Skupina s více entitami má jen zřídka jednu jasnou odpověď na otázku, kdo je za co odpovědný. Materská společnost podává zprávy, ale údaje vznikají u dceřiných společností, joint ventures nebo zahraničních poboček. Jakmile musí vedení prokázat, že povinnost byla splněna, vzniká otázka, co přesně se za to považuje za důkaz a kde se tento důkaz v danou chvíli nachází.
Výroční zpráva nebo zpráva o udržitelnosti ukazuje výsledek, ne proces. Pro vedení, které chce mít věci pod kontrolou, se nepočítá jen konečný výsledek, ale i cesta k němu: kdo dodal údaje, na základě jakého zdroje, s jakým schválením a v jakém okamžiku. U jediné entity se tato cesta obvykle nachází v rámci jednoho oddělení. U skupiny prochází tato cesta více systémy, jazyky a odpovědnostmi, a proto je otázka, co se počítá jako důkaz, méně samozřejmá, než na první pohled zní.
Údaje o spotřebě energie, personálu, dodavatelích nebo rizicích obvykle vznikají lokálně, u entity, kde se daná věc skutečně odehrává. Odtud se konsolidují na úroveň skupiny. Při tomto pohybu z lokální na centrální úroveň se důkaz snadno odpojí od svého původu: číslo se objeví v tabulce, aniž by bylo možné dohledat, která pobočka je dodala nebo jaký předpoklad je do něj zapracován. Kdo chce přesně vědět, kde se důkaz ztrácí u skupiny s více entitami, zjistí, že se to obvykle děje na přechodech mezi systémy, ne uvnitř samotného systému.
Celosskupinový dokument politiky popisuje normu, ne konkrétní čin. Auditor nebo dohledový orgán, který se ptá, zda byla povinnost splněna, se ve skutečnosti ptá, zda byla politika také uplatněna a zda je to prokazatelné pro každou entitu. Centrálně schválený dokument politiky mnoho neříká o tom, zda dceřiná společnost v jiné zemi tuto politiku skutečně uplatnila. Jak lze tento krok od normy k praxi prokázat, je popsáno na stránce o tom, jak prokážete, že politika je také praxí u skupiny s více entitami.
Důkaz, který nikdo nepovažuje za svou úlohu, se neudržuje, a proto se ani nenajde v okamžiku, kdy je potřeba. U skupiny s více entitami je proto otázka, kdo je vlastníkem povinnosti, stejně důležitá jako otázka, co je třeba prokázat. Bez určeného vlastníka pro každou povinnost vzniká riziko, že se důkaz shromažďuje na více místech najednou, nebo vůbec nikde. Na stránce o tom, kdo je vlastníkem povinnosti u skupiny s více entitami je popsáno, jak se toto přiřazení vztahuje ke struktuře skupiny.
Dokument, který je někde uložen, není automaticky dokumentem, který auditor také najde. U více entit, s vlastními systémy a vlastními zvyklostmi archivace, je vzdálenost mezi uchováváním a dohledáním často větší, než se na úrovni skupiny předpokládá. Toto téma, jak se důkaz uchovává tak, aby byl ve správný okamžik dohledatelný, je rozpracováno na stránce o tom, jak uchováváte důkaz tak, aby ho auditor našel u skupiny s více entitami.
Další vrstva složitosti: stejná evropská povinnost může být v každé zemi zavedena jinak. Co v jedné zemi platí jako dostatečný důkaz, v jiné zemi nestačí, protože národní zákonodárce k evropskému základu přidal vlastní požadavky. Pro skupinu s pobočkami ve více zemích to znamená, že jeden standard důkazu automaticky nemusí platit všude. Příklad toho, jak takový národní přídavek vypadá, je popsán na stránce o tom, jaké národní přídavky platí v Německu.
Je lákavé vnímat důkaz jako něco, co se sbírá: čím víc dokumentů, tím silnější pozice. Pro vedení, které musí prokázat, že má věci pod kontrolou, je struktura důležitější než objem. U každé povinnosti je relevantní, kdo je vlastníkem, jaký důkaz k ní patří a jaká kontrola prokazuje, že je tento důkaz stále aktuální a spolehlivý. Bez tohoto spojení mezi povinností, vlastníkem, důkazem a kontrolou zůstává sbírka dokumentů právě tím: sbírkou, ne prokazatelností. Jak se toto spojení zaznamenává, je popsáno na stránce o tom, co je control matrix u skupiny s více entitami.
Zmapování toho, kdo správu jakého důkazu má, kde tento důkaz vzniká a jak zůstává dohledatelný, je práce, která z velké části spočívá v uspořádání existujících informací. Část této uspořádávací práce, jako je dohledávání údajů k jejich zdroji nebo signalizace chybějících spojení, se hodí pro podporu ze strany AI. FTE TO AI nabízí pracovní scan, který pro každou úlohu vypočítá, jakou část práce může převzít AI; kdo chce vědět, kolik z práce na důkazu a prokazatelnosti v rámci skupiny se pro to hodí, najde tam výchozí bod.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.