Konsernin politiikka ei ole todiste. Se on aikomus, joka on vahvistettu pääkonttorissa ja joka parhaassa tapauksessa on myös viety eteenpäin kaikkiin yhtiöihin. Onko näin tapahtunut, ja sovelletaanko politiikkaa tosiasiallisesti käytännössä, on eri kysymys kuin se, onko politiikka olemassa. Hallituksen, joka haluaa osoittaa olevansa hallinnassa, on kyettävä kuromaan tämä ero umpeen: ei riitä näyttää, mitä on päätetty, vaan on näytettävä myös, mitä käytännössä tapahtuu kussakin yhtiössä, joka kuuluu soveltamisalaan.
Konsernissa, jossa on useita yhtiöitä, politiikka kirjoitetaan tavallisesti keskitetysti ja toteutetaan hajautetusti. Tämä tarkoittaa, että etäisyys politiikan tekstin ja käytännön työn välillä on suurempi kuin yksittäisessä yrityksessä. Tytäryhtiö toisessa maassa, eri kielellä, eri johtoryhmällä ja toisinaan eri kirjanpitoperinteellä, soveltaa politiikkaa sillä tavoin kuin se itse ymmärtää politiikan. Tämä ei ole automaattisesti väärin, mutta se on asia, joka on todettava erikseen. Hallitus, joka olettaa, että konsernin politiikkaa sovelletaan kaikkialla identtisesti, tekee olettamuksen, jota harvoin testataan ennen kuin tilintarkastaja tai valvoja kysyy sitä.
Politiikka on asiakirja. Todiste on eri asia: toimenpide, hyväksyntä, poikkeama joka on havaittu ja jota on seurattu, tarkastus joka on tosiasiallisesti suoritettu hetkellä, joka on jäljitettävissä. Mikä lasketaan todisteeksi velvoitteen kohdalla riippuu kyseisen velvoitteen luonteesta, mutta ydin on aina sama: on kyettävä osoittamaan, että jotain on tapahtunut, ei vain että sen olisi pitänyt tapahtua. Konsernissa, jossa on useita yhtiöitä, tämä ero korostuu, koska politiikka kirjoitetaan yhdessä paikassa ja todiste on haettava kokonaan toisesta paikasta.
Yleisin ongelma ei ole se, että todistetta ei ole, vaan se, että todiste on olemassa hajautettuna eri yhtiöihin, järjestelmiin ja vastuuhenkilöihin, ilman että kenelläkään konsernitasolla on siitä kokonaiskuvaa. Paikallinen controller on pitänyt yllä laskentataulukkoa, tytäryhtiön compliance officer on säilyttänyt sähköposteja, ulkoinen tilintarkastaja on saattanut päätökseen työohjelman, jota ei ole tallennettu keskitetysti minnekään. Mihin todiste hajautuu on juuri tämä kaava: ei todisteen puuttuminen, vaan sellaisen paikan puuttuminen, jossa todiste kokoontuu yhteen. Kun konserni on suurempi ja kansainvälisempi, tämä kaava vahvistuu, yksinkertaisesti koska paikkoja, joihin jotain voidaan kirjata, on enemmän ja ihmisiä, jotka luulevat jonkun muun pitävän siitä kirjaa, on enemmän.
Jotta osoitettavuus voidaan järjestää useiden yhtiöiden yli, tarvitaan rakenne, jossa kirjataan velvoitekohtaisesti, kuka mistä vastaa, myös silloin kun tämä vaihtelee yhtiöittäin. Mikä control matrix on konsernissa, jossa on useita yhtiöitä selittää, miltä tällainen matriisi näyttää: kunkin velvoitteen kohdalla omistaja, todiste joka liittyy kyseiseen velvoitteeseen ja kontrolli joka osoittaa, että todiste on tarkistettu. Yksittäisessä yrityksessä tämä matriisi on selkeä. Konsernissa jokainen rivi kertautuu sen yhtiöiden määrän mukaan, joihin velvoite soveltuu, ja tämä määrä on harvoin kaikille konsernin sisällä yhtä selvä.
Osoitettavuus on osoitettavuutta vasta, kun konsernin ulkopuolinen henkilö kykenee seuraamaan sitä. Tämä voi olla ulkoinen tilintarkastaja, valvoja tai uusi hallituksen jäsen, jonka on otettava haltuun edeltäjänsä tilanne. Miten todiste säilytetään niin, että tilintarkastaja löytää sen käsittelee juuri tätä löydettävyyttä: ei vain sitä, onko todiste olemassa, vaan onko se tallennettu tavalla, joka on ymmärrettävä henkilölle, joka ei tunne konsernin sisäistä rakennetta. Useiden yhtiöiden tilanteessa tämä tuo mukanaan ylimääräisen monimutkaisuuden kerroksen, koska löydettävyyden on toimittava sekä yksittäisen yhtiön sisällä että yhtiöiden välillä, jotta konsernitaso kykenee näyttämään yhtenäisen kuvan sen sijaan, että se on kokoelma erillisiä dossiereita.
Konsernin lisäkomplikaatio on se, että sama eurooppalainen velvoite voi toteutua eri tavoin maasta riippuen. Saksassa toimiva tytäryhtiö voi kuulua erilaisen kansallisen soveltamisen alle kuin Ranskassa toimiva tytäryhtiö, vaikka taustalla oleva eurooppalainen sääntö on identtinen. Mitkä kansalliset lisävaatimukset pätevät Saksassa ja mitkä kansalliset lisävaatimukset pätevät Ranskassa näyttävät, missä tämä ero konkretisoituu. Konsernin politiikka, joka on kirjoitettu vain eurooppalaisen tekstin pohjalta, ei siis automaattisesti kata sitä, mitä kunkin yhtiön on osoitettava paikallisesti. Juuri tässä monet konsernit yllättyvät: ei pääsäännön vaan sen alle jäävän kansallisen lisävaatimuksen vuoksi.
Omistajien, todisteiden ja kontrollien kartoittaminen useiden yhtiöiden yli on työtä, joka koostuu suurelta osin sellaisen tiedon keräämisestä, järjestämisestä ja toistuvasta ylläpitämisestä, joka on jo olemassa jossain. Tämä on juuri sellainen tehtävätyyppi, jonka osalta FTE TO AI:n työscan tutkii, mikä osa siitä on siirrettävissä AI:lle, tehtäväkohtaisesti, ottamatta kantaa siihen, mitä se tarkoittaa lopputuloksen kannalta teidän organisaatiollenne.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.