Grupa ar vairākām vienībām reti ir tāda, kur pastāv viena atbilde uz jautājumu, kurš par ko ir atbildīgs. Mātesuzņēmums sniedz pārskatu, bet dati rodas meitasuzņēmumos, kopuzņēmumos vai ārvalstu filiālēs. Tiklīdz valdei jāpierāda, ka pienākums ir izpildīts, rodas jautājums, kas tieši skaitās par pierādījumu un kur šis pierādījums šobrīd atrodas.
Gada pārskats vai ilgtspējas pārskats parāda rezultātu, ne procesu. Valdei, kas vēlas būt in control, svarīgs ir ne tikai galarezultāts, bet arī ceļš, kas pie tā ved: kas ir iesniedzis datus, uz kāda avota pamata, ar kādu apstiprinājumu un kurā brīdī. Vienas vienības gadījumā šo ceļu parasti var atrast vienas nodaļas ietvaros. Grupas gadījumā šis ceļš ved caur vairākām sistēmām, valodām un atbildības jomām, un tas padara jautājumu par to, kas skaitās par pierādījumu, mazāk pašsaprotamu, nekā tas izklausās.
Dati par energopatēriņu, personālu, piegādātājiem vai riskiem parasti rodas lokāli, tajā vienībā, kur tas faktiski notiek. No tur tie tiek konsolidēti grupas līmenī. Šajā virzībā no lokāla uz centrālu pierādījums viegli atraujas no savas izcelsmes: skaitlis nonāk izklājlapā, bez iespējas vairs izsekot, kura filiāle to ir iesniegusi vai kāds pieņēmums tajā ir iestrādāts. Kas precīzi vēlas zināt, kur pierādījums izklīst grupā ar vairākām vienībām, redz, ka tas parasti notiek pārejās starp sistēmām, ne pašas sistēmas ietvaros.
Grupas mēroga politikas dokuments aprakstīta normu, ne darbību. Auditors vai uzraudzības iestāde, kas jautā, vai pienākums ir izpildīts, būtībā jautā, vai politika ir arī piemērota un vai to var pierādīt katrai vienībai atsevišķi. Centrāli pieņemts politikas dokuments daudz neko nepasaka par to, vai meitasuzņēmums citā valstī šo politiku faktiski ir ievērojis. Kā šis solis no normas uz praksi tiek padarīts pierādāms, aprakstīts lapā par to, kā jūs pierādāt, ka politika ir arī prakse grupā ar vairākām vienībām.
Pierādījums, ko neviens neuzskata par savu uzdevumu, netiek uzturēts un tāpēc netiek atrasts brīdī, kad tas ir nepieciešams. Grupā ar vairākām vienībām jautājums, kurš ir pienākuma turētājs, tāpēc ir tikpat svarīgs kā jautājums, kas jāpierāda. Bez norādīta pienākuma turētāja katram pienākumam rodas risks, ka pierādījumi tiek vākti vairākās vietās vienlaikus vai vispār nekur. Lapā par to, kurš ir pienākuma turētājs grupā ar vairākām vienībām, ir aprakstīts, kā šī piešķiršana attiecas uz grupas struktūru.
Dokuments, kas kaut kur ir saglabāts, automātiski nav dokuments, ko auditors arī atradīs. Vairāku vienību gadījumā, ar savām sistēmām un savām arhivēšanas ieražām, distance starp glabāšanu un atrodamību bieži ir lielāka, nekā grupas līmenī tiek pieņemts. Šī tēma, kā pierādījumu glabāt tā, lai tas ir atrodams pareizajā brīdī, ir izklāstīta lapā par to, kā jūs glabājat pierādījumu tā, lai auditors to atrod grupā ar vairākām vienībām.
Papildu sarežģītības slānis: viens un tas pats Eiropas pienākums var tikt ieviests atšķirīgi katrā valstī. Kas vienā valstī skaitās par pietiekamu pierādījumu, otrā valstī var nebūt pietiekams, jo nacionālais likumdevējs Eiropas bāzei ir pievienojis savas prasības. Grupai ar filiālēm vairākās valstīs tas nozīmē, ka viens pierādījuma standarts ne vienmēr ir pašsaprotami piemērojams visur. Piemērs, kā šāds nacionāls papildinājums izskatās, ir aprakstīts lapā par to, kādi nacionālie papildinājumi ir spēkā Vācijā.
Ir kārdinoši pierādījumu uzskatīt par kaut ko, ko vāc: jo vairāk dokumentu, jo stiprāka pozīcija. Valdei, kurai jāpierāda, ka tā ir in control, struktūra ir svarīgāka nekā apjoms. Katram pienākumam ir svarīgi, kas ir tā turētājs, kāds pierādījums tam pieder un kāda kontrole apliecina, ka šis pierādījums ir arī aktuāls un uzticams. Bez šīs saiknes starp pienākumu, turētāju, pierādījumu un kontroli dokumentu kopums paliek tieši tas: kopums, ne pierādāmība. Kā šī saikne tiek nostiprināta, aprakstīts lapā par to, kas ir kontroles matrica grupā ar vairākām vienībām.
Apzināt, kurš pārvalda kādu pierādījumu, kur šis pierādījums rodas un kā tas paliek atrodams, ir darbs, kas lielā mērā sastāv no esošās informācijas sakārtošanas. Daļu no šī sakārtošanas darba, piemēram, datu izsekošanu līdz to izcelsmei vai trūkstošu saikņu signalizēšanu, var atbalstīt AI. FTE TO AI piedāvā darba skanēšanu, kas katrai uzdevumam aprēķina, kādu daļu no darba var pārņemt AI; kas vēlas zināt, cik daudz no pierādījumu un pierādāmības darba grupas ietvaros tam ir piemērots, tur atradīs izejas punktu.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.