Un auditor care verifică demonstrabilitatea pune o întrebare simplă: unde se află dovada că această obligație a fost respectată, și cine poate arăta acest lucru. La o singură entitate, acest lucru este de obicei încă gestionabil. La un grup cu mai multe sedii, filiale sau organizații naționale, dovezile se dispersează în sisteme, dosare și persoane care nu se cunosc între ele. Acest lucru nu este neapărat un semn de politică proastă. Este de obicei doar un semn că nimeni nu a stabilit unde trebuie să se afle dovezile, și cine este responsabil ca acestea să rămână acolo.
Dovada nu este documentul de politică în sine. Un auditor întreabă ce demonstrează că politica a fost și aplicată: o decizie, o aprobare, o raportare, un jurnal de abateri, un e-mail în care un responsabil a constatat ceva. Ce anume se ia în considerare diferă în funcție de obligație și de momentul din proces. Pe pagina ce contează ca dovadă pentru o obligație este detaliat ce forme de dovadă corespund cărui tip de obligație, și de ce o declarație de intenție fără aplicare nu este de obicei suficientă.
Într-un grup cu mai multe entități, dispersarea apare într-un număr de locuri previzibile. Fiecare entitate poate avea o administrație proprie, într-un sistem propriu, cu o denumire proprie pentru documente. Un director local poate fi luat o decizie care nu a fost consemnată nicăieri la nivel central. O societate-mamă poate presupune că o filială a rezolvat ceva, fără să fi verificat vreodată acest lucru. Iar un sediu național poate fi supus unor reguli suplimentare pe care grupul, în ansamblu, nu le cunoaște, astfel încât dovezile pentru acestea nu sunt colectate deloc. Ce este obligatoriu într-o țară nu trebuie să fie neapărat și în alta, și invers: exemple în acest sens se găsesc pe ce cerințe naționale se aplică în Germania și ce cerințe naționale se aplică în Franța. Cine se uită doar la reglementarea europeană pierde partea adăugată la nivel local, și odată cu ea, dovezile corespunzătoare.
Dovezile care nu sunt atribuite nimănui de obicei nu sunt ținute la zi, sau se pierd de îndată ce cineva își schimbă funcția. De aceea, identificabilitatea nu începe cu un sistem de arhivare, ci cu întrebarea cine este proprietarul fiecărei obligații: cine se asigură că dovada este creată, cine o păstrează, și cine o poate prezenta atunci când este solicitată. La un grup cu mai multe entități, aceasta este rareori o singură funcție pentru întreaga organizație. Cum poate fi structurată o astfel de distribuție, și de ce un singur coordonator la nivel de grup de obicei nu este suficient, este explicat pe pagina cine este proprietarul unei obligații la un grup cu mai multe entități.
Un auditor care caută dovezi nu verifică doar dacă o obligație a fost consemnată în politică, ci și dacă acea politică a fost și respectată. Un grup poate avea un document de politică excelent privind evaluarea furnizorilor, în timp ce în practică doar o parte dintre entități au aplicat vreodată acea politică. Diferența dintre aceste două niveluri, și modul în care puteți face vizibilă această diferență în loc să o lăsați ascunsă, este detaliat pe pagina cum demonstrați că politica este și practică la un grup cu mai multe entități. O dovadă formată doar din texte de politică este insuficientă pentru un auditor, indiferent de cât de riguros a fost redactată politica.
Pentru a face dovezile identificabile între mai multe entități, este util să se stabilească pentru fiecare obligație: cine este proprietarul, ce dovadă este de așteptat, și ce control demonstrează că procesul este repetabil și nu depinde de o singură persoană. Aceste trei elemente împreună formează o imagine de ansamblu pe care un consiliu de administrație o poate consulta fără să trebuiască să se informeze mai întâi la fiecare entitate. Ce implică o astfel de matrice, și cum poate varia în funcție de entitate fără a pierde coerența, este explicat pe pagina ce este o matrice de control la un grup cu mai multe entități.
Compliance Check identifică ce obligații se aplică grupului, cine este proprietarul acestora, ce dovadă corespunde fiecăreia și ce control demonstrează că procesul este funcțional. Acesta nu este un substitut pentru un audit, și nici o garanție că un auditor va fi satisfăcut de ceea ce există. Este o structură care face ca un consiliu de administrație să știe unde ar trebui să se afle dovada, înainte ca cineva să întrebe despre ea.
Instrumentul este în curs de dezvoltare. Cei care doresc să îl folosească imediat ce va fi disponibil se pot înscrie pe lista de așteptare.
Consemnarea și menținerea dovezilor reprezintă, la rândul lor, muncă: colectarea documentelor, verificarea versiunilor, actualizarea imaginilor de ansamblu la mai multe entități. O parte din această muncă este suficient de repetabilă pentru a fi sprijinită cu AI. Scanul de muncă al FTE TO AI calculează, pentru fiecare sarcină, ce parte a muncii este eligibilă pentru acest lucru, astfel încât să devină clar unde se consumă timp pentru căutarea dovezilor, și unde pentru evaluarea lor efectivă.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.