Ένας ελεγκτής που ελέγχει την αποδεικτικότητα, θέτει μια απλή ερώτηση: πού βρίσκεται η απόδειξη ότι αυτή η υποχρέωση έχει τηρηθεί, και ποιος μπορεί να το δείξει. Σε μία οντότητα αυτό είναι συνήθως ακόμη διαχειρίσιμο. Σε έναν όμιλο με πολλές εγκαταστάσεις, θυγατρικές ή εθνικές οργανώσεις, η απόδειξη διασκορπίζεται σε συστήματα, φακέλους και ανθρώπους που δεν γνωρίζονται μεταξύ τους. Αυτό δεν είναι κατ' ανάγκη ένδειξη κακής πολιτικής. Είναι συχνά απλώς ένδειξη ότι κανείς δεν έχει καθορίσει πού πρέπει να βρίσκεται η απόδειξη, και ποιος είναι υπεύθυνος για το ότι παραμένει εκεί.
Η απόδειξη δεν είναι το ίδιο το έγγραφο πολιτικής. Ένας ελεγκτής ζητά κάτι που αποδεικνύει ότι η πολιτική έχει και εφαρμοστεί: μια απόφαση, μια έγκριση, μια αναφορά, ένα αρχείο καταγραφής αποκλίσεων, ένα email όπου ένας υπεύθυνος έχει διαπιστώσει κάτι. Τι ακριβώς μετράει διαφέρει ανά υποχρέωση και ανά στιγμή στη διαδικασία. Στο τι μετράει ως απόδειξη σε μια υποχρέωση αναλύεται ποιες μορφές απόδειξης αντιστοιχούν σε ποιο είδος υποχρέωσης, και γιατί μια δήλωση προθέσεων χωρίς εφαρμογή συνήθως δεν αρκεί.
Σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες, η διάσπαρτη διαχείριση προκύπτει σε ορισμένα προβλέψιμα σημεία. Κάθε οντότητα μπορεί να διατηρεί δικό της αρχείο, σε δικό της σύστημα, με δική της ονοματολογία για έγγραφα. Ένας τοπικός διευθυντής μπορεί να έχει λάβει μια απόφαση που δεν έχει καταγραφεί πουθενά κεντρικά. Μια μητρική εταιρεία μπορεί να υποθέτει ότι μια θυγατρική έχει ρυθμίσει κάτι, χωρίς να το έχει ποτέ επιβεβαιώσει. Και μια εθνική εγκατάσταση μπορεί να υπόκειται σε πρόσθετους κανόνες που ο όμιλος στο σύνολό του δεν γνωρίζει, με αποτέλεσμα να μη συλλέγεται καθόλου απόδειξη για αυτό. Ό,τι είναι υποχρεωτικό σε μία χώρα, δεν χρειάζεται να είναι αλλού, και αντιστρόφως: παραδείγματα αυτού βρίσκονται στο ποιες εθνικές πρόσθετες απαιτήσεις ισχύουν στη Γερμανία και ποιες εθνικές πρόσθετες απαιτήσεις ισχύουν στη Γαλλία. Όποιος κοιτάζει μόνο τον ευρωπαϊκό κανόνα, χάνει το μέρος που έχει προστεθεί τοπικά, και άρα και την απόδειξη που το συνοδεύει.
Η απόδειξη που δεν έχει ανατεθεί σε κανέναν, συνήθως δεν διατηρείται, ή χάνεται τη στιγμή που κάποιος αλλάζει θέση. Η ανιχνευσιμότητα ξεκινά λοιπόν όχι από ένα σύστημα αρχειοθέτησης, αλλά από την ερώτηση ποιος είναι ο ιδιοκτήτης κάθε υποχρέωσης: ποιος φροντίζει να δημιουργείται η απόδειξη, ποιος τη διατηρεί, και ποιος μπορεί να τη δείξει όταν ζητηθεί. Σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες, αυτό σπάνια είναι μία λειτουργία για ολόκληρο τον οργανισμό. Πώς μπορεί να φαίνεται αυτή η κατανομή, και γιατί ένας μόνος συντονιστής σε επίπεδο ομίλου συνήθως δεν αρκεί, βρίσκεται στο ποιος είναι ιδιοκτήτης μιας υποχρέωσης σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες.
