En revisor, der kontrollerer dokumenterbarhed, stiller et simpelt spørgsmål: hvor findes beviset for, at denne forpligtelse er opfyldt, og hvem kan vise det. Ved én enhed er det ofte stadig overskueligt. Ved en gruppe med flere afdelinger, datterselskaber eller landeorganisationer bliver beviset spredt over systemer, mapper og personer, der ikke kender hinanden. Det er ikke nødvendigvis et tegn på dårlig politik. Det er ofte bare et tegn på, at ingen har fastlagt, hvor beviset skal ligge, og hvem der er ansvarlig for, at det også bliver liggende der.
Bevis er ikke selve politikdokumentet. En revisor spørger efter det, der viser, at politikken også er anvendt: en beslutning, en godkendelse, en rapportering, en afvigelseslog, en e-mail, hvori en ansvarlig person har konstateret noget. Hvad præcis der tæller, varierer efter forpligtelse og efter tidspunkt i processen. På hvad der tæller som bevis ved en forpligtelse er det udredt, hvilke former for bevis der hører til hvilken type forpligtelse, og hvorfor en hensigtserklæring uden anvendelse som regel ikke er tilstrækkelig.
I en gruppe med flere enheder opstår spredning på en række forudsigelige steder. Hver enhed kan føre sin egen administration, i sit eget system, med sin egen navngivning af dokumenter. En lokal direktør kan have truffet en beslutning, der ikke er registreret centralt nogen steder. Et moderselskab kan gå ud fra, at et datterselskab har ordnet noget, uden nogensinde at have spurgt om det. Og en national afdeling kan være underlagt supplerende regler, som gruppen som helhed ikke er bekendt med, hvilket betyder, at der ikke bliver indsamlet bevis for det overhovedet. Hvad der er obligatorisk i ét land, behøver ikke at være det andre steder, og omvendt: eksempler på dette findes på hvilke nationale tillæg gælder i Tyskland og hvilke nationale tillæg gælder i Frankrig. Den, der kun ser på den europæiske regel, går glip af den del, der er tilføjet lokalt, og dermed også det bevis, der hører til.
Bevis, som ingen bliver tildelt ansvaret for, bliver som regel ikke opdateret, eller går tabt, så snart en person skifter funktion. Findbarhed begynder derfor ikke ved et arkivsystem, men ved spørgsmålet om, hvem der er ejer af hver forpligtelse: hvem sørger for, at beviset opstår, hvem opbevarer det, og hvem kan vise det, når der bliver spurgt om det. I en gruppe med flere enheder er det sjældent én funktion for hele organisationen. Hvordan den fordeling kan se ud, og hvorfor en enkelt koordinator på gruppeniveau som regel ikke er nok, står beskrevet på hvem der er ejer af en forpligtelse i en gruppe med flere enheder.
En revisor, der søger bevis, kigger ikke kun på, om en forpligtelse er skrevet ned i politikken, men om den politik også er blevet efterlevet. En gruppe kan have et fremragende politikdokument om leverandørvurdering, mens det i praksis kun er en del af enhederne, der nogensinde har anvendt den politik. Forskellen mellem disse to lag, og hvordan man synliggør denne forskel i stedet for at lade den forblive skjult, er udredt på hvordan man dokumenterer, at politik også er praksis i en gruppe med flere enheder. Bevis, der kun består af politikteksten, er ikke tilstrækkeligt for en revisor, uanset hvor omhyggeligt politikken er skrevet.
For at gøre bevis findbart tværs af flere enheder hjælper det at fastlægge for hver forpligtelse: hvem der er ejer, hvilket bevis der forventes, og hvilken kontrol der viser, at processen er gentagelig og ikke afhængig af én person. Disse tre elementer sammen udgør et overblik, som en bestyrelse kan konsultere uden først at skulle forhøre sig hos hver enkelt enhed. Hvad en sådan matrix indebærer, og hvordan den kan variere pr. enhed uden at tabe sammenhængen, står på hvad en kontrolmatrix er i en gruppe med flere enheder.
Compliance Check kortlægger hvilke forpligtelser der gælder for gruppen, hvem der er ejer af dem, hvilket bevis der passer til dem, og hvilken kontrol der viser, at processen fungerer. Det er ikke en erstatning for en revision, og ingen garanti for, at en revisor er tilfreds med det, der foreligger. Det er en struktur, der gør, at en bestyrelse ved, hvor beviset burde befinde sig, før nogen spørger efter det.
Værktøjet er under udvikling. Den, der vil bruge det, så snart det bliver tilgængeligt, kan tilmelde sig ventelisten.
At fastlægge og opdatere bevis er i sig selv også arbejde: indsamling af dokumenter, kontrol af versioner, ajourføring af overblik over flere enheder. En del af det arbejde er tilstrækkeligt gentageligt til at kunne understøttes med AI. Arbejdsscanningen fra FTE TO AI beregner pr. opgave, hvilken del af arbejdet der er relevant til det, så det bliver tydeligt, hvor der bruges tid på at søge efter bevis, og hvor der bruges tid på rent faktisk at vurdere det.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.