Revizor, ki preverja dokazljivost, si zastavi preprosto vprašanje: kje se nahaja dokaz, da je bila ta obveznost izpolnjena, in kdo lahko to pokaže. Pri eni entiteti je to pogosto še obvladljivo. Pri skupini z več enotami, hčerinskimi družbami ali državnimi organizacijami se dokazi razpršijo po sistemih, mapah in ljudeh, ki se med seboj ne poznajo. To ni nujno znak slabe politike. Pogosto je le znak, da nihče ni določil, kje mora dokaz stati, in kdo je odgovoren za to, da tam tudi ostane.
Dokaz ni sam dokument politike. Revizor vprašuje, kaj dokazuje, da je bila politika tudi izvedena: odločitev, potrditev, poročilo, dnevnik odstopanj, e-poštno sporočilo, v katerem je odgovorna oseba nekaj ugotovila. Kaj natanko šteje, se razlikuje glede na obveznost in glede na trenutek v procesu. Na kaj šteje kot dokaz pri obveznosti je razloženo, katere oblike dokazov ustrezajo kateremu tipu obveznosti, in zakaj izjava o nameri brez izvedbe navadno ne zadostuje.
Pri skupini z več entitetami razpršenost nastaja na več predvidljivih mestih. Vsaka entiteta lahko vodi svojo administracijo, v svojem sistemu, s svojim poimenovanjem dokumentov. Lokalni direktor je lahko sprejel odločitev, ki nikjer ni centralno zapisana. Matično podjetje lahko domneva, da je hčerinska družba nekaj uredila, ne da bi to kdaj preverilo. In nacionalna enota lahko sodi pod dodatna pravila, ki jih skupina kot celota ne pozna, zaradi česar se dokazi za to sploh ne zbirajo. Kar je v eni državi obvezno, ni nujno obvezno drugje, in obratno: primeri tega so na katere nacionalne dodatne zahteve veljajo v Nemčiji in katere nacionalne dodatne zahteve veljajo v Franciji. Kdor gleda samo na evropsko pravilo, spregleda del, ki je dodan lokalno, in torej tudi dokaz, ki k temu sodi.
Dokaz, ki mu nihče ni dodeljen, se navadno ne vzdržuje, ali se izgubi, ko nekdo zamenja funkcijo. Najdljivost se torej ne začne pri arhivskem sistemu, temveč pri vprašanju, kdo je lastnik za vsako obveznost: kdo poskrbi, da dokaz nastane, kdo ga hrani, in kdo ga lahko pokaže, ko je to zahtevano. Pri skupini z več entitetami to redko predstavlja eno funkcijo za celotno organizacijo. Kako je lahko takšna razdelitev videti, in zakaj en sam koordinator na ravni skupine navadno ne zadostuje, je opisano na kdo je lastnik obveznosti pri skupini z več entitetami.
Revizor, ki išče dokaze, ne preverja le, ali je obveznost zapisana v politiki, temveč ali se ta politika tudi dejansko upošteva. Skupina lahko ima izvrsten dokument politike o presoji dobaviteljev, medtem ko v praksi le del entitet to politiko sploh kdaj izvaja. Razlika med tema dvema plastema, in kako to razliko naredite vidno namesto da jo prikrivate, je razložena na kako dokažete, da je politika tudi praksa pri skupini z več entitetami. Dokaz, ki obstaja le v obliki besedil politike, za revizorja ne zadostuje, ne glede na to, kako skrbno je politika napisana.
Da bi dokaze naredili najdljive med več entitetami, pomaga, da se za vsako obveznost določi: kdo je lastnik, kateri dokaz se pričakuje, in katera kontrola dokazuje, da je proces ponovljiv in ni odvisen od ene osebe. Ti trije elementi skupaj oblikujejo pregled, ki ga lahko uprava uporabi, brez da bi morala najprej poizvedovati pri vsaki entiteti. Kaj takšna matrika vsebuje, in kako se lahko razlikuje po entitetah brez izgube skladnosti, je opisano na kaj je control matrika pri skupini z več entitetami.
Compliance Check prikaže, katere obveznosti veljajo za skupino, kdo je njihov lastnik, kateri dokaz jim ustreza in katera kontrola dokazuje, da proces deluje. To ni nadomestilo za revizijo, in ne zagotovilo, da bo revizor zadovoljen s tem, kar je na voljo. Je struktura, ki poskrbi, da uprava ve, kje naj bi dokaz bil, še preden ga kdo zahteva.
Orodje je v izdelavi. Kdor ga želi uporabljati takoj, ko bo na voljo, se lahko prijavi na čakalno listo.
Zapisovanje in vzdrževanje dokazov je samo po sebi tudi delo: zbiranje dokumentov, preverjanje različic, vzdrževanje pregledov med več entitetami. Del tega dela je dovolj ponovljiv, da ga je mogoče podpreti z AI. Delovni scan podjetja FTE TO AI za vsako opravilo izračuna, kateri del dela je za to primeren, tako da postane jasno, kje se čas porabi za iskanje dokazov, in kje za njihovo dejansko presojo.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.