Одитор, който проверява доказуемостта, задава един прост въпрос: къде се намира доказателството, че това задължение е изпълнено, и кой може да го покаже. При едно юридическо лице това обикновено е лесно за преглед. При група с множество обекти, дъщерни дружества или национални организации доказателствата се разпръскват по системи, папки и хора, които не се познават помежду си. Това не е непременно признак на лоша политика. Често е само признак, че никой не е определил къде трябва да се намират доказателствата и кой носи отговорност, за да останат там.
Доказателството не е самият документ с политиката. Одиторът пита за онова, което показва, че политиката е била и приложена: решение, одобрение, отчет, дневник на отклонения, имейл, в който отговорно лице е установило нещо. Какво точно се брои, се различава по вид задължение и по момент в процеса. На какво се брои за доказателство при определено задължение е разработено кои форми на доказателство отговарят на кой вид задължение, и защо декларация за намерение без прилагане обикновено не е достатъчна.
При група с множество юридически лица разпръскването възниква на няколко предвидими места. Всяко юридическо лице може да води собствена администрация, в собствена система, със собствена номенклатура на документите. Местен директор може да е взел решение, което никъде не е записано централно. Дружество-майка може да предполага, че дъщерно дружество е уредило нещо, без това да е било проверено. А национален обект може да попада под допълнителни правила, които групата като цяло не познава, поради което доказателства за тях изобщо не се събират. Това, което е задължително в една държава, не трябва да бъде такова в друга, и обратно: примери за това има на какви национални допълнения важат в Германия и какви национални допълнения важат във Франция. Който гледа само европейското правило, пропуска частта, добавена на национален ниво, и следователно и съответното доказателство.
Доказателство, на което никой не е определен като отговорник, обикновено не се поддържа или се губи веднага след смяна на функция на някого. Затова откриваемостта не започва с архивна система, а с въпроса кой е собственик за всяко задължение: кой се грижи доказателството да възникне, кой го съхранява, и кой може да го покаже, когато бъде поискано. При група с множество юридически лица това рядко е една функция за цялата организация. Как може да изглежда това разпределение, и защо самостоятелен координатор на ниво група обикновено не е достатъчен, е описано на кой е собственик на задължение при група с множество юридически лица.
Одитор, който търси доказателства, не проверява само дали задължението е записано в политиката, но и дали тази политика действително е следвана. Група може да има отлично документирана политика за оценка на доставчици, докато на практика само част от юридическите лица изобщо са я прилагали. Разликата между тези два пласта, и как да я направите видима вместо да я оставите скрита, е разработена на как показвате, че политиката е и практика при група с множество юридически лица. Доказателство, което се състои само от текстове с политика, е недостатъчно за одитор, независимо колко внимателно е написана политиката.
За да бъдат доказателствата откриваеми през множество юридически лица, помага да се определи за всяко задължение: кой е собственик, какво доказателство се очаква, и каква контрола показва, че процесът е повторим и не зависи от едно лице. Тези три елемента заедно образуват общ преглед, който управителният орган може да ползва, без да се налага първо да проверява при всяко юридическо лице. Какво съдържа такава матрица, и как може да се различава по юридическо лице без да губи връзка, е описано на какво е контролна матрица при група с множество юридически лица.
Compliance Check изготвя преглед на задълженията, важащи за групата, кой е техен собственик, какво доказателство е подходящо и каква контрола показва, че процесът функционира. Това не замества одит и не е гаранция, че одитор ще бъде удовлетворен от наличното. Това е структура, която прави възможно управителният орган да знае къде трябва да се намира доказателството, преди някой да попита за него.
Инструментът е в процес на разработка. Който желае да го използва веднага след като стане достъпен, може да се запише за списъка на чакащите.
Събирането и поддържането на доказателства сами по себе си представляват работа: събиране на документи, проверка на версии, поддържане на актуални прегледи през множество юридически лица. Част от тази работа е достатъчно повторяема, за да бъде подпомогната с изкуствен интелект. Работният скенер на FTE TO AI изчислява за всяка задача какъв дял от работата е подходящ за това, така че става ясно къде се изразходва време за търсене на доказателства, и къде — за действителна оценка на тях.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.