Vienos įmonės atveju klausimas, kas už ką yra atsakingas, dažniausiai atsakomas greitai. Grupėje su keliais subjektais — patronuojančia bendrove, dukterinėmis įmonėmis, galbūt bendra įmone ar subjektu kitoje šalyje — ši savaime suprantama tvarka pranyksta. Įsipareigojimas gali būti nustatytas grupės lygmeniu, tačiau jo vykdymas priklauso dukterinei įmonei, kuriai jis niekada nebuvo aiškiai priskirtas. Arba atvirkščiai: kiekvienas subjektas mano, kad tuo pasirūpina kitas subjektas.
Organizacinė schema parodo, kas kam atsiskaito. Ji neparodo, kas yra atsakingas už duomenų pateikimą, kas turi politiką pritaikyti vietiniam lygmeniui ir kas gali įrodyti, kad tai buvo padaryta. Šios trys funkcijos gali priklausyti trims skirtingiems asmenims ar padaliniams net vieno subjekto viduje. Kai yra keli subjektai, ši problema dauginasi: tas pats įsipareigojimas A šalyje gali priklausyti finansų direktoriui, o B šalyje — veiklos vadovui, ir niekas grupės lygmeniu šio skirtumo nėra užfiksavęs.
Be to, kai kurie įsipareigojimai netaikomi vienodai. Tai, ką grupė turi įrodyti pagal Europos taisyklę, kiekvienoje šalyje gali skirtis, kai nacionaliniai teisės aktai tą taisyklę sugriežtina arba interpretuoja kitaip. Tiems, kas norėtų sužinoti, kokie nacionaliniai papildomi reikalavimai taikomi Vokietijoje arba kokie nacionaliniai papildomi reikalavimai taikomi Prancūzijoje, tampa aišku, kad priklausomybė yra ne tik organizacinis, bet ir teisinis klausimas: pats įsipareigojimas gali skirtis pagal subjektą.
Priklausomybė yra įrodoma tik tada, kai ji yra užfiksuota, o ne tik prielaida. Tai reiškia: vardas ar pareigybė, priskirta konkrečiam įsipareigojimui, aprašymas, ką tas asmuo ar padalinys turi pateikti, ir pėdsakas, rodantis, kad tai buvo padaryta. Be tokio pėdsako, klausimas „kas už tai atsakingas“ patikrinimo metu negali būti atsakytas dokumentu — tik prielaida, kurios niekas negali patikrinti.
Klausimas, kas iš tikrųjų laikoma įrodymu — politikos dokumentas, patvirtinimas, duomenų rinkinys, ataskaita — nagrinėjamas puslapyje, kuriame aprašoma, kas laikoma įrodymu vykdant įsipareigojimą. Grupei su keliais subjektais taikomas papildomas reikalavimas: įrodymas turi būti susietas su subjektu, kuriam įsipareigojimas iš tikrųjų taikomas, o ne tik su grupe kaip visuma.
Vienos įmonės atveju įrodymai dažniausiai laikomi ribotame skaičiuje vietų. Grupėje jie išsklaidomi po atskiras apskaitos sistemas, atskiras IT sistemas, vietinius konsultantus ir komandas, kurios tarpusavyje nebendrauja. Dukterinė įmonė kitoje šalyje įrodymus gali laikyti kalba ir sistemoje, kurios patronuojanti bendrovė nenaudoja. Todėl tiems, kas grupės lygmeniu turi įrodyti, kad įsipareigojimas buvo įvykdytas, reikia žinoti ne tik tai, kad įrodymas egzistuoja, bet ir kur jis tiksliai yra ir kas prie jo turi prieigą.
Šis suskaidymas yra viena iš labiausiai nuvertintų rizikų grupėse su keliais subjektais, ir plačiau aprašoma puslapyje apie kur įrodymai išsklaidomi. Neturint centralizuoto vaizdo, kur koks įrodymas yra saugomas, kyla reali rizika, kad įsipareigojimas raštu yra priskirtas, bet praktiškai neįrodomas tuo momentu, kai to reikia.
Grupė centriniu lygmeniu gali nustatyti aiškią politiką ir vis tiek jos nematyti kiekvieno subjekto praktikoje. Dukterinė įmonė gali nežinoti politikos, ją neteisingai interpretuoti arba dėl vietinių priežasčių taikyti kitokią tvarką. Skirtumas tarp nustatytos politikos ir taikomos politikos yra tiksliai ta vieta, kur tampa akivaizdi priklausomybė: kas yra atsakingas už šio atotrūkio pastebėjimą ir kas turi galėti įrodyti, kad šio atotrūkio nėra arba jis buvo pašalintas.
Kaip šis įrodomumas veikia grupės struktūroje, aprašyta puslapyje, kuriame paaiškinama, kaip įrodyti, kad politika yra ir praktika grupėje su keliais subjektais. Atsakymas labai priklauso nuo to, kaip grupė yra organizuota ir kokie įsipareigojimai taikomi kuriame lygmenyje.
Vienas iš būdų sujungti priklausomybę, įrodymus ir kontrolę yra matrica, kurioje kiekvienam įsipareigojimui užfiksuojama, kas yra atsakingas, kokio įrodymo tikimasi ir kokia kontrolė jį užtikrina. Tai nėra teisinė priemonė ir nėra garantija, kad visa aprėpta — tai struktūra, kuri parodo, kur yra atsakomybė ir kur dar yra spraga. Kas tokia matrica reiškia grupei su keliais subjektais, aprašyta puslapyje apie kas yra kontrolės matrica grupėje su keliais subjektais.
Priklausomybės priskyrimas ir įrodymų rinkimas nėra vien organizacinis klausimas, tai yra ir darbas: kažkas turi rinkti duomenis, tikrinti dokumentus, sekti versijas ir rengti ataskaitas, kaskart iš naujo, kiekvienam subjektui. Tiems, kas norėtų sužinoti, kokią dalį šių pasikartojančių užduočių gali perimti dirbtinis intelektas ir kokia dalis lieka žmogaus darbu, tai galima apskaičiuoti naudojant FTE TO AI darbo krūvio skaičiuoklę.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.