Reikalavimo vykdymas retai patikimas vienam skyriui. Politiką rašo teisės skyrius, ją įgyvendina verslo padalinys, tikrina finansų skyrius, o kartais ją iš naujo įvertina išorinė šalis. Kiekvienas iš šių žingsnių palieka pėdsaką: dokumentą, el. laišką, patvirtinimą, žurnalo įrašą. Tas pėdsakas ir yra įrodymas. Problema kyla ne dėl to, kad įrodymų nėra, o dėl to, kad niekas tiksliai nežino, kur jie yra.
Dauguma organizacijų naudoja kelių sistemų kombinaciją, kurios nebuvo sukurtos šiam tikslui: intranetą politikai, HR sistemą mokymams, pirkimų sistemą tiekėjų deklaracijoms, pašto dėžutę korespondencijai su priežiūros institucija. Kiekviena sistema saugo savo dalį istorijos. Nė viena iš šių sistemų nerodo viso vaizdo. Tas, kuriam reikia įrodyti, kad reikalavimas įvykdytas, pirmiausia turi išsiaiškinti, kurioje sistemoje yra susijęs įrodymas, o tada – ar tas įrodymas dar aktualus.
Vienam subjektui tai jau yra iššūkis. Grupei su keliais subjektais, padaliniais ar šalimis problema auga proporcingai. Reikalavimas, kuris priskirtas grupės lygmeniu, dažnai turi būti pagrįstas lokaliai, ir atvirkščiai. Kas tai konkrečiai reiškia kas laikoma įrodymu vykdant reikalavimą grupėje su keliais subjektais, priklauso nuo to, kaip grupė struktūrizuota ir kuris subjektas teikia kokią ataskaitą. Tas pats klausimas apie pačią išsklaidymo problemą aptariamas kur įrodymai išsklaidomi grupėje su keliais subjektais, kur grupės struktūra pati tampa veiksniu.
Įrodymas, kuris egzistuoja, bet nėra randamas, patikrinimo metu funkcionuoja kaip įrodymas, kurio nėra. Auditorius, priežiūros institucija ar pati valdyba turi galėti patikrinti, kas už ką buvo atsakingas ir kur yra pagrindimas. Tam reikalinga fiksuota vieta kiekvienam reikalavimui, o ne paieška po skyrius tuo metu, kai užduodamas klausimas. Kaip tokia rasti galimybė praktiškai užtikrinama, aprašyta kaip saugoti įrodymus, kad auditorius juos rastų.
Atsakingojo paskyrimas kiekvienam reikalavimui automatiškai neišsprendžia išsklaidytų įrodymų problemos, tačiau padaro ją pastebimą. Atsakingasis, kuris žino, kad yra atsakingas, ieško su savo užduotimi susijusio įrodymo ir dažnai atranda, kad jis yra išsklaidytas po kelias sistemas ar kolegas. Tai yra momentas, kai išsklaidymas tampa problema, kurią galima išspręsti, o ne problema, kuri liekia nepastebėta. Kas tiksliai reiškia nuosavybę ir kodėl ji nepriklauso nuo to, kas užduotį vykdo, aptariama kas yra reikalavimo atsakingasis.
Kitas aspektas, kuriame įrodymai išsiskaido: politikos egzistavimas nieko nesako apie jos įgyvendinimą. Dokumentas, aprašantis, kaip turėtų vykti procesas, nėra įrodymas, kad procesas iš tikrųjų taip vyksta. Tam reikalingas kitos rūšies įrodymas, būtent įrodomas vykdymas: žurnalai, atrankinės patikros, nukrypimų ataskaitos. Šių dviejų įrodymų sluoksnių skirtumas ir tai, kaip juos sudėti vieną prie kito, paaiškinta kaip įrodyti, kad politika yra ir praktika.
Kad išsklaidyti įrodymai būtų valdomi, reikalinga fiksuota apžvalga: kiekvienam reikalavimui – atsakingasis, įrodymas ir kontrolė, kuri parodo, kad procesas veikia. Be tokios struktūros įrodymai lieka išsklaidyti tol, kol kam nors jų prireikia, ir tuomet dažnai jau vėlu juos surinkti pilnai. Kaip tokia apžvalga sudaryta ir ką prie jos prideda kontrolė, aprašyta kas yra kontrolės matrica.
Klausimas, ar organizacija turi situaciją kontroliuojamą, atsakomas ne pareiškimu, o įrodymu, kurį galima rasti tinkamu momentu. Kol tas įrodymas yra išsklaidytas po skyrius ir sistemas, kurios kiekviena saugo savo dalį, į šį klausimą negalima atsakyti su tikrumu. Atsakingojo, įrodymo ir kontrolės sujungimas kiekvienam reikalavimui yra žingsnis, kuris tai padaro galimą.
To įrodymo rinkimas ir aktualumo palaikymas patys savaime yra darbas, išsklaidytas po daugybę mažų užduočių: dokumentų prašymas, versijų tikrinimas, apžvalgų atnaujinimas. FTE TO AI darbo skanavimas (werkscan) apskaičiuoja kiekvienai užduočiai, kokią jos dalį galima perduoti AI, kad būtų aišku, kurią šio darbo dalį gali atlikti automatizacija, o kuriai vis tiek reikės žmogaus atliekamo įvertinimo.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.