Bord jista' japprova dokument ta' politika u fl-istess ħin ma jkunx jaf jekk dik il-politika qed tiġi applikata wkoll. Dan mhuwiex eċċezzjoni, huwa l-istat normali tal-affarijiet f'organizzazzjoni fejn il-politika tinkiteb b'mod ċentrali u tiġi implimentata b'mod deċentralizzat. Il-mistoqsija li jagħmel awditur mhijiex "għandkom politika", iżda "tistgħu turu li din il-politika taħdem". Din hija tip differenti ta' mistoqsija, u titlob tip differenti ta' tweġiba.
Il-politika hija intenzjoni. Tiddeskrivi x'trid tagħmel organizzazzjoni: kif tittratta lil fornituri, id-data, ir-riskji. Il-funzjonament huwa dak li effettivament jiġri fuq il-post tax-xogħol, f'sistema, f'deċiżjoni li ttieħdet ix-xahar li għadda. Bejn dawn it-tnejn jista' jkun hemm differenza li ħadd ma nnota, sempliċiment għax ħadd ma vverifika sistematikament jekk il-politika ġietx implimentata kif maħsub.
L-aħħar rendikont jgħaqqad din id-differenza. Mhuwiex il-politika nnifisha, iżda t-traċċa li turi li l-politika ġiet applikata: deċiżjoni, approvazzjoni, devjazzjoni li ġiet identifikata u segwita. Mingħajr din it-traċċa, il-politika hija dikjarazzjoni ta' intenzjoni, mhux ta' implimentazzjoni.
Mhux kull dokument li jittratta suġġett huwa prova li l-obbligu ġie osservat. Deskrizzjoni ta' proċess turi kif kellha taħdem xi ħaġa, mhux li effettivament ħadmet hekk. Il-prova li tiflaħ hija ġeneralment aktar konkreta: approvazzjoni b'data u isem, log ta' sistema, rapport ta' devjazzjoni bil-pass ta' segwitu meħud. X'jgħodd bħala prova fi obbligu f'grupp b'diversi entitajiet, spjegat juri liema livell ta' dettall huwa meħtieġ biex obbligu jsir dimostrabbli, u liema livell ma jkunx biżżejjed.
Din id-distinzjoni hija aktar importanti milli tidher. Organizzazzjoni li tikkuntenta ruħha b'dokumenti ta' politika u ħarsa ġenerali fuq taħriġ ġeneralment għandha aktar karta milli prova. Il-mistoqsija mhijiex kemm dokumentazzjoni hemm, iżda jekk dik id-dokumentazzjoni turix li azzjoni speċifika ġiet imwettqa f'mument speċifiku minn persuna speċifika.
F'entità waħda b'organizzazzjoni ċara, il-prova normalment tinsab f'numru limitat ta' postijiet. F'grupp b'diversi entitajiet, pajjiżi jew dipartimenti, jinħoloq stampa differenti. Il-politika tiġi stabbilita b'mod ċentrali, iżda l-implimentazzjoni ssir f'sussidjarji li għandhom is-sistemi tagħhom stess, ir-responsabbli tagħhom stess u l-modi tagħhom stess ta' reġistrazzjoni. Il-prova li l-politika taħdem tinħoloq għalhekk f'għexieren ta' postijiet fl-istess ħin, mingħajr ma jkun hemm ħarsa ġenerali ċentrali ta' fejn eżattament tinsab din il-prova.
Fejn tinfired il-prova f'grupp b'diversi entitajiet jiddeskrivi kif tinħoloq din il-frammentazzjoni u għaliex ħafna drabi ma tiġix skoperta ħlief fil-mument li fih xi ħadd tassew ikun jeħtieġ dik il-prova. Dak il-mument ġeneralment huwa awditu, diliġenza dovuta, jew mistoqsija minn regolatur, u dak huwa preċiżament il-mument fejn il-għaġġla u l-inċertezza huma l-aktar dannużi.
Prova li teżisti iżda ma tinstabx fil-prattika ma tiffunzjonax bħala prova. Awditur li jrid jistenna tliet ġimgħat għal tweġiba li kienet diġà tinsab imkien ieħor, joħroġ minn dan konklużjoni dwar il-kwalità tal-kontroll intern, indipendentement mill-mistoqsija jekk il-politika sottostanti kinitx sew fil-kontenut tagħha. L-aħħar rendikont jitlob għalhekk mhux biss prova, iżda struttura fejn din il-prova toħroġ f'żmien raġonevoli.
Kif tikkonserva l-prova sabiex awditur isibha, spjegat għal grupp b'diversi entitajiet jittratta din il-possibbiltà ta' sejba: fejn tiġi reġistrata l-prova, min għandu aċċess għaliha, u kif jiġi evitat li t-tweġiba għal mistoqsija sempliċi ssir tfittxija ta' ġimgħat. Dan jinkludi wkoll allokazzjoni ċara tas-sjieda: min huwa s-sid ta' obbligu f'grupp b'diversi entitajiet fil-fatt jiddetermina mhux biss min huwa responsabbli għall-implimentazzjoni, iżda wkoll min jista' jinżamm responsabbli fil-mument li tintalab il-prova.
Biex il-politika u l-prattika jinġiebu flimkien, għal kull obbligu jrid ikun ċar min huwa s-sid, x'jgħodd bħala prova, u liema kontroll juri li l-prova tiġi vverifikata perjodikament. Dawn it-tliet elementi flimkien jiffurmaw control matrix: ħarsa ġenerali li tgħaqqad l-obbligu, is-sid u l-prova, sabiex bord ma jkollux għalfejn jirrikostruwixxi min kien responsabbli għal xiex għal kull mistoqsija. L-istess struttura, imfassla speċifikament għall-kumplessità ta' struttura ta' grupp, hija deskritta f'kif turi li l-politika hija wkoll prattika f'grupp b'diversi entitajiet.
Il-Compliance Check ta' csrdcompliance.net qed tinbena. L-għan huwa ħarsa ġenerali fejn għal kull obbligu jiġu reġistrati s-sid, il-prova u l-kontroll korrispondenti, sabiex bord ikun jista' juri li huwa fil-kontroll minflok ikollu jiddikjara dan. Min jixtieq jagħmel użu minn dan hekk kif ikun disponibbli, jista' jinkiteb fil-lista ta' stennija.
Il-mmappjar tas-sjieda u l-prova huwa naħa waħda tal-kwistjoni, l-eżekuzzjoni ta' dawk il-kontrolli u r-reġistrazzjonijiet kollha hija n-naħa l-oħra. Min jistaqsi lilu nnifsu kemm minn dan ix-xogħol eżekuttiv tassew irid jibqa' xogħol tal-bniedem, jista' jżur il-werkscan ta' FTE TO AI: din tikkalkula għal kull kompitu liema parti mix-xogħol tista' tittieħed minn AI, u liema parti titlob evalwazzjoni li tibqa' f'idejn bniedem.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.