Tilintarkastaja, joka tarkastaa todistettavuutta, esittää yksinkertaisen kysymyksen: missä on todiste siitä, että tämä velvoite on täytetty, ja kuka voi sen näyttää. Yhden yksikön tapauksessa tämä on usein vielä hallittavissa. Konsernissa, jossa on useita toimipisteitä, tytäryhtiöitä tai maakohtaisia organisaatioita, todisteet hajaantuvat järjestelmiin, kansioihin ja ihmisiin, jotka eivät tunne toisiaan. Tämä ei välttämättä ole merkki huonosta politiikasta. Se on usein vain merkki siitä, että kukaan ei ole kirjannut, missä todisteiden pitäisi olla, ja kuka on vastuussa siitä, että ne pysyvät sielä.
Todiste ei ole itse politiikka-asiakirja. Tilintarkastaja kysyy, mikä osoittaa, että politiikkaa on myös sovellettu: päätös, hyväksyntä, raportti, poikkeamaloki, sähköposti, jossa vastuuhenkilö on todennut jotain. Se, mikä täsmälleen lasketaan, vaihtelee velvoitteen ja prosessin vaiheen mukaan. Sivulla mikä lasketaan todisteeksi velvoitteen kohdalla on eritelty, mitkä todisteen muodot kuuluvat mihin velvoitetyyppiin, ja miksi aikomuksen ilmaisu sellaisenaan, ilman soveltamista, ei yleensä riitä.
Konsernissa, jossa on useita yksiköitä, hajaantumista syntyy useissa ennustettavissa kohdissa. Jokainen yksikkö voi pitää omaa kirjanpitoaan, omassa järjestelmässä, omalla asiakirjojen nimeämiskäytännöllä. Paikallinen johtaja on saattanut tehdä päätöksen, jota ei ole kirjattu missään keskitetysti. Emoyhtiö voi olettaa, että tytäryhtiö on hoitanut asian, tarkistamatta koskaan sitä. Ja kansallinen toimipiste voi olla lisäsääntöjen alainen, joita konserni kokonaisuutena ei tunne, jolloin niihin liittyviä todisteita ei kerätä lainkaan. Se, mikä on yhdessä maassa pakollista, ei välttämättä ole sitä muualla, ja päinvastoin: esimerkkejä tästä löytyy sivuilta mitkä kansalliset lisävaatimukset ovat voimassa Saksassa ja mitkä kansalliset lisävaatimukset ovat voimassa Ranskassa. Jos katsoo vain eurooppalaista sääntöä, jää huomaamatta paikallisesti lisätty osa, ja siten myös siihen kuuluva todiste.
Todisteita, joita kenellekään ei osoiteta, ei yleensä ylläpidetä, tai ne katoavat, kun joku vaihtaa tehtävää. Löydettävyys ei siis ala arkistojärjestelmästä, vaan kysymyksestä, kuka on kunkin velvoitteen omistaja: kuka huolehtii, että todiste syntyy, kuka säilyttää sen, ja kuka voi näyttää sen, kun sitä pyydetään. Konsernissa, jossa on useita yksiköitä, tämä on harvoin yksi tehtävä koko organisaatiolle. Se, miltä tämä jakautuminen voi näyttää, ja miksi yksi koordinaattori konsernitasolla ei yleensä riitä, on kuvattu sivulla kuka on velvoitteen omistaja konsernissa, jossa on useita yksiköitä.
Tilintarkastaja, joka etsii todisteita, ei katso vain sitä, onko velvoite kirjattu politiikkaan, vaan onko sitä politiikkaa myös noudatettu. Konsernilla voi olla erinomainen politiikka-asiakirja toimittajien arvioinnista, vaikka käytännössä vain osa yksiköistä on koskaan soveltanut sitä politiikkaa. Ero näiden kahden tason välillä, ja se, miten tämän eron voi tehdä näkyväksi sen piilottamisen sijaan, on eritelty sivulla miten osoitat, että politiikka on myös käytäntöä konsernissa, jossa on useita yksiköitä. Todiste, joka koostuu pelkästään politiikkateksteistä, ei riitä tilintarkastajalle, riippumatta siitä, kuinka huolellisesti politiikka on laadittu.
Jotta todisteet olisivat löydettävissä useiden yksiköiden välillä, on hyödyllistä kirjata kunkin velvoitteen kohdalla: kuka on omistaja, mitä todistetta odotetaan, ja mikä kontrolli osoittaa, että prosessi on toistettavissa ja ei ole riippuvainen yhdestä henkilöstä. Näistä kolmesta elementistä muodostuu yhdessä yleiskuva, jota hallitus voi käyttää tarvitsematta ensin kysyä asiaa erikseen joka yksiköltä. Se, mitä tällainen matriisi pitää sisällään, ja miten se voi vaihdella yksiköittäin menettämättä yhtenäisyyttä, on kuvattu sivulla mikä on kontrollimatriisi konsernissa, jossa on useita yksiköitä.
Compliance Check kartoittaa, mitkä velvoitteet koskevat konsernia, kuka niistä on omistaja, mikä todiste niihin sopii ja mikä kontrolli osoittaa, että prosessi on kunnossa. Se ei korvaa tilintarkastusta, eikä takaa, että tilintarkastaja on tyytyväinen siihen, mitä on saatavilla. Se on rakenne, joka varmistaa, että hallitus tietää, missä todisteiden pitäisi olla, ennen kuin kukaan kysyy niitä.
Työkalu on rakenteilla. Jos haluatte käyttää sitä sen valmistuttua, voitte ilmoittautua jonotuslistalle.
Todisteiden kirjaaminen ja ylläpito on itsessään myös työtä: asiakirjojen keräämistä, versioiden tarkistamista, yleiskuvien pitämistä ajan tasalla useiden yksiköiden välillä. Osa tästä työstä on riittävän toistettavaa tuettavaksi tekoälyllä. FTE TO AI:n työskannaus laskee tehtäväkohtaisesti, mikä osa työstä soveltuu tähän, jotta käy selväksi, missä aikaa käytetään todisteiden etsimiseen, ja missä niiden todelliseen arviointiin.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.