Revidents, kas pārbauda pierādāmību, uzdod vienkāršu jautājumu: kur atrodas pierādījums, ka šī prasība ir izpildīta, un kas var to parādīt. Vienas vienības gadījumā tas parasti ir viegli pārskatāms. Grupā ar vairākām nodaļām, meitasuzņēmumiem vai valstu organizācijām pierādījumi izplatās pa sistēmām, mapēm un cilvēkiem, kas viens otru nepazīst. Tas ne vienmēr ir sliktas politikas rādītājs. Bieži tas tikai norāda, ka neviens nav noteicis, kur pierādījumiem jāatrodas un kurš ir atbildīgs par to, ka tie tur arī paliek.
Pierādījums nav pati politikas dokumenta forma. Revidents jautā par to, kas apliecina, ka politika arī ir piemērota: lēmums, apstiprinājums, atskaite, novirzes žurnāls, e-pasts, kurā atbildīgā persona kaut ko konstatējusi. Kas precīzi tiek uzskatīts par derīgu, atšķiras atkarībā no prasības un procesa brīža. Lapā kas skaitās kā pierādījums attiecībā uz kādu prasību ir izklāstīts, kādi pierādījumu veidi atbilst kāda tipa prasībai, un kāpēc nodomu deklarācija bez piemērošanas parasti nav pietiekama.
Grupā ar vairākām vienībām izplatība rodas vairākās paredzamās vietās. Katra vienība var uzturēt savu administrāciju, savā sistēmā, ar savu dokumentu nosaukumu piešķiršanas kārtību. Vietējais direktors var būt pieņēmis lēmumu, kas nekur centralizēti nav fiksēts. Mātesuzņēmums var pieņemt, ka meitasuzņēmums kaut ko ir sakārtojis, nekad to nepārbaudot. Un valsts nodaļa var būt pakļauta papildu noteikumiem, ko grupa kopumā nezina, tāpēc par tiem pierādījumi netiek vākti vispār. Kas vienā valstī ir obligāts, citur var nebūt, un otrādi: šādus piemērus var atrast lapās kādi nacionālie papildinājumi ir spēkā Vācijā un kādi nacionālie papildinājumi ir spēkā Francijā. Kas skatās tikai uz Eiropas noteikumu, palaiž garām daļu, kas pievienota lokāli, un tātad arī atbilstošo pierādījumu.
Pierādījums, kam nav piešķirts atbildīgais, parasti netiek uzturēts vai pazūd, tiklīdz kāds mainā funkciju. Tāpēc atrodamība nesākas ar arhīva sistēmu, bet ar jautājumu, kurš ir katras prasības īpašnieks: kurš nodrošina, ka pierādījums rodas, kurš to glabā, un kurš var to parādīt, ja tas tiek pieprasīts. Grupā ar vairākām vienībām tā parasti nav viena funkcija visai organizācijai. Kā šāds sadalījums var izskatīties un kāpēc viens koordinators grupas līmenī parasti nav pietiekams, ir izklāstīts lapā kurš ir prasības īpašnieks grupā ar vairākām vienībām.
Revidents, kas meklē pierādījumus, neskatās tikai, vai prasība ir uzrakstīta politikā, bet vai šī politika arī ir īstenota. Grupai var būt izcils politikas dokuments par piegādātāju vērtēšanu, kamēr praksē tikai daļa vienību šo politiku jebkad ir piemērojusi. Atšķirība starp šiem diviem līmeņiem, un kā jūs šo atšķirību padarāt redzamu, nevis paturat slēptu, ir izklāstīta lapā kā jūs apliecinat, ka politika ir arī prakse grupā ar vairākām vienībām. Pierādījums, kas sastāv tikai no politikas tekstiem, revidentam nav pietiekams, neatkarīgi no tā, cik rūpīgi politika ir rakstīta.
Lai pierādījumi būtu atrodami vairākās vienībās, palīdz katrai prasībai noteikt: kas ir īpašnieks, kāds pierādījums ir sagaidāms, un kāda kontrole apliecina, ka process ir atkārtojams un nav atkarīgs no vienas personas. Šie trīs elementi kopā veido pārskatu, ko valde var izmantot, vispirms nesazinoties ar katru vienību atsevišķi. Kas ietilpst šādā matricā un kā tā var atšķirties pa vienībām, nezaudējot kopsakarību, ir aprakstīts lapā kas ir kontroles matrica grupā ar vairākām vienībām.
Compliance Check apzina, kādas prasības attiecas uz grupu, kurš tām ir īpašnieks, kāds pierādījums tam atbilst un kāda kontrole apliecina, ka process darbojas. Tas nav audita aizstājējs un nav garantija, ka revidents būs apmierināts ar to, kas ir sagatavots. Tā ir struktūra, kas nodrošina, ka valde zina, kur pierādījumam jāatrodas, pirms kāds to pieprasa.
Rīks tiek izstrādāts. Kas vēlas to izmantot, tiklīdz tas būs pieejams, var pieteikties gaidīšanas sarakstā.
Pierādījumu fiksēšana un uzturēšana pati par sevi ir darbs: dokumentu vākšana, versiju pārbaude, pārskatu aktualizēšana vairākās vienībās. Daļa no šī darba ir pietiekami atkārtojama, lai to atbalstītu ar AI. FTE TO AI darba skenēšana katrai uzdevumam aprēķina, kāda darba daļa tam ir piemērota, lai būtu skaidrs, kur laiks tiek tērēts pierādījumu meklēšanai un kur to faktiskai izvērtēšanai.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.