Ένας ελεγκτής που αναζητά απόδειξη, δεν εξετάζει μόνο αν μια υποχρέωση έχει καταγραφεί σε πολιτική, αλλά αν αυτή η πολιτική έχει και ακολουθηθεί. Ένας όμιλος μπορεί να διαθέτει ένα εξαιρετικό έγγραφο πολιτικής για την αξιολόγηση προμηθευτών, ενώ στην πράξη μόνο ένα μέρος των οντοτήτων έχει ποτέ εφαρμόσει αυτή την πολιτική. Η διαφορά μεταξύ αυτών των δύο επιπέδων, και πώς την κάνετε ορατή αντί να την αφήνετε κρυμμένη, αναλύεται στο πώς αποδεικνύετε ότι η πολιτική είναι και πράξη σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες. Απόδειξη που αποτελείται μόνο από κείμενα πολιτικής, δεν επαρκεί για έναν ελεγκτή, όσο προσεκτικά και να έχει γραφτεί η πολιτική.
Για να γίνει η απόδειξη ανιχνεύσιμη μεταξύ πολλών οντοτήτων, βοηθά να καθορίζεται ανά υποχρέωση: ποιος είναι ο ιδιοκτήτης, ποια απόδειξη αναμένεται, και ποιος έλεγχος αποδεικνύει ότι η διαδικασία είναι επαναλήψιμη και δεν εξαρτάται από ένα μόνο άτομο. Αυτά τα τρία στοιχεία μαζί σχηματίζουν μια επισκόπηση την οποία μπορεί να συμβουλεύεται μια διοίκηση χωρίς να χρειάζεται πρώτα να ρωτήσει κάθε οντότητα ξεχωριστά. Τι περιλαμβάνει ένας τέτοιος πίνακας ελέγχων, και πώς μπορεί να διαφέρει ανά οντότητα χωρίς να χάνεται η συνοχή, βρίσκεται στο τι είναι ένας πίνακας ελέγχων σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες.
Το Compliance Check χαρτογραφεί ποιες υποχρεώσεις ισχύουν για τον όμιλο, ποιος είναι ιδιοκτήτης τους, ποια απόδειξη ταιριάζει σε αυτές και ποιος έλεγχος αποδεικνύει ότι η διαδικασία λειτουργεί. Αυτό δεν αντικαθιστά έναν έλεγχο, ούτε αποτελεί εγγύηση ότι ένας ελεγκτής θα είναι ικανοποιημένος με το τι υπάρχει. Είναι μια δομή που κάνει ώστε μια διοίκηση να γνωρίζει πού θα έπρεπε να βρίσκεται η απόδειξη, προτού κάποιος ρωτήσει γι' αυτήν.
Το εργαλείο βρίσκεται υπό κατασκευή. Όποιος θέλει να το χρησιμοποιήσει μόλις γίνει διαθέσιμο, μπορεί να εγγραφεί στη λίστα αναμονής.
Η καταγραφή και η τήρηση αποδείξεων αποτελεί και η ίδια εργασία: συλλογή εγγράφων, έλεγχος εκδόσεων, διατήρηση επίκαιρων επισκοπήσεων σε πολλές οντότητες. Ένα μέρος αυτής της εργασίας είναι αρκετά επαναλήψιμο για να υποστηριχθεί με τεχνητή νοημοσύνη (AI). Η werkscan του FTE TO AI υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της εργασίας είναι κατάλληλο για αυτό, ώστε να γίνεται σαφές πού δαπανάται χρόνος στην αναζήτηση αποδείξεων, και πού στην πραγματική αξιολόγησή τους.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.