Vienotā uzņēmumā jautājums, kurš par ko atbild, parasti tiek atrisināts ātri. Grupā ar vairākām vienībām — mātesuzņēmumu, meitasuzņēmumiem, iespējams, kopuzņēmumu vai vienību citā valstī — šī skaidrība pazūd. Pienākums var būt noteikts grupas līmenī, bet izpilde ir uzticēta meitasuzņēmumam, kuram tas nekad nav skaidri uzdots. Vai tieši pretēji: katra vienība domā, ka to nokārto kāda cita vienība.
Organizācijas struktūras shēma parāda, kurš kuram atskaitās. Tā neparāda, kurš ir atbildīgs par datu iesniegšanu, kuram politika ir jāpārveido lokālā praksē un kurš var pierādīt, ka tas ir izdarīts. Šie trīs aspekti var būt trīs dažādu personu vai nodaļu pārziņā, pat vienas vienības ietvaros. Vairāku vienību gadījumā šī problēma pavairojas: viens un tas pats pienākums valstī A var būt CFO pārziņā, bet valstī B — operatīvā vadītāja pārziņā, un neviens grupas līmenī nav šo atšķirību fiksējis.
Tam papildus jāpiebilst, ka daži pienākumi nav vienoti visur. Tas, ko grupai jāpierāda uz Eiropas noteikuma pamata, katrā valstī var izpausties atšķirīgi, tiklīdz nacionālā likumdošana šo noteikumu papildina vai interpretē citādi. Kas vēlas zināt, kādi nacionālie papildinājumi ir spēkā Vācijā vai kādi nacionālie papildinājumi ir spēkā Francijā, redz, ka īpašumtiesības nav tikai organizatorisks, bet arī juridisks jautājums: pats pienākums var atšķirties starp vienībām.
Īpašumtiesības ir pierādāmas tikai tad, ja tās ir fiksētas, nevis pieņemtas. Tas nozīmē: vārds vai funkcija, kas ir sasaistīta ar konkrētu pienākumu, aprakstu par to, ko šai personai vai nodaļai jāsniedz, un pierādījumu ceļu, kas parāda, ka tas tiešām ir izdarīts. Bez šī pierādījumu ceļa jautājums "kam tas pieder" pārbaudes brīdī nav atbildams ar dokumentu, bet tikai ar pieņēmumu, kuru neviens nevar pārbaudīt.
Jautājums par to, kas patiešām skaitās par pierādījumu — politikas dokuments, apstiprinājums, datu kopa, atskaite — ir izklāstīts lapā, kas aprakstīts kas skaitās par pierādījumu pie pienākuma. Grupai ar vairākām vienībām papildus tam ir vēl viena prasība: pierādījumam jābūt izsekojamam līdz vienībai, kurā pienākums patiešām pastāv, ne tikai līdz grupai kā vienotam veselumam.
Vienā uzņēmumā pierādījumi parasti atrodas ierobežotā skaitā vietu. Grupā tie izkliedējas pa atsevišķām administrācijām, atsevišķām IT sistēmām, lokāliem konsultantiem un komandām, kas nesazinās vienai ar otru. Meitasuzņēmums citā valstī var glabāt pierādījumus valodā un sistēmā, kuru mātesuzņēmums nekonsultē. Kam grupas līmenī jāpierāda, ka pienākums ir izpildīts, jāzina nevis tikai tas, ka pierādījums pastāv, bet arī tas, kur tas precīzi atrodas un kam ir tam pieeja.
Šī izkliedēšanās ir viens no visvairāk novērtētajiem riskiem grupās ar vairākām vienībām, un tas ir sīkāk izklāstīts lapā par kur pierādījumi izkliedējas. Bez centralizēta pārskata par to, kur kāds pierādījums atrodas, pastāv reāls risks, ka pienākums papīra formā ir piešķirts, bet praksē nav pamatojams brīdī, kad tas ir nepieciešams.
Grupa var centralizētā līmenī noteikt skaidru politiku, un tā tomēr var netikt atspoguļota katras vienības praksē. Meitasuzņēmums var politiku nezināt, nepareizi interpretēt vai lokālu apsvērumu dēļ ievērot citu darba metodi. Atšķirība starp noteikto politiku un piemēroto politiku ir tieši tā vieta, kur īpašumtiesības kļūst redzamas: kurš ir atbildīgs par šīs plaisas identificēšanu, un kuram jāspēj pierādīt, ka šī plaisa nepastāv vai ir novērsta.
Kā šāda pierādāmība darbojas grupas struktūrā, ir atrodams lapā, kas izskaidro, kā pierāda, ka politika ir arī prakse grupā ar vairākām vienībām. Atbilde lielā mērā ir atkarīga no tā, kā grupa ir strukturēta un kādi pienākumi pastāv kurā līmenī.
Viens no veidiem, kā apkopot īpašumtiesības, pierādījumus un kontroli, ir matrica, kurā katram pienākumam ir fiksēts, kam tas pieder, kāds pierādījums ir gaidāms un kāda kontrole tam ir piemērota. Tas nav juridisks instruments un nav garantija, ka viss ir aptverts — tā ir struktūra, kas padara redzamu, kur atbildība atrodas un kur ir vēl kāds trūkums. Kas šāda matrica ietver grupas ar vairākām vienībām gadījumā, ir aprakstīts lapā par kas ir control matrica grupā ar vairākām vienībām.
Īpašumtiesību piešķiršana un pierādījumu apkopošana nav tikai organizatorisks jautājums, tas ir arī darbs: kādam ir jāapkopo dati, jāpārbauda dokumenti, jāseko versijām un jāsagatavo atskaites, atkal un atkal, katrai vienībai atsevišķi. Kas vēlas gūt priekšstatu par to, kādu daļu no šiem atkārtotajiem uzdevumiem var pārņemt AI un kāda daļa paliek cilvēku darbs, to var izrēķināt ar FTE TO AI darba skenēšanas rīku (werkscan).
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.