Politika ta' grupp mhijiex evidenza. Hija intenzjoni stabbilita mill-uffiċċju ċentrali li, fl-aħjar każijiet, ġiet ukoll trasmessa lil kull entità. Jekk dan sar, u jekk il-politika qed tiġi effettivament applikata, hija mistoqsija differenti minn jekk il-politika teżistix. Bord li jrid juri li huwa fil-kontroll għandu jkun kapaċi jgħaqqad dik id-differenza: mhux biss juri x'ġie deċiż, iżda wkoll x'jiġri fil-prattika f'kull entità li taqa' taħt il-kamp ta' applikazzjoni.
F'grupp b'diversi entitajiet, il-politika normalment tinkiteb ċentralment u tiġi implimentata deċentralizzata. Dan ifisser li d-distanza bejn it-test tal-politika u l-prattika fuq il-post tax-xogħol hija akbar milli f'impriża waħda. Sussidjarja f'pajjiż ieħor, b'lingwa differenti, tim ta' ġestjoni differenti u kultant tradizzjoni tal-kontabilità differenti, tapplika l-politika kif hija tifhimha. Dan mhux neċessarjament ħażin, iżda huwa xi ħaġa li għandha tiġi stabbilita separatament. Bord li jassumi li l-politika tal-grupp qed tiġi applikata b'mod identiku kullimkien qed jagħmel suppożizzjoni li rarament tiġi eżaminata sakemm awditur jew regolatur jistaqsi dwarha.
Il-politika hija dokument. L-evidenza hija xi ħaġa oħra: attività, approvazzjoni, devjazzjoni li ġiet identifikata u segwita, kontroll li effettivament sar f'mument li jista' jiġi traċċat. X'jgħodd bħala evidenza f'obbligu jiddependi min-natura ta' dak l-obbligu, iżda l-qofol dejjem huwa l-istess: irid ikun jista' jintwera li xi ħaġa seħħet, mhux biss li kellha ssir. F'grupp b'diversi entitajiet, din id-distinzjoni ssir aktar mgħaġġla, minħabba li l-politika tinkiteb f'post wieħed u l-evidenza trid tinġabar f'post kompletament differenti.
Il-problema l-aktar komuni mhijiex li ma teżisti l-ebda evidenza, iżda li l-evidenza teżisti, imxerred fuq diversi entitajiet, sistemi u persuni responsabbli, mingħajr ma xi ħadd fil-livell tal-grupp jkollu ħarsa ġenerali. Kontrollur lokali żamm spreadsheet, uffiċjal tal-konformità ta' sussidjarja żamm imejls, awditur estern lesta programm ta' xogħol li mkien ma huwa maħżun ċentralment. Fejn l-evidenza tinxtered huwa eżattament dan il-mudell: mhux l-assenza ta' evidenza, iżda l-assenza ta' post fejn l-evidenza tingħaqad flimkien. Kemm grupp ikun akbar u aktar internazzjonali, dan il-mudell isir aktar b'saħħtu, sempliċiment għax hemm aktar postijiet fejn xi ħaġa tista' tiġi rreġistrata u aktar nies li jaħsbu li xi ħadd ieħor qed iżommha aġġornata.
Biex tiġi organizzata l-kapaċità li tintwera evidenza fuq diversi entitajiet, hemm bżonn ta' struttura li tirreġistra għal kull obbligu min hu responsabbli għal xiex, anke jekk dan ivarja skont l-entità. X'inhi control matrix f'grupp b'diversi entitajiet tispjega kif tidher matriċi bħal din: għal kull obbligu proprjetarju, l-evidenza marbuta ma' dak l-obbligu u l-kontroll li juri li l-evidenza ġiet ivverifikata. F'impriża waħda, dik il-matriċi hija ċara. F'grupp, kull ringiela tiġi multiplikata bin-numru ta' entitajiet li għalihom japplika l-obbligu, u dak in-numru rarament huwa daqstant ċar għal kulħadd fi ħdan il-grupp.
Il-kapaċità li tintwera evidenza tkun tali biss jekk xi ħadd minn barra l-grupp ikun jista' jsegwiha. Dan jista' jkun awditur estern, regolatur, jew membru ġdid tal-bord li jrid jieħu f'idejh is-sitwazzjoni preċedenti. Kif tinżamm l-evidenza b'mod li awditur isibha tittratta din il-possibbiltà li tiġi misjuba: mhux biss jekk l-evidenza teżistix, iżda jekk hijiex maħżuna b'mod li jinftiehem għal xi ħadd li ma jafx l-istruttura interna tal-grupp. F'każ ta' diversi entitajiet, dan huwa saff addizzjonali ta' kumplessità, minħabba li l-possibbiltà li tinstab l-evidenza trid taħdem mhux biss fi ħdan entità waħda, iżda wkoll bejn l-entitajiet, sabiex il-livell tal-grupp ikun jista' juri stampa koerenti minflok ġabra ta' fajls separati.
Kumplikazzjoni addizzjonali f'grupp hija li l-istess obbligu Ewropew jista' jkun differenti skont il-pajjiż. Sussidjarja fil-Ġermanja tista' taqa' taħt implimentazzjoni nazzjonali differenti minn sussidjarja fi Franza, anke jekk ir-regola Ewropea sottostanti hija identika. Liema intestaturi nazzjonali japplikaw fil-Ġermanja u liema intestaturi nazzjonali japplikaw fi Franza juru fejn dik id-differenza ssir konkreta. Politika ta' grupp li tinkiteb biss abbażi tat-test Ewropew, għalhekk ma tkoprix awtomatikament dak li kull entità trid turi lokalment. Dan huwa eżattament fejn ħafna gruppi jiġu sorpriżi: mhux mir-regola prinċipali, iżda mill-intestatura nazzjonali li tinsab taħtha.
Il-mmappjar tal-proprjetarji, l-evidenza u l-kontrolli fuq diversi entitajiet huwa xogħol li fil-parti l-kbira jikkonsisti fil-ġbir, l-organizzazzjoni u ż-żamma repetuta ta' informazzjoni li diġà teżisti xi mkien. Dan huwa eżattament it-tip ta' xogħol li l-werkscan ta' FTE TO AI teżamina liema parti minnu tista' tittieħed minn AI, għal kull xogħol, mingħajr ma tassumi xejn dwar ir-riżultat għall-organizzazzjoni tiegħek.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.