Σε μια ενιαία επιχείρηση, η ερώτηση ποιος είναι υπεύθυνος για τι απαντάται συνήθως γρήγορα. Σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες — μητρική εταιρεία, θυγατρικές, ίσως μια κοινοπραξία ή μια οντότητα σε άλλη χώρα — αυτή η αυτονοητότητα εξαφανίζεται. Μια υποχρέωση μπορεί να έχει καθοριστεί σε επίπεδο ομίλου, αλλά η εκτέλεση να βρίσκεται σε μια θυγατρική εταιρεία η οποία ουδέποτε επιφορτίστηκε ρητά με αυτήν. Ή αντίστροφα: κάθε οντότητα πιστεύει ότι κάποια άλλη οντότητα το φροντίζει.
Ένα οργανόγραμμα δείχνει ποιος αναφέρεται σε ποιον. Δεν δείχνει ποιος είναι υπεύθυνος για την παροχή δεδομένων, ποιος πρέπει να μεταφράσει την πολιτική σε τοπική πράξη, και ποιος μπορεί να αποδείξει ότι αυτό έχει συμβεί. Αυτά τα τρία μπορεί να βρίσκονται σε τρία διαφορετικά πρόσωπα ή τμήματα, ακόμη και εντός μίας μόνο οντότητας. Με πολλές οντότητες, αυτό το πρόβλημα πολλαπλασιάζεται: η ίδια υποχρέωση μπορεί στη χώρα Α να βαρύνει τον Οικονομικό Διευθυντή και στη χώρα Β έναν επιχειρησιακό διευθυντή, χωρίς κανείς σε επίπεδο ομίλου να έχει καταγράψει αυτή τη διαφορά.
Επιπλέον, ορισμένες υποχρεώσεις δεν εφαρμόζονται ομοιόμορφα. Αυτό που ένας όμιλος πρέπει να αποδείξει βάσει ενός ευρωπαϊκού κανόνα, διαμορφώνεται διαφορετικά ανά χώρα όταν η εθνική νομοθεσία αυστηροποιεί ή ερμηνεύει διαφορετικά αυτόν τον κανόνα. Όποιος θέλει να μάθει ποιες εθνικές πρόσθετες απαιτήσεις ισχύουν στη Γερμανία ή ποιες εθνικές πρόσθετες απαιτήσεις ισχύουν στη Γαλλία, βλέπει επομένως ότι η ιδιοκτησία δεν είναι μόνο ένα οργανωτικό ζήτημα, αλλά και νομικό: η ίδια η υποχρέωση μπορεί να διαφέρει ανά οντότητα.
Η ιδιοκτησία είναι αποδεικτέα μόνο όταν έχει καταγραφεί, όχι όταν θεωρείται δεδομένη. Αυτό σημαίνει: ένα όνομα ή μια θέση συνδεδεμένη με μια συγκεκριμένη υποχρέωση, μια περιγραφή του τι πρέπει να παραδώσει αυτό το πρόσωπο ή τμήμα, και ένα ιχνηλάτιο που δείχνει ότι αυτό όντως συνέβη. Χωρίς αυτό το ιχνηλάτιο, η ερώτηση «ποιος είναι ο ιδιοκτήτης αυτού» δεν μπορεί σε έναν έλεγχο να απαντηθεί με ένα έγγραφο, αλλά μόνο με μια υπόθεση που κανείς δεν μπορεί να επαληθεύσει.
Το ζήτημα του τι πραγματικά μετράει ως απόδειξη — ένα έγγραφο πολιτικής, μια έγκριση, ένα σύνολο δεδομένων, μια αναφορά — αναλύεται στη σελίδα που περιγράφει τι μετράει ως απόδειξη σε μια υποχρέωση. Για έναν όμιλο με πολλές οντότητες ισχύει επιπλέον μια πρόσθετη απαίτηση: η απόδειξη πρέπει να είναι ανιχνεύσιμη έως την οντότητα όπου η υποχρέωση πραγματικά ισχύει, όχι μόνο έως τον όμιλο ως σύνολο.
