Audítor, ktorý kontroluje preukázateľnosť, si kladie jednoduchú otázku: kde sa nachádza dôkaz, že táto povinnosť bola splnená, a kto to môže ukázať. Pri jednej entite je to zväčša ešte prehľadné. Pri skupine s viacerými pobočkami, dcérskymi spoločnosťami alebo krajinovými organizáciami sa dôkaz rozptýli medzi systémy, priečinky a ľudí, ktorí sa navzájom nepoznajú. To nemusí byť znakom slabej politiky. Často je to len znakom toho, že nikto nezaznamenal, kde má dôkaz stáť, a kto je zodpovedný za to, aby tam aj zostal.
Dôkaz nie je samotný dokument politiky. Audítor sa pýta na to, čo dokazuje, že politika bola aj uplatnená: rozhodnutie, schválenie, správa, log odchýlky, e-mail, v ktorom niekto zodpovedný niečo potvrdil. Čo presne sa počíta, sa líši podľa povinnosti a podľa momentu v procese. Na stránke čo sa počíta ako dôkaz pri povinnosti je rozpísané, aké formy dôkazu patria k akému typu povinnosti, a prečo vyhlásenie o zámere bez uplatnenia väčšinou nepostačuje.
V skupine s viacerými entitami vzniká rozptýlenie na niekoľkých predvídateľných miestach. Každá entita môže viesť vlastnú administratívu, vo vlastnom systéme, s vlastným pomenovávaním dokumentov. Miestny riaditeľ mohol urobiť rozhodnutie, ktoré nikde centrálne nebolo zaznamenané. Materská spoločnosť môže predpokladať, že dcérska spoločnosť niečo zabezpečila, bez toho, aby si to overila. A národná pobočka môže podliehať doplňujúcim predpisom, ktoré skupina ako celok nepozná, čím sa dôkaz o tom vôbec nezhromažďuje. Čo je povinné v jednej krajine, nemusí byť povinné inde, a naopak: príklady toho sú na stránkach aké národné doplnky platia v Nemecku a aké národné doplnky platia vo Francúzsku. Kto sa pozerá len na európsky predpis, prehliadne časť, ktorá bola doplnená na miestnej úrovni, a tým aj dôkaz, ktorý k nej patrí.
Dôkaz, ktorý nemá pridelenú osobu, sa zväčša neudržiava, alebo sa stratí, keď niekto zmení funkciu. Dohľadateľnosť teda nezačína pri archívnom systéme, ale pri otázke, kto je pri každej povinnosti vlastníkom: kto zaisťuje, že dôkaz vznikne, kto ho uchováva, a kto ho môže predložiť, keď o to niekto požiada. V skupine s viacerými entitami to len zriedka predstavuje jedinú funkciu pre celú organizáciu. Ako môže vyzerať toto rozdelenie, a prečo jediný koordinátor na úrovni skupiny zväčša nepostačuje, je na stránke kto je vlastníkom povinnosti v skupine s viacerými entitami.
Audítor, ktorý hľadá dôkaz, sa nepozerá len na to, či je povinnosť zapísaná v politike, ale či sa táto politika aj dodržiavala. Skupina môže mať vynikajúci dokument politiky o hodnotení dodávateľov, zatiaľ čo v praxi túto politiku niekedy uplatnila len časť entít. Rozdiel medzi týmito dvomi úrovňami, a ako tento rozdiel zviditeľniť, namiesto toho, aby zostal skrytý, je rozpísaný na stránke ako preukážete, že politika je aj praxou v skupine s viacerými entitami. Dôkaz, ktorý pozostáva len z textov politiky, je pre audítora nedostatočný, bez ohľadu na to, ako dôkladne bola politika napísaná.
Aby bol dôkaz dohľadateľný v rámci viacerých entít, pomáha pri každej povinnosti zaznamenať: kto je vlastníkom, aký dôkaz sa očakáva, a ktorá kontrola dokazuje, že proces je opakovateľný a nezávislý od jednej osoby. Tieto tri prvky spolu vytvárajú prehľad, ktorý môže vedenie konzultovať bez toho, aby najprv musel oslovovať každú entitu. Čo takáto matica obsahuje, a ako sa môže líšiť podľa entity bez straty súvislosti, je na stránke čo je control matica v skupine s viacerými entitami.
Compliance Check zmapuje, aké povinnosti platia pre skupinu, kto je ich vlastníkom, aký dôkaz k tomu patrí a ktorá kontrola dokazuje, že proces funguje. Nie je to náhrada auditu, ani záruka, že audítor bude spokojný s tým, čo je pripravené. Je to štruktúra, ktorá zabezpečuje, že vedenie vie, kde by dôkaz mal byť, ešte predtým, ako sa naň niekto spýta.
Nástroj sa pripravuje. Kto ho chce využiť hneď, ako bude k dispozícii, sa môže prihlásiť na zoznam čakateľov.
Zaznamenávanie a udržiavanie dôkazu je samo osebe tiež práca: zbieranie dokumentov, kontrola verzií, udržiavanie aktuálnych prehľadov v rámci viacerých entít. Časť tejto práce je natoľko opakovateľná, že ju možno podporiť pomocou AI. Werkscan spoločnosti FTE TO AI vypočíta pre každú úlohu, aká časť práce na to pripadá, aby bolo zrejmé, kde sa čas venuje vyhľadávaniu dôkazu, a kde jeho skutočnému posudzovaniu.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.