Kennisbank

Prova li awditur jista' jsib

Obbligu jkun ippruvat biss meta jkun hemm xi ħaġa li ħaddieħor jista' jivverifika mingħajr ma jistaqsik dwarha. Dan huwa l-qalba tal-aċċertabbiltà: mhux dak li int taf li ġara, imma dak li awditur, regolatur, jew uffiċjal tal-konformità ġdid jista' jerġa' jsib mingħajr ma jkollok bżonn tispjegah. Ħafna kumpaniji jiskopru biss matul awditjar li l-prova teżisti, imma ma tinstabx.

X'jgħodd bħala prova

Prova mhix l-istess bħal politika. Dokument ta' politika jgħid x'inhu l-għan; il-prova turi li dak l-għan ġie effettivament implimentat. Aħseb f'deċiżjoni approvata b'data u isem tal-approvant, korrispondenza bl-email li turi kunsiderazzjoni, reġistru ta' kontroll li twettaq realment, jew rapport li jaqbel mad-data ta' bażi. X'eżattament jgħodd bħala prova suffiċjenti jvarja skont l-obbligu, u x'jgħodd bħala prova għal obbligu f'grupp b'diversi entitajiet juri kif din il-mistoqsija tissarraf hekk kif jiddaħħlu diversi fergħat jew sussidjarji. Il-fattur komuni huwa dejjem li d-distinzjoni bejn il-politika u l-prattika ħafna drabi tiġi sottovalutata: dokument li jidher tajjeb mhuwiex prova li xi ħadd effettivament aġixxa fuqu. Kif tista' turi din id-differenza hija spjegata f'kif turi li l-politika hija wkoll prattika.

Minn fejn tiġi l-prova

Prova ġeneralment ma tiġix maħluqa fil-post fejn eventwalment tkun meħtieġa. Evalwazzjoni tar-riskju ssir minn tim operattiv, approvazzjoni ssir permezz ta' email, kontroll jiġi rreġistrat f'spreadsheet li jinsab biss fuq disk lokali. Sa dak iż-żmien li awditur jitlob li jintwera li obbligu ġie sodisfatt, xi ħadd irid jerġa' jfittex dik il-prova. F'entità waħda dan diġà huwa diffiċli; f'grupp b'diversi fergħat, pajjiżi jew sussidjarji, dan isir tfittxija fiha nfisha. Kull entità jista' jkollha l-arkivju tagħha stess, is-sistema tagħha stess, il-metodu ta' reġistrazzjoni tagħha stess. Fejn dan eżattament jmur ħażin u għaliex mhuwiex biss kwistjoni ta' dixxiplina huwa deskritt f'fejn il-prova tispiċċa mifruxa f'grupp b'diversi entitajiet. Għal strutturi ta' grupp b'mod speċifiku, hemm elaborazzjoni tal-istess mistoqsija bħal din il-paġna, iffokata fuq dik is-sitwazzjoni: kif tinżamm il-prova b'mod li awditur isibha f'grupp.

Min irid ikun kapaċi jsibha

Is-sejbien tal-prova jibda bis-sjieda. Prova li ma għandha sid imkien ma tinżammx u għalhekk lanqas ma tinżamm f'post fejn xi ħadd jista' jsibha. Għal kull obbligu hemm xi ħadd li eventwalment jista' jispjega x'sar u għaliex; min hu dak mhuwiex dejjem evidenti f'organizzazzjoni b'diversi dipartimenti jew entitajiet. Kif tiġi stabbilita din is-sjieda u għaliex mhijiex awtomatikament tad-dipartiment tal-konformità hija spjegata f'min huwa s-sid ta' obbligu. Ladarba dik is-sjieda tkun ċara, il-mistoqsija li jmiss mhijiex dokument ieħor, imma struttura li tgħaqqad flimkien l-obbligu, is-sid, u l-prova. Din l-istruttura ġeneralment tissejjaħ control matrix, u x'tissolva u x'ma tissolvax din il-matriċi huwa spjegat f'x'inhi control matrix.

Iż-żamma mhijiex kwistjoni ta' aktar ħażna

Ir-reazzjoni komuni fir-rigward tal-aċċertabbiltà ħafna drabi hija: iktar reġistrazzjoni, iktar arkivjar, iktar folders maħluqa. Dan ma jsolvix il-problema. Awditur li jkollu jfittex fi tliet sistemi biex jivverifika obbligu wieħed ma jesperjenzax dan bħala li jkun 'in control', anke jekk il-prova effettivament teżisti. Il-mistoqsija mhijiex kemm prova hemm, imma jekk tistax tiġi traċċata: mill-obbligu għas-sid, għall-prova, għall-kontroll li juri li seħħ. Mingħajr din it-traċċabbiltà, il-prova tibqa' mifruxa, anke jekk fuq karta hija kompleta.

Dan japplika iktar hekk kif organizzazzjoni tkun ikbar u iktar kumplessa. L-implimentazzjonijiet nazzjonali tal-istess regola Ewropea jvarjaw minn pajjiż għal pajjiż, b'termini differenti, awtoritajiet differenti u aspettattivi differenti dwar x'jgħodd bħala prova. Dak li huwa suffiċjenti f'pajjiż wieħed mhuwiex awtomatikament suffiċjenti f'ieħor. Dan jagħmel struttura ċentrali u traċċabbli għall-prova mhux biss kwistjoni ta' ordni, imma kundizzjoni biex tinżamm il-viżjoni ġenerali fuq dak li effettivament ġie rreġistrat għal kull pajjiż, kull entità u kull obbligu.

Fejn dan iwassal

Ir-reġistrazzjoni, iż-żamma u t-tħejjija tal-prova biex tinstab huma huma stess forma ta' xogħol: l-organizzazzjoni ta' dokumenti, il-ħolqien ta' referenzi, il-verifika li dossier huwa komplut qabel awditur jitlobha. Parti minn dan ix-xogħol hija repetittiva u ssegwi mudell fiss għal kull obbligu. Min irid ikun jaf liema parti minn dan ix-xogħol tista' tittieħed minn AI u liema parti tibqa' tiddependi fuq ġudizzju uman, jista' jaraha kkalkulata bil-werkscan ta' FTE TO AI, li tindika għal kull kompitu kemm hemm spazju għall-awtomazzjoni.