Pienākums, kas ir uzrakstīts uz papīra, vēl nav pienākums, kas ir izpildīts. Starp "mums ir politika" un "mēs pierādām, ka mums ir kontrole" atrodas slānis, kas bieži tiek izlaists: pierādījums. Un ne katrs dokuments, kas kaut kur atrodas, skaitās par pierādījumu.
Politikas dokuments apraksta nodomu. Tas nosaka, ko organizācija vēlas darīt, ne to, kas ir notikts. Auditors vai uzraudzības iestāde neprasa politiku, bet tās rezultātu: vai riska novērtējums ir faktiski veikts, vai apstiprinājums ir fiksēts, vai novirze ir paziņota tajā brīdī, kad tā radās. Kā šis solis no politikas uz praksi tiek padarīts pierādāms, ir atkarīgs no pienākuma veida un veida, kādā process ir iekārtots; kā jūs pierādāt, ka politika ir arī prakse sīkāk aplūko šo atšķirību.
Pierādījums ir pēda, kas fiksē darbību, lēmumu vai kontroli tajā brīdī, kad tā notika, ar datumu, vārdu un rezultātu. E-pasts, kurā ir paziņots risks. Protokola rinda, kurā valde ir izdarījusi apsvērumu. Žurnāla fails, kas parāda, ka kontrole ir faktiski veikta, ne tikai to, ka tā bija ieplānota. Piegādātāja parakstīts apliecinājums. Kopīgā iezīme: pēc tam ir iespējams rekonstruēt, kurš ko un kad ir darījis, bez tā, ka kādam būtu tas jāatstāsta no jauna.
Vai kaut kas skaitās par pierādījumu, lielā mērā ir atkarīgs no pienākuma, uz kuru tas attiecas. Ziņošanas pienākums prasa citāda veida pēdu nekā rūpības pienākums, un rūpības pienākums atkal prasa kaut ko citu nekā paziņošanas pienākums. Nav fiksēta saraksta, kas katram pienākumam sniedz vienu un to pašu atbildi; tas, kas skaitās, izriet no pienākuma būtības un no tā, ko uzraudzības iestāde par to ir fiksējusi.
Praksē pierādījums reti rodas vienā vietā. Riska novērtējums atrodas izklājlapā pie pirmās līnijas. Apstiprinājums atrodas e-pasta sarakstē ar vadītāju. Galīgā kontrole atrodas trešās puses sistēmā. Kad pienākums ir jāpierāda, kādam šīs trīs pēdas ir jāsavāc kopā — un tas ne vienmēr izdodas. Jo lielāka organizācija kļūst, jo vairāk nodaļu tai ir vai jo vairāk ārējo pušu tā iesaista, jo lielāka ir iespēja, ka pierādījums atrodas vietā, ko vairs neviens nezina. kur pierādījums izplatās apraksta biežāk sastopamos modeļus: nodošanu starp nodaļām, sistēmu maiņu un procesus, kas ir uzticēti ārējai pusei.
Pierādījums, kas nav atrodams kādam citam kā tā izveidotājam, nefunkcionē kā pierādījums. Auditoram, jaunam atbilstības darbiniekam vai uzraudzības iestādei ir jāspēj izsekot pēdai, bez tā, ka sākotnējais autors sēž blakus un to paskaidro. Tas rada prasības tam, kur pierādījums tiek glabāts un kā tas ir apzīmēts: sasaistīts ar pienākumu, uz kuru tas attiecas, ar datumu un atbildīgo personu, vietā, kas nav atkarīga no vienas personas, kas gadījumā vēl ir darbā. kā jūs uzglabājat pierādījumu tā, lai auditors to atrod sīkāk aplūko šo iekārtojumu.
Katrs pierādījuma gabals pieder pie pienākuma, un katrs pienākums pieder pie kāda, kas var paskaidrot, kāpēc pierādījums ir pietiekams. Bez šīs sasaistes rodas arhīvs ar dokumentiem, par kuriem vairs neviens nezina, kuru pienākumu tiem bija jāpierāda vai kurš bija atbildīgs par to kvalitāti. kurš ir pienākuma īpašnieks apraksta, kāpēc šī piešķiršana nav formalitāte, bet gan saikne, kas padara pierādījumu lietojamu tajā brīdī, kad par to tiek prasīts.
Četriem elementiem — pienākums, īpašnieks, pierādījums, kontrole — jāatrodas kopā vienā pārskatā, ne izplatītiem starp nodaļām un sistēmām. Šim pārskatam ir nosaukums: kontroles matrica (control matrix). Kas precīzi šajā matricā ietilpst un kā tā tiek izveidota, ir aprakstīts lapā kas ir kontroles matrica. Grupā ar vairākām vienībām vai filiālēm dažādās valstīs šis jautājums kļūst sarežģītāks, jo pierādījums, kas ir derīgs vienā līmenī, automātiski nav derīgs citā līmenī; kas skaitās par pierādījumu attiecībā uz pienākumu grupā ar vairākām vienībām sīkāk aplūko konkrēti šo situāciju.
Šī lapa aprakstā, kas ir pierādījums un kur rodas problēmas, ne to, kāds pierādījums konkrēti ir pietiekams jūsu organizācijai. Tas ir atkarīgs no pienākuma, nozares un valsts, kurā vienība ir dibināta — un no veida, kādā valstu likumdevēji ir īstenojuši Eiropas noteikumu. csrdcompliance.net norāda uz šo atšķirību, bet neaizstāj juridisku konsultāciju un nesniedz garantiju par rezultātu pie uzraudzības iestādes.
Pierādījuma apzināšana un sakārtošana prasa darbu: pēdu vākšanu, sasaisti ar pienākumu, apzīmēšanu tā, lai kāds cits tās atrastu. Daļa no šī darba ir atkārtojama un seko fiksētam modelim, kas padara to piemērotu (daļējai) automatizācijai. FTE TO AI darba skenēšana (werkscan) par katru uzdevumu aprēķina, kādu daļu no šī darba var pārņemt AI, tā, ka top skaidrs, kur cilvēki vēl ir nepieciešami vērtējuma veikšanai un kur pierādījumu vākšanu un kārtošanu var atbalstīt. csrdcompliance.net Atbilstības pārbaude (Compliance Check) ir izstrādes procesā; kas par to vēlas saņemt ziņu, var pieteikties gaidīšanas sarakstam.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.