Vadība, kurai lūgts pierādīt, ka tā pārvalda situāciju, nevar aprobežoties ar paziņojumu, ka politika eksistē. Ir nepieciešama struktūra, kas par katru pienākumu parāda, kurš ir par to atbildīgs, kāds pierādījums tam ir, un kāda kontrole nodrošina, ka šis pierādījums saglabājas pareizs. Šo struktūru sauc par kontroles matricu. Tā nav pārskata forma un ne veidne, kas tiek aizpildīta auditora vajadzībām; tas ir veids, kā organizācija var sev izskaidrot, kas notiek un kāpēc tas ir pietiekami.
Kontroles matrica ir vairāk nekā pienākumu saraksts. Par katru pienākumu ir jābūt noteiktam vismaz trīs lietām: kurš ir īpašnieks, kāds ir pierādījums, ka šis pienākums ir izpildīts, un kāda kontrole nodrošina, ka šis pierādījums paliek aktuāls un pareizs. Bez īpašnieka pienākums nav nevienas konkrētas personas uzdevums. Bez pierādījuma pienākums ir tikai nodoms. Bez kontroles pierādījums ir momentuzņēmums, kas noveco, tiklīdz organizācija mainās. Kurš ir pienākuma īpašnieks grupā ar vairākām vienībām tāpēc nav detaļa, kas tiek aizpildīta vēlāk, bet pirmais, kam jābūt noteiktam, pirms matricai ir jēga.
Tas, kas skaitās par pierādījumu, atšķiras atkarībā no pienākuma un valsts, kurā pienākums ir spēkā. Eiropas noteikums, kas pamattekstā šķiet nepārprotams, nacionālajā transponēšanā bieži tiek ievērots citādi: cita pierādījuma forma, cits biežums, cita struktūra, kurai tas jākonstatē. Matrica, kas šai atšķirībai neatstāj vietu, izskatās pilnīga, bet nav. Precīzam izklāstam par to, kas konkrētā gadījumā skaitās par pierādījumu, kas skaitās par pierādījumu pienākumam grupā ar vairākām vienībām ir izejas punkts, ne šī lapa.
Grupā ar vairākām vienībām, vairākām valstīm vai vairākām nodaļām pierādījums reti veidojas vienā vietā. Politika atrodas juridiskajā nodaļā, izpilde vietējā filiālē, pārskatu sniegšana finanšu nodaļā, un apstiprinājums vadībā, kas visu kopumu neredz ik dienu. Kontroles matrica, kas to neatspoguļo, noslēpj to, ka tieši sadrumstalotība ir īstais risks. Nevis politikas trūkums, bet nespēja atrast pierādījumu, ka politika tiešām tikusi piemērota. Kur precīzi tas noiet greizi un kāpēc tas grupu struktūrās notiek biežāk nekā vienā vienībā, izklāstīts kur pierādījums sadrumstalojas grupā ar vairākām vienībām.
Matrica šo sadrumstalotību neatrisina, savācot visu vienā vietā — tas bieži nav iespējams un arī nav nepieciešams. To, ko matrica dara, ir norādīt, kur atrodas katrs pierādījuma gabals un kurš var uz to norādīt brīdī, kad tas tiek prasīts. Tas ir cits mērķis nekā centralizācija: runa ir par atrodamību, ne par savākšanu.
Biežs kļūdas veids kontroles matricā ir tas, ka pierādījums sastāv no politikas dokumenta paša. Politikas dokuments pierāda, ka organizācija ir kaut ko izlēmusi, ne to, ka tas notiek. Auditors vai regulators, kas jautā tālāk, grib zināt, kā politika tiek pārvērsta konkrētā, atkārtojamā darbībā: fiksētā apstiprinājumā, veiktā pārbaudē, konstatētā un izsekotā novirzē. Kā šī atšķirība praksē darbojas, izklāstīts kā jūs pierādāt, ka politika ir arī prakse grupā ar vairākām vienībām. Kontroles matrica, kas šo atšķirību nenošķir, sniedz šķietamu drošību: papīrā pilnīga, praksē neaizstāvama.
Kontroles matricas vērtība nav atkarīga no tā, cik pilnīga tā ir izveidošanas brīdī, bet no tā, cik labi tā notur pozīciju brīdī, kad kāds no ārpuses par to jautā. Tas nozīmē, ka pierādījumam ne tikai jāeksistē, bet tam jābūt uzglabātam tā, ka auditors, kuram nav priekšzināšanu par organizāciju, var to izsekot. Matrica, kas norāda uz pierādījumu, ko vairs nekas nevar atrast, praksē ir tukša matrica. Kas šajā ziņā nepieciešams attiecībā uz uzglabāšanu un struktūru, aprakstīts kā jūs uzglabājat pierādījumu tā, lai auditors to atrod grupā ar vairākām vienībām. Grupā ar vairākām vienībām tas ir īpašs uzmanības punkts, jo lokāli uzglabāts pierādījums reti pats no sevis ir redzams tam, kurš atskaitās grupas līmenī. Vairāk par matricas struktūru šādā gadījumā ir kas ir kontroles matrica grupā ar vairākām vienībām.
Kontroles matrica padara redzamu, kuram jāsavāc, jāuztur aktuāls un jāspēj parādīt katrs pierādījums. Tas ir darbs, kas atkārtojas: viena un tā pati kontrole, viena un tā pati savākšana, viena un tā pati verifikācija, atkal un atkal, bieži vairākās vienībās un valstīs vienlaikus. Tiklīdz šī atkārtošanās ir redzama, rodas jautājums, kura daļa no tā ir uzdevums, ko kādam jāveic katru reizi no jauna, un kura daļa ir pietiekami sistemātiska, lai to organizētu citādi. FTE TO AI darba slodzes skenēšana aprēķina par katru uzdevumu, kādu daļu no šī darba var pārņemt AI, pamatojoties uz uzdevumiem, kā tie kontroles matricā jau aprakstīti.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.