Przy pojedynczym przedsiębiorstwie pytanie, kto za co odpowiada, jest zwykle szybko rozstrzygnięte. W grupie z wieloma podmiotami — spółką matką, spółkami zależnymi, może joint venture lub podmiotem w innym kraju — ta oczywistość zanika. Zobowiązanie może zostać ustalone na poziomie grupy, natomiast jego realizacja leży po stronie spółki zależnej, która nigdy nie została nim wyraźnie obarczona. Albo odwrotnie: każdy podmiot uważa, że to inny podmiot się tym zajmuje.
Schemat organizacyjny pokazuje, kto komu podlega. Nie pokazuje, kto jest odpowiedzialny za dostarczanie danych, kto musi przełożyć politykę na lokalną praktykę i kto może wykazać, że to się faktycznie stało. Te trzy elementy mogą leżeć u trzech różnych osób lub działów, nawet w ramach jednego podmiotu. Przy wielu podmiotach ten problem się mnoży: to samo zobowiązanie może w kraju A leżeć po stronie CFO, a w kraju B po stronie kierownika operacyjnego, bez tego, aby ktokolwiek na poziomie grupy tę różnicę zapisał.
Do tego dochodzi fakt, że niektóre zobowiązania nie obowiązują jednolicie. To, co grupa musi wykazać na podstawie przepisu europejskiego, wypada inaczej w każdym kraju, jeśli krajowe prawodawstwo zaostrza lub inaczej interpretuje ten przepis. Kto chce wiedzieć, jakie krajowe dodatki obowiązują w Niemczech lub jakie krajowe dodatki obowiązują we Francji, widzi więc, że własność to nie tylko pytanie organizacyjne, ale również prawne: samo zobowiązanie może różnić się w zależności od podmiotu.
Własność jest wykazywalna tylko wtedy, gdy została zapisana, a nie wtedy, gdy jest zakładana. Oznacza to: imię i nazwisko lub funkcja przypisana do konkretnego zobowiązania, opis tego, co ta osoba lub dział ma dostarczyć, oraz ścieżka, która pokazuje, że to się rzeczywiście stało. Bez takiej ścieżki pytanie „kto jest tego właścicielem” nie da się przy kontroli odpowiedzieć dokumentem, a jedynie założeniem, którego nikt nie może zweryfikować.
Pytanie, co faktycznie liczy się jako dowód — dokument polityki, zatwierdzenie, zbiór danych, raport — jest omówione na stronie opisującej, co liczy się jako dowód przy zobowiązaniu. W przypadku grupy z wieloma podmiotami obowiązuje dodatkowo jeszcze jedno wymaganie: dowód musi być możliwy do przypisania do podmiotu, w którym zobowiązanie faktycznie ma znaczenie, a nie tylko do grupy jako całości.
Przy pojedynczym przedsiębiorstwie dowody znajdują się zwykle w ograniczonej liczbie miejsc. W grupie ulegają rozproszeniu pomiędzy odrębne administracje, odrębne systemy IT, lokalnych doradców i zespoły, które nie komunikują się między sobą. Spółka zależna w innym kraju może przechowywać dowody w języku i systemie, do którego spółka matka nie ma wglądu. Kto na poziomie grupy musi wykazać, że zobowiązanie zostało wykonane, musi więc nie tylko wiedzieć, że dowód istnieje, ale również gdzie się dokładnie znajduje i kto ma do niego dostęp.
To rozproszenie jest jednym z najbardziej niedocenianych ryzyk w grupach z wieloma podmiotami i zostało dalej omówione na stronie o tym, gdzie dowody ulegają rozproszeniu. Bez centralnego przeglądu, gdzie znajduje się jaki dowód, realne jest ryzyko, że zobowiązanie na papierze zostało przypisane, ale w praktyce nie da się go uzasadnić w momencie, gdy jest to potrzebne.
Grupa może na poziomie centralnym ustalić wyraźną politykę i wciąż nie odnajdywać jej w praktyce każdego podmiotu. Spółka zależna może nie znać tej polityki, błędnie ją interpretować lub z lokalnych powodów stosować inny sposób postępowania. Różnica między ustaloną a stosowaną polityką jest właśnie tym miejscem, gdzie własność staje się widoczna: kto jest odpowiedzialny za zasygnalizowanie tej rozbieżności i kto musi być w stanie wykazać, że ta rozbieżność nie istnieje lub została usunięta.
Jak ta wykazywalność funkcjonuje w strukturze grupy, można znaleźć na stronie wyjaśniającej, jak wykazuje się, że polityka jest również praktyką w grupie z wieloma podmiotami. Odpowiedź w dużej mierze zależy od tego, jak grupa jest skonstruowana i jakie zobowiązania mają znaczenie na jakim poziomie.
Jednym ze sposobów, aby zebrać razem własność, dowody i kontrolę, jest matryca, w której dla każdego zobowiązania zapisuje się, kto jest jego właścicielem, jaki dowód jest wymagany i jaka kontrola na nim spoczywa. Nie jest to instrument prawny ani gwarancja, że wszystko jest objęte — jest to struktura, która pokazuje, gdzie leży odpowiedzialność i gdzie wciąż jest luka. To, czym taka matryca jest w przypadku grupy z wieloma podmiotami, opisano na stronie o tym, czym jest matryca kontroli w grupie z wieloma podmiotami.
Przypisanie własności i zbieranie dowodów to nie tylko pytanie organizacyjne, to również praca: ktoś musi zbierać dane, kontrolować dokumenty, śledzić wersje i opracowywać raporty, wciąż na nowo, dla każdego podmiotu. Kto chce zyskać wgląd w to, jaką część tych powtarzających się zadań może przejąć AI, a jaka część pozostaje pracą ludzką, może to obliczyć za pomocą skanu pracy FTE TO AI.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.