Un grup cu mai multe entități rareori cunoaște un singur răspuns la întrebarea cine este responsabil pentru ce. Societatea-mamă raportează, dar datele apar la filiale, joint ventures sau sucursale străine. De îndată ce o conducere trebuie să demonstreze că o obligație a fost respectată, apare întrebarea ce anume contează exact ca dovadă și unde se află această dovadă în acest moment.
Un raport anual sau un raport de sustenabilitate arată un rezultat, nu un proces. Pentru o conducere care dorește să fie in control, nu contează doar rezultatul final, ci și traseul până acolo: cine a furnizat datele, pe baza cărei surse, cu ce aprobare și la ce moment. La o singură entitate, acest traseu poate fi găsit de obicei într-un singur departament. La un grup, traseul trece prin mai multe sisteme, limbi și responsabilități, iar acest lucru face ca întrebarea ce contează ca dovadă să fie mai puțin evidentă decât pare.
Datele privind consumul de energie, personalul, furnizorii sau riscurile apar de obicei local, la entitatea unde se produce faptul respectiv. De acolo, ele sunt consolidate la nivel de grup. În acea mișcare de la local la central, dovada se poate desprinde ușor de originea ei: o cifră ajunge într-un foaie de calcul fără să mai poată fi urmărită înapoi la ce filială a furnizat-o sau ce presupunere este inclusă în ea. Cine dorește să știe exact unde se pierde dovada la un grup cu mai multe entități constată că acest lucru se întâmplă de cele mai multe ori la tranzițiile dintre sisteme, nu în interiorul unui singur sistem.
Un document de politică valabil pentru întregul grup descrie o normă, nu o acțiune. Un auditor sau un organism de supraveghere care întreabă dacă o obligație a fost respectată, întreabă de fapt dacă politica a fost și aplicată, și dacă acest lucru poate fi demonstrat pentru fiecare entitate. Un document de politică stabilit central spune puțin despre întrebarea dacă o filială dintr-o altă țară a implementat efectiv acea politică. Modul în care acest pas de la normă la practică poate fi demonstrat este descris pe pagina despre cum demonstrați că politica este și practică la un grup cu mai multe entități.
O dovadă pe care nimeni nu o consideră a fi sarcina sa nu este ținută la zi și, prin urmare, nici nu este găsită la momentul în care este necesară. La un grup cu mai multe entități, întrebarea cine este proprietarul unei obligații este, prin urmare, la fel de importantă ca întrebarea ce trebuie demonstrat. Fără un proprietar desemnat pentru fiecare obligație, apare riscul ca dovada să fie colectată simultan în mai multe locuri, sau nicăieri. Pe pagina despre cine este proprietarul unei obligații la un grup cu mai multe entități este descris cum se raportează această atribuire la structura grupului.
Un document care este stocat undeva nu este automat un document pe care un auditor îl și găsește. La mai multe entități, cu propriile sisteme și propriile obiceiuri de arhivare, distanța dintre a păstra și a putea fi găsit este adesea mai mare decât se presupune la nivel de grup. Acest subiect, modul în care dovada este păstrată astfel încât să poată fi găsită la momentul potrivit, este dezvoltat pe pagina despre cum păstrați dovada astfel încât un auditor să o găsească la un grup cu mai multe entități.
Un strat suplimentar de complexitate: aceeași obligație europeană poate fi implementată diferit de la o țară la alta. Ce contează ca dovadă suficientă într-o țară nu este suficient în alta, pentru că legislatorul național a adăugat cerințe proprii la baza europeană. Pentru un grup cu sucursale în mai multe țări, aceasta înseamnă că un singur standard de dovadă nu este automat suficient pretutindeni. Un exemplu de cum se prezintă un astfel de adaos național este descris pe pagina despre ce adaosuri naționale se aplică în Germania.
Este tentant să vezi dovada ca fiind ceva ce colectezi: cu cât mai multe documente, cu atât mai solidă poziția. Pentru o conducere care trebuie să demonstreze că este in control, structura este mai importantă decât volumul. Pentru fiecare obligație este relevant cine este proprietarul, ce dovadă îi corespunde și ce control demonstrează că această dovadă este de asemenea actuală și fiabilă. Fără această legătură între obligație, proprietar, dovadă și control, o colecție de documente rămâne exact atât: o colecție, nu o demonstrabilitate. Modul în care această legătură este consemnată este descris pe pagina despre ce este o matrice de control la un grup cu mai multe entități.
Cartografierea celor care gestionează ce dovadă, unde apare aceasta și cum rămâne găsibilă, este o activitate care constă în mare parte din ordonarea informațiilor existente. O parte din această activitate de ordonare, cum ar fi urmărirea datelor înapoi la sursa lor sau semnalarea legăturilor lipsă, se prestează pentru sprijin din partea AI. FTE TO AI oferă un werkscan care calculează, pentru fiecare sarcină, ce parte din activitate poate fi preluată de AI; cine dorește să afle cât de mult din activitatea de dovadă și demonstrabilitate dintr-un grup se prestează pentru acest lucru găsește acolo un punct de plecare.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.