolli kokku toomiseks on maatriks, kuhu on iga kohustuse juures kirja pandud, kes on omanik, mida tõendina oodatakse ja milline kontroll sellele rakendub. See ei ole õiguslik vahend ega garantii, et kõik on kaetud — see on struktuur, mis muudab nähtavaks, kus vastutus asub ja kus on veel lünk. Mida selline maatriks endast kujutab mitmest üksusest koosneva kontserni puhul, on kirjeldatud lehel mis on kontrollmaatriks mitmest üksusest koosneva kontserni puhul.
Omanikuõiguse määramine ja tõendite kogumine ei ole ainult organisatoorne küsimus, see on ka töö: keegi peab andmeid koguma, dokumente kontrollima, versioone jälgima ja aruandeid koostama, ikka ja jälle, üksuste kaupa. Kes soovib saada ülevaadet, milline osa neist korduvatest ülesannetest on AI-le üle antav ja milline osa jääb inimtööks, saab selle välja arvutada FTE TO AI töökoormuse skänniga.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.