La o companie unică, întrebarea cine este responsabil pentru ce este de obicei rapid de răspuns. La un grup cu mai multe entități — companie-mamă, filiale, poate un joint venture sau o entitate în altă țară — acea evidență dispare. O obligație poate fi stabilită la nivel de grup, dar execuția revine unei filiale care nu a fost niciodată explicit împuternicită cu ea. Sau invers: fiecare entitate crede că o altă entitate se ocupă de asta.
O organigramă arată cine raportează cui. Nu arată cine este responsabil pentru furnizarea datelor, cine trebuie să traducă politica în practică locală și cine poate demonstra că acest lucru s-a întâmplat. Acele trei aspecte pot reveni la trei persoane sau departamente diferite, chiar și în cadrul unei singure entități. La mai multe entități, această problemă se multiplică: aceeași obligație poate reveni în țara A directorului financiar (CFO), iar în țara B unui manager operațional, fără ca nimeni la nivel de grup să fi consemnat această diferență.
În plus, unele obligații nu se aplică uniform. Ceea ce un grup trebuie să demonstreze pe baza unei reglementări europene diferă de la o țară la alta, în momentul în care legislația națională înăsprește sau interpretează diferit acea regulă. Cei care doresc să afle ce cerințe naționale suplimentare se aplică în Germania sau ce cerințe naționale suplimentare se aplică în Franța văd astfel că proprietatea nu este doar o întrebare organizatorică, ci și una juridică: obligația în sine poate diferi de la o entitate la alta.
Proprietatea este demonstrabilă doar atunci când este consemnată, nu atunci când este presupusă. Aceasta înseamnă: un nume sau o funcție legată de o obligație specifică, o descriere a ceea ce persoana sau departamentul respectiv trebuie să livreze și o urmă care arată că acest lucru s-a întâmplat efectiv. Fără acea urmă, întrebarea „cine este proprietarul acestui lucru” nu poate fi soluționată la un control printr-un document, ci doar printr-o presupunere pe care nimeni nu o poate verifica.
Întrebarea ce contează efectiv drept dovadă — un document de politică, o aprobare, un set de date, un raport — este detaliată pe pagina care descrie ce contează drept dovadă pentru o obligație. Pentru un grup cu mai multe entități se aplică, în plus, o cerință suplimentară: dovada trebuie să poată fi urmărită până la entitatea la care obligația se manifestă efectiv, nu doar până la grup în ansamblu.
La o companie unică, dovezile se află de obicei într-un număr limitat de locuri. La un grup, acestea se dispersează în evidențe separate, sisteme IT separate, consultanți locali și echipe care nu comunică între ele. O filială dintr-o altă țară poate păstra dovezile într-o limbă și un sistem pe care compania-mamă nu le consultă. Cei care trebuie să demonstreze la nivel de grup că o obligație a fost respectată trebuie, prin urmare, să știe nu doar că dovada există, ci și exact unde se află și cine are acces la ea.
Această fragmentare este unul dintre cele mai subestimate riscuri la grupurile cu mai multe entități și este detaliată pe pagina despre unde se dispersează dovezile. Fără o privire de ansamblu centralizată asupra locului în care se află fiecare dovadă, există un risc real ca o obligație să fie alocată pe hârtie, dar să nu poată fi fundamentată în practică în momentul în care este necesar.
Un grup poate stabili la nivel central o politică clară și totuși să nu o vadă reflectată în practica fiecărei entități. O filială poate să nu cunoască politica, să o interpreteze greșit sau să urmeze o altă modalitate de lucru din motive locale. Diferența dintre o politică stabilită și o politică aplicată este exact locul în care proprietatea devine vizibilă: cine este responsabil pentru semnalarea acestui decalaj și cine trebuie să poată demonstra că acest decalaj nu există sau a fost eliminat.
Modul în care funcționează această demonstrabilitate în cadrul unei structuri de grup se găsește pe pagina care explică cum demonstrați că politica este și practică la un grup cu mai multe entități. Răspunsul depinde în mare măsură de modul în care este organizat grupul și de nivelul la care se manifestă fiecare obligație.
O modalitate de a reuni proprietatea, dovezile și controlul este o matrice în care se consemnează, pentru fiecare obligație, cine este proprietarul, ce dovadă se așteaptă și ce control se aplică acesteia. Nu este un instrument juridic și nici o garanție că totul este acoperit — este o structură care face vizibil unde se află responsabilitatea și unde există încă un gol. Ce implică o astfel de matrice la un grup cu mai multe entități este descris pe pagina despre ce este o matrice de control la un grup cu mai multe entități.
Alocarea proprietății și colectarea dovezilor nu este doar o întrebare organizatorică, este și muncă: cineva trebuie să colecteze date, să verifice documente, să țină evidența versiunilor și să întocmească rapoarte, iar și iar, pentru fiecare entitate. Cei care doresc să obțină o imagine clară asupra ce parte din aceste sarcini recurente poate fi preluată de AI și ce parte rămâne muncă umană pot să calculeze acest lucru cu scanul de volum de muncă al FTE TO AI.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.