Σε μια μεμονωμένη επιχείρηση, η απόδειξη βρίσκεται συνήθως σε περιορισμένο αριθμό σημείων. Σε έναν όμιλο, διασκορπίζεται σε ξεχωριστές διοικήσεις, ξεχωριστά συστήματα πληροφορικής, τοπικούς συμβούλους και ομάδες που δεν επικοινωνούν μεταξύ τους. Μια θυγατρική εταιρεία σε άλλη χώρα ενδεχομένως διατηρεί αποδείξεις σε γλώσσα και σύστημα που η μητρική εταιρεία δεν συμβουλεύεται. Όποιος πρέπει σε επίπεδο ομίλου να αποδείξει ότι μια υποχρέωση εκπληρώθηκε, πρέπει επομένως να γνωρίζει όχι μόνο ότι υπάρχει η απόδειξη, αλλά και πού ακριβώς βρίσκεται και ποιος έχει πρόσβαση σε αυτήν.
Αυτή η κατακερμάτιση είναι ένας από τους πιο υποτιμημένους κινδύνους σε ομίλους με πολλές οντότητες, και αναλύεται περαιτέρω στη σελίδα σχετικά με πού διασκορπίζεται η απόδειξη. Χωρίς μια κεντρική επισκόπηση του πού βρίσκεται ποια απόδειξη, υπάρχει πραγματικός κίνδυνος μια υποχρέωση να έχει ανατεθεί στα χαρτιά, αλλά στην πράξη να δεν μπορεί να τεκμηριωθεί τη στιγμή που αυτό χρειάζεται.
Ένας όμιλος μπορεί σε κεντρικό επίπεδο να καθορίσει μια σαφή πολιτική και ακόμα να μην τη βλέπει στην πράξη κάθε οντότητας. Μια θυγατρική εταιρεία μπορεί να μην γνωρίζει την πολιτική, να την ερμηνεύει λάθος, ή να ακολουθεί για τοπικούς λόγους διαφορετική μέθοδο εργασίας. Η διαφορά μεταξύ μιας καθορισμένης πολιτικής και μιας εφαρμοσμένης πολιτικής είναι ακριβώς εκεί όπου η ιδιοκτησία γίνεται ορατή: ποιος είναι υπεύθυνος για τον εντοπισμό αυτού του χάσματος, και ποιος πρέπει να μπορεί να αποδείξει ότι αυτό το χάσμα δεν υπάρχει ή έχει κλείσει.
Πώς λειτουργεί αυτή η τεκμηρίωση εντός μιας δομής ομίλου βρίσκεται στη σελίδα που εξηγεί πώς αποδεικνύετε ότι η πολιτική είναι επίσης πράξη σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες. Η απάντηση εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον τρόπο δόμησης του ομίλου και από το ποιες υποχρεώσεις ισχύουν σε ποιο επίπεδο.
Ένας τρόπος να φέρετε μαζί ιδιοκτησία, απόδειξη και έλεγχο είναι μια μήτρα στην οποία καταγράφεται ανά υποχρέωση ποιος είναι ο ιδιοκτήτης, ποια απόδειξη αναμένεται και ποιος έλεγχος βαρύνει αυτή. Αυτό δεν είναι νομικό εργαλείο ούτε εγγύηση ότι όλα καλύπτονται — είναι μια δομή που κάνει ορατό πού βρίσκεται η ευθύνη και πού υπάρχει ακόμη κενό. Τι σημαίνει μια τέτοια μήτρα σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες περιγράφεται στη σελίδα σχετικά με τι είναι μια μήτρα ελέγχου σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες.
Η ανάθεση ιδιοκτησίας και η συγκέντρωση αποδείξεων δεν είναι μόνο οργανωτικό ζήτημα, είναι επίσης εργασία: κάποιος πρέπει να συγκεντρώνει δεδομένα, να ελέγχει έγγραφα, να παρακολουθεί εκδόσεις και να συντάσσει αναφορές, ξανά και ξανά, ανά οντότητα. Όποιος θέλει να αποκτήσει εικόνα για ποιο μέρος αυτών των επαναλαμβανόμενων εργασιών μπορεί να αναληφθεί από AI και ποιο μέρος παραμένει ανθρώπινη εργασία, μπορεί να το υπολογίσει με τη σάρωση εργασίας (werkscan) της FTE TO AI.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.