Grupė, kurią sudaro kelios įmonės, retai turi vienintelį atsakymą į klausimą, kas už ką atsakingas. Patronuojanti bendrovė teikia ataskaitas, tačiau duomenys atsiranda dukterinėse įmonėse, jungtinėse veiklose ar užsienio padaliniuose. Kai valdybai reikia parodyti, kad pareiga įvykdyta, iškyla klausimas, kas tiksliai laikoma tokio įvykdymo įrodymu ir kur tas įrodymas šiuo metu yra.
Metinė ataskaita ar tvarumo ataskaita rodo rezultatą, ne procesą. Valdybai, kuri siekia turėti kontrolę, svarbus ne tik galutinis rezultatas, bet ir kelias, kuris prie jo atvedė: kas pateikė duomenis, kokiu pagrindu, su kokiu patvirtinimu ir kada. Vienos įmonės atveju tą kelią dažniausiai galima atsekti vieno padalinio ribose. Grupės atveju šis kelias eina per kelias sistemas, kalbas ir atsakomybės sritis, todėl klausimas, kas laikoma įrodymu, tampa mažiau savaime suprantamas, nei skamba.
Duomenys apie energijos suvartojimą, personalą, tiekėjus ar riziką dažniausiai atsiranda vietoje, toje įmonėje, kurioje faktiškai vyksta veikla. Iš ten jie konsoliduojami grupės lygmenyje. Šiame perėjime iš vietinio į centralizuotą lygmenį įrodymas lengvai atsiskiria nuo savo kilmės: skaičius atsiduria skaičiuoklėje, ir jau nebeįmanoma nustatyti, kuris padalinys jį pateikė ar kokia prielaida jame užkoduota. Kas norėtų sužinoti, kur įrodymai išsibarsto grupėje su keliomis įmonėmis, pastebės, kad tai dažniausiai vyksta sistemų sandūrose, ne pačios sistemos viduje.
Visai grupei taikomas politikos dokumentas aprašo normą, ne veiksmą. Auditorius ar priežiūros institucija, klausianti, ar pareiga įvykdyta, faktiškai klausia, ar politika buvo pritaikyta ir ar tai galima įrodyti kiekvienoje įmonėje atskirai. Centralizuotai priimtas politikos dokumentas mažai pasako apie tai, ar kitoje šalyje veikianti dukterinė įmonė šią politiką tikrai įgyvendino. Kaip šis žingsnis nuo normos iki praktikos padaromas įrodomas, aprašyta puslapyje apie kaip įrodyti, kad politika taip pat yra praktika grupėje su keliomis įmonėmis.
Įrodymas, kurio niekas nelaiko savo užduotimi, nėra tvarkomas, todėl ir nesurandamas tuo metu, kai jo reikia. Grupėje su keliomis įmonėmis klausimas, kas yra pareigos savininkas, yra todėl lygiai taip pat svarbus, kaip klausimas, ką reikia įrodyti. Nesant paskirto savininko kiekvienai pareigai, kyla rizika, kad įrodymai renkami keliose vietose vienu metu arba niekur. Puslapyje apie kas yra pareigos savininkas grupėje su keliomis įmonėmis aprašyta, kaip toks priskyrimas siejasi su grupės struktūra.
Dokumentas, kuris kažkur laikomas, ne automatiškai yra dokumentas, kurį auditorius taip pat suranda. Kai yra kelios įmonės, su savomis sistemomis ir savais archyvavimo įpročiais, atstumas tarp saugojimo ir surandamumo dažnai yra didesnis, nei manoma grupės lygmenyje. Ši tema, kaip įrodymai saugomi taip, kad juos būtų galima rasti reikiamu metu, aptariama puslapyje apie kaip saugoti įrodymus, kad auditorius juos rastų grupėje su keliomis įmonėmis.
Papildomas sudėtingumo lygis: ta pati europinė pareiga skirtingose šalyse gali būti įgyvendinta skirtingai. Tai, kas vienoje šalyje laikoma pakankamu įrodymu, kitoje šalyje netinka, nes nacionalinis įstatymų leidėjas prie europinio pagrindo pridėjo savus reikalavimus. Grupei, turinčiai padalinius keliose šalyse, tai reiškia, kad viena įrodymų standartas ne visur savaime galioja. Vienas pavyzdys, kaip tokia nacionalinė antraštė atrodo, aprašytas puslapyje apie kokios nacionalinės antraštės galioja Vokietijoje.
Gundoma matyti įrodymą kaip tai, kas kaupiama: kuo daugiau dokumentų, tuo stipresnė padėtis. Valdybai, kuri turi parodyti, kad turi kontrolę, struktūra yra svarbesnė nei kiekis. Kiekvienai pareigai svarbu, kas yra savininkas, koks įrodymas su ja susijęs ir kuri kontrolė patvirtina, kad šis įrodymas yra taip pat aktualus ir patikimas. Be šio ryšio tarp pareigos, savininko, įrodymo ir kontrolės, dokumentų rinkinys tik tuo ir tampa: rinkiniu, ne įrodomumu. Kaip šis ryšys užfiksuojamas, aprašyta puslapyje apie kas yra kontrolės matrica grupėje su keliomis įmonėmis.
Suvokti, kas valdo kokį įrodymą, kur tas įrodymas atsiranda ir kaip jis lieka surandamas, yra darbas, kurį didžiąja dalimi sudaro esamos informacijos rikiavimas. Dalis šio rikiavimo darbo, tokia kaip duomenų atsekimas iki šaltinio ar trūkstamų grandžių identifikavimas, tinka atlikti su DI pagalba. FTE TO AI teikia darbo analizę, kuri kiekvienai užduočiai apskaičiuoja, kokią darbo dalį galima perkelti dirbtiniam intelektui; kas norėtų sužinoti, kiek įrodymų ir įrodomumo darbo grupėje tam tinka, ras čia atspirties tašką.